Đối soát ví hằng ngày
Quy trình kiểm tra hằng ngày để phát hiện số dư phát ra không có tiền đứng sau, và lập số liệu cho kế toán ghi sổ.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Phát hiện sớm số dư phát ra mà không có tiền thu tương ứng; cung cấp số liệu để kế toán ghi một bút toán tổng hợp mỗi ngày thay vì ghi từng giao dịch |
| Đối tượng áp dụng | Kế toán (chủ trì), Nhân viên vận hành ví (giải trình chênh lệch), Quản lý cửa hàng (duyệt xử lý) |
| Phạm vi | Toàn bộ giao dịch ví của công ty trong ngày. Bao gồm cả giao dịch thủ công |
| Tần suất | Hàng ngày, cuối ngày. Cộng thêm một lần đối soát tổng vào cuối tháng |
Đây là chốt chặn thật sự chống gian lận nội bộ. Quyền duyệt yêu cầu nạp hiện chưa tách khỏi quyền cộng số dư thủ công, nghĩa là một người vừa phát vừa duyệt được. Cơ chế bù lại là nhật ký thao tác và bước đối soát này — bỏ đối soát thì không còn gì kiểm soát.
Điều kiện tiên quyết
- Kế toán truy cập được Sổ số dư với quyền
customerbalance.view - Có người truy vấn được cơ sở dữ liệu — hiện chưa có màn hình báo cáo đối soát
- Đã chốt với kế toán tài khoản dùng để theo dõi số dư khách (doanh thu chưa thực hiện)
- Tab 1 và tab 2 của Xử lý nạp số dư đã được dọn hết trong ngày
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Lấy bốn con số của ngày
- Ai làm: Kế toán, có người kỹ thuật hỗ trợ truy vấn
- Thao tác: Tổng hợp bốn con số dưới đây cho khoảng thời gian trong ngày
| # | Con số | Nguồn |
|---|---|---|
| 1 | Số dòng hàng nạp trên đơn đã thanh toán | Đơn hàng |
| 2 | Số yêu cầu nạp ở trạng thái Đã cộng | Xử lý nạp số dư, tab 2 |
| 3 | Tổng mệnh giá đã phát và tổng tiền khách trả | Sổ ví, lọc loại Nạp |
| 4 | Tổng số dư ví toàn hệ thống | Sổ ví, cộng toàn bộ giao dịch của mọi khách |
- Kết quả mong đợi: Có đủ số liệu để so ba phép kiểm tra ở các bước sau
Bước 2: Kiểm tra bất biến một-một-một
- Ai làm: Kế toán
- Thao tác: So con số 1, con số 2, và số dòng giao dịch loại Nạp trong sổ ví
- Kết quả mong đợi: Ba con số bằng nhau
Lệch theo từng hướng nói lên chuyện khác nhau:
| Chênh lệch | Nghĩa là | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Dòng hàng nhiều hơn yêu cầu | Có đơn đã thu tiền nhưng chưa phát số dư | Vào tab 1 xử lý nốt; khách đang chờ |
| Yêu cầu nhiều hơn giao dịch nạp | Có yêu cầu đã cộng nhưng không thấy trên sổ | Báo kỹ thuật ngay — bất biến bị phá |
| Giao dịch nạp nhiều hơn yêu cầu | Có người cộng thủ công | Đối chiếu ghi chú và người thao tác, phải có căn cứ |
Bước 3: Đối chiếu tiền thu với doanh thu bán gói nạp
- Ai làm: Kế toán
- Thao tác: So tổng tiền khách trả trên các giao dịch nạp với doanh thu bán sản phẩm loại nạp số dư trong sổ bán hàng cùng ngày
- Kết quả mong đợi: Hai con số khớp. Lệch nghĩa là có số dư phát ra từ đơn chưa thu tiền, hoặc có đơn nạp đã thu nhưng số dư chưa phát
Bước 4: Tính chi phí khuyến mại
- Ai làm: Kế toán
- Thao tác: Lấy tổng mệnh giá đã phát trừ tổng tiền khách trả, chỉ tính giao dịch loại Nạp có giá trị dương
- Kết quả mong đợi: Con số này chính là chi phí khuyến mại của ngày, ghi nhận một lần thay vì bóc tách từng giao dịch
Chi phí khuyến mại chỉ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu chương trình đã thông báo với Sở Công Thương. Kế toán nên đối chiếu con số này với danh sách chương trình đã đăng ký.
