Quản lý chấm công tại văn phòng/cửa hàng

Thông tin chung

Hiện trạng module chấm công (đọc trước khi vận hành)

Đây là ràng buộc quan trọng nhất của SOP này, đã xác minh trên mã nguồn giao diện hiện tại:

• Form Văn phòng làm việc chỉ còn thao tác được ba ô: Tên văn phòng, Địa chỉ, Thứ tự hiển thị (thứ tự chỉ hiện khi sửa). Ba trường cấu hình chấm công — Giới hạn ngày duyệt công, Thời gian vào làm trễ, Thời gian ra về sớm (đơn vị phút, "Tính bằng phút (điền 0 nếu không cài đặt)") — vẫn tồn tại trong dữ liệu nhưng đã bị ẩn khỏi giao diện, không ai chỉnh được qua form, kể cả người có quyền Cài đặt nhân sự — xem Cài đặt chấm công văn phòng (legacy)
• Hồ sơ nhân viên có thuộc tính Hình thức chấm công với ba giá trị: Không cần chấm công, Chấm công thông thường, Chấm công theo Lịch làm việc — nhưng form nhân viên hiện tại không có ô nhập cho thuộc tính này, giá trị được giữ nguyên khi lưu
• Menu quản trị hiện tại không có mục chấm công nào (không có màn hình Quản lý chấm công, Lịch sử chấm công hay Xếp lịch làm việc trên sidebar); dữ liệu công nếu còn phát sinh chỉ xử lý được qua luồng cũ hoặc qua đơn vị triển khai (cần xác nhận với sản phẩm về roadmap module chấm công mới)
• Hệ thống vẫn định nghĩa ba quyền chấm công trong mã nguồn và bản dịch: Xếp lịch làm việc, Chỉnh sửa giờ công, Duyệt giờ công — nhưng màn hình chọn quyền (Cập nhật quyền truy cập) hiện KHÔNG liệt kê ba quyền này; nhóm quyền Nhân sự trên màn hình đó chỉ có quyền Thêm, sửa, xoá nhân viên, nên không gán được ba quyền chấm công qua giao diện

Điều kiện tiên quyết

• Tài khoản thực hiện có quyền quản trị nhân sự (Cài đặt nhân sự) để khai báo văn phòng và sửa nhóm quyền — xem Phân quyền
• Công ty đã chốt chính sách chấm công nội bộ: giờ làm việc, ngưỡng đi trễ/về sớm được chấp nhận, hạn duyệt công sau ca
• Đã đọc và hiểu mục "Hiện trạng module chấm công" ở trên; HR và Quản lý trực tiếp thống nhất kênh ghi nhận công thực tế đang dùng (máy chấm công vân tay riêng, bảng công ngoài hệ thống, hoặc luồng cũ nếu công ty còn dùng)
• Có đầu mối liên hệ với bộ phận IT / đối tác triển khai cho các thay đổi không làm được qua giao diện

Sơ đồ quy trình

Các bước thực hiện

Bước 1: Khai báo văn phòng / điểm làm việc

• Ai làm: HR / Quản trị nhân sự
• Thao tác: Vào Nhân sự > Văn phòng làm việc, nhấn Thêm văn phòng mới, nhập Tên văn phòng (bắt buộc — bỏ trống sẽ báo "Vui lòng nhập tên văn phòng") và Địa chỉ; sau khi tạo, mở Sửa để chỉnh Thứ tự hiển thị nếu cần — xem Tạo và cập nhật văn phòng. Mỗi địa điểm có nhân viên làm việc (văn phòng, cửa hàng) nên có một bản ghi để phục vụ quản lý nhân sự
• Kết quả mong đợi: Danh sách văn phòng đủ các điểm làm việc thực tế; lưu vượt hạn mức gói sẽ báo "Vượt quá số lượng tối đa cho phép"

Bước 2: Quyết định phương án ghi nhận công

• Ai làm: HR chủ trì, Quản trị hệ thống và Quản lý trực tiếp tham gia
• Thao tác: Căn cứ hiện trạng module (xem mục đầu SOP), chọn một trong hai phương án và ghi thành văn bản:
  • Phương án A — còn dùng luồng chấm công cũ: dữ liệu và tham số cũ vẫn có ý nghĩa với backend cho luồng cũ; mọi thay đổi tham số (Giới hạn ngày duyệt công, Thời gian vào làm trễ, Thời gian ra về sớm) và Hình thức chấm công của nhân viên phải gửi IT / đối tác triển khai thực hiện, kèm bảng giá trị mong muốn cho từng văn phòng/nhân viên (hành vi backend với các bản ghi chưa có giá trị cần xác nhận với sản phẩm)
  • Phương án B — ghi nhận công ngoài hệ thống: dùng máy chấm công riêng hoặc bảng công thủ công; hệ thống OVIRO chỉ giữ danh mục văn phòng và hồ sơ nhân viên làm dữ liệu gốc đối chiếu
• Kết quả mong đợi: Một phương án duy nhất được chốt và phổ biến; không nhân viên nào được hứa hẹn về màn hình cấu hình chấm công trên form Văn phòng (màn hình đó đã ẩn)

Bước 3: Gửi yêu cầu cấu hình cho IT / đối tác triển khai (chỉ Phương án A)

• Ai làm: Quản trị hệ thống soạn yêu cầu, IT / đối tác triển khai thực hiện

• Thao tác: Lập bảng yêu cầu gồm hai phần:

  1. Theo văn phòng: giá trị Giới hạn ngày duyệt công (bao nhiêu ngày sau ca làm vẫn được duyệt), Thời gian vào làm trễ và Thời gian ra về sớm (số phút được tính là đúng giờ/đủ ca; điền 0 nếu không cài đặt)
  2. Theo nhân viên: Hình thức chấm công — Không cần chấm công (ví dụ lãnh đạo, cộng tác viên khoán việc), Chấm công thông thường (làm giờ hành chính cố định) hay Chấm công theo Lịch làm việc (làm theo ca xếp lịch)

  Ba cách đặt giá trị hiện có: sửa frontend để mở lại các ô đã ẩn (cần dev), gọi API trực tiếp với payload chứa các trường trên, hoặc đề xuất rebuild module chấm công — xem Cài đặt chấm công văn phòng (legacy)

• Kết quả mong đợi: IT / đối tác triển khai xác nhận đã đặt xong giá trị; HR lưu bảng yêu cầu làm hồ sơ đối chiếu vì giá trị không xem lại được trên form

Bước 4: Phân công vai trò vận hành chấm công

• Ai làm: Quản trị hệ thống

• Thao tác: Phân công bằng văn bản ba vai trò tương ứng ba quyền chấm công của hệ thống:

  • Xếp lịch làm việc — cho người lập ca/lịch làm việc của đội
  • Chỉnh sửa giờ công — cho người được phép điều chỉnh giờ công sai lệch
  • Duyệt giờ công — cho người chốt công cuối kỳ (nên tách khỏi người chỉnh sửa để giữ kiểm soát chéo)

  Lưu ý: màn hình chọn quyền hiện tại (Cập nhật quyền truy cập — xem Sửa quyền cho nhóm quyền) KHÔNG liệt kê ba quyền này để tick, nên không gán được qua giao diện; nếu công ty còn dùng luồng chấm công cũ và cần gán quyền thật trên hệ thống, gửi yêu cầu cho IT / đối tác triển khai cùng đợt với Bước 3 (cần xác nhận với sản phẩm về roadmap module chấm công)

• Kết quả mong đợi: Văn bản phân công ba vai trò được ban hành; nếu có gán quyền qua IT / đối tác triển khai, kết quả được xác nhận lại bằng Xem quyền một tài khoản — xem Xem quyền của một nhân viên

Bước 5: Vận hành theo dõi công theo kỳ lương

• Ai làm: Nhân viên (chấm công), Quản lý trực tiếp (xác nhận), người giữ quyền Duyệt giờ công (chốt)
• Thao tác: Theo chu kỳ đã chốt (thường hàng tháng):
  1. Nhân viên ghi nhận công theo kênh của phương án đã chọn ở Bước 2
  2. Quản lý trực tiếp đối chiếu công của đội với thực tế (ca làm, nghỉ phép, đi trễ/về sớm trong ngưỡng cho phép của chính sách)
  3. Sai lệch được người giữ quyền Chỉnh sửa giờ công điều chỉnh, có ghi lý do; việc chỉnh và duyệt phải hoàn tất trong hạn Giới hạn ngày duyệt công nếu công ty dùng luồng cũ có đặt tham số này
  4. Người giữ quyền Duyệt giờ công chốt bảng công, bàn giao bộ phận tính lương
• Kết quả mong đợi: Bảng công kỳ được chốt đúng hạn, có dấu vết ai chỉnh - ai duyệt; không tồn đọng sai lệch sang kỳ sau

Bước 6: Rà soát danh mục khi có thay đổi tổ chức

• Ai làm: HR / Quản trị nhân sự
• Thao tác: Khi mở/đóng điểm làm việc hoặc nhân viên chuyển điểm: cập nhật danh sách tại Nhân sự > Văn phòng làm việc (thêm, sửa, xoá theo quyền — xem Danh sách văn phòng); nếu đang dùng Phương án A, gửi lại yêu cầu cập nhật tham số và Hình thức chấm công cho IT / đối tác triển khai theo Bước 3
• Kết quả mong đợi: Danh mục văn phòng và cấu hình chấm công (nếu dùng) luôn khớp cơ cấu tổ chức hiện hành

Xử lý ngoại lệ

Checklist hoàn thành

• Mọi điểm làm việc có nhân viên đều đã khai báo tại Nhân sự > Văn phòng làm việc
• Phương án ghi nhận công (A hoặc B) đã chốt bằng văn bản và phổ biến tới Quản lý trực tiếp
• Nếu dùng Phương án A: bảng tham số theo văn phòng và Hình thức chấm công theo nhân viên đã được IT / đối tác triển khai xác nhận đặt xong, HR lưu bản đối chiếu
• Ba vai trò Xếp lịch làm việc, Chỉnh sửa giờ công, Duyệt giờ công đã phân công đúng người bằng văn bản (gán quyền thật trên hệ thống — nếu cần — đã gửi IT / đối tác triển khai), người chỉnh và người duyệt tách nhau
• Kỳ công gần nhất được chốt đúng hạn và bàn giao cho bộ phận tính lương
• Không có cam kết nào với nhân viên về màn hình chấm công không tồn tại trên giao diện hiện tại

Tài liệu liên quan

• SOP liên quan: Onboarding nhân viên mới (tài khoản → phân quyền → Quick Menu), Thiết kế & rà soát phân quyền định kỳ
• Tính năng: Danh sách văn phòng, Tạo và cập nhật văn phòng, Cài đặt chấm công văn phòng (legacy), Sửa quyền cho nhóm quyền