Sổ số dư

Lịch sử nạp và lịch sử dùng — đọc sổ ví, hiểu bốn loại giao dịch, và cộng trừ thủ công khi cần sửa sai.

Sổ số dư ghi lại mọi giao dịch làm thay đổi số dư của khách. Mỗi dòng có loại, giá trị, số dư sau giao dịch và ghi chú. Sổ chỉ ghi thêm, không bao giờ xoá dòng.

Màn hình	Route	Nội dung
Ví thanh toán > Lịch sử nạp	`/customerbalance?type=3`	Giao dịch làm tăng số dư
Ví thanh toán > Lịch sử dùng	`/customerbalance?type=5`	Giao dịch trừ khi khách tiêu

Hai màn hình dùng chung một danh sách, khác nhau ở bộ lọc loại. Bỏ lọc để xem toàn bộ.

Cột danh sách

Cột	Ý nghĩa
ID	Mã giao dịch
Khách hàng	Chủ ví
Giá trị	Số tiền thay đổi, dương là cộng, âm là trừ
Số dư sau GD	Số dư ngay sau khi ghi nhận dòng này
Loại	Xem bảng bên dưới
Mã giao dịch	Mã tham chiếu ngoài
Ghi chú	Diễn giải
Tạo lúc	Thời điểm ghi nhận
Thao tác	Sửa — chỉ sửa được ghi chú

Bộ lọc: từ khoá (ghi chú, mã tham chiếu), loại, mã khách hàng.

Cột này là công cụ soát lỗi mạnh nhất của sổ. Đọc từ dòng cũ lên dòng mới, số dư sau của giao dịch trước phải bằng số dư trước của giao dịch sau. Một bước nhảy không giải thích được nghĩa là có giao dịch bị ghi sai hoặc bị bỏ sót.

Bốn loại giao dịch

Loại	Nguồn	Ai tạo
Nạp	Phát số dư từ dòng hàng nạp đã thu tiền	Sinh tự động khi bấm Xử lý ở Xử lý nạp số dư
Sử dụng	Khách trả đơn bằng ví	Sinh tự động khi thanh toán thành công ở POS hoặc website
Thêm bởi nhân viên	Cộng hoặc trừ thủ công	Người có quyền, trên chính màn hình này
Điều chỉnh	Sửa sai một giao dịch trước đó	Người có quyền

Mã giao dịch nói lên nguồn gốc

Cột Mã giao dịch cho biết dòng đó từ đâu ra, và cũng là thứ ngăn ghi trùng:

Dạng mã	Nguồn
`REQ<số>`	Phát từ yêu cầu nạp có mã tương ứng
`order_<số>`	Trừ khi thanh toán đơn hàng có mã tương ứng
Trống	Nhân viên tạo thủ công

Mỗi mã chỉ tồn tại một lần cho mỗi loại giao dịch. Nhờ vậy bấm hai lần, gửi lại do mạng chập chờn, hay hai người thao tác cùng lúc đều không thể sinh ra hai dòng.

Thêm giao dịch thủ công

Nút Thêm giao dịch mở form:

Trường	Bắt buộc	Ghi chú
Khách hàng	Có	Chọn xong hiện tag Số dư hiện tại
Giá trị	Có