Bước 5: Đối chiếu tổng số dư toàn hệ thống
- Ai làm: Kế toán
- Thao tác: So tổng số dư ví của mọi khách với số dư tài khoản theo dõi số dư khách trên sổ kế toán
- Kết quả mong đợi: Khớp tuyệt đối
Lệch một đồng ở bước này là phải báo động. Nghĩa là có tiền vào hoặc ra khỏi ví mà không đi qua luồng chuẩn. Không được làm tròn, không được bỏ qua với lý do số nhỏ.
Bước 6: Ghi bút toán và lưu số liệu
- Ai làm: Kế toán
- Thao tác: Ghi một bút toán tổng hợp trong ngày cho phần số dư phát ra và phần chi phí khuyến mại. Lưu bảng số liệu đối soát kèm ghi chú các chênh lệch đã xử lý
- Kết quả mong đợi: Sổ kế toán khớp sổ ví, có hồ sơ để tra lại
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Có giao dịch cộng thủ công không rõ căn cứ | Truy người thao tác trong nhật ký, yêu cầu giải trình bằng văn bản. Không có căn cứ thì lập biên bản trình quản lý |
| Yêu cầu ghi Đã huỷ nhưng sổ ví vẫn có dòng nạp tương ứng | Đây là dấu vết của tình huống huỷ và cộng xảy ra đồng thời. Đối chiếu số tiền, quyết định giữ hay điều chỉnh, ghi rõ vào biên bản |
| Tồn đọng lớn ở tab 1 cuối ngày | Khách đã trả tiền nhưng chưa có số dư. Xử lý ngay trong ngày; nếu tồn đọng lặp lại thì xem lại năng lực nhân sự hoặc thời gian xử lý dự kiến đã hứa với khách |
| Chênh lệch không truy được nguyên nhân trong ngày | Ghi nhận thành khoản treo, không tự ý điều chỉnh cho khớp. Điều chỉnh mà không hiểu nguyên nhân là xoá bằng chứng |
| Tổng số dư tăng bất thường so với ngày trước | So với tổng mệnh giá đã phát trong ngày. Chênh nghĩa là có nguồn cộng khác — kiểm tra giao dịch thủ công trước tiên |
Checklist hoàn thành
- Ba con số của bất biến một-một-một bằng nhau
- Tiền thu trên sổ ví khớp doanh thu bán gói nạp
- Chi phí khuyến mại đã tính và có chương trình đăng ký tương ứng
- Tổng số dư toàn hệ thống khớp sổ kế toán
- Mọi giao dịch thủ công trong ngày đều có ghi chú nêu căn cứ
- Bút toán tổng hợp đã ghi, số liệu đối soát đã lưu
Tài liệu liên quan
- SOP liên quan: Phát hành số dư từ đơn nạp, Xử lý sự cố số dư
- Tính năng: Sổ số dư, Xử lý nạp số dư
Thu tiền bằng số dư ví
Quy trình trừ số dư của khách để trả đơn tại quầy và trên website, gồm bước xác nhận bằng mã và cách xử lý khi số dư không đủ.
Xử lý sự cố số dư
Quy trình sửa sai trên ví — phát nhầm mệnh giá, khách huỷ đơn đã cộng, trừ nhầm, và các tình huống tranh chấp — mà vẫn giữ nguyên dấu vết kế toán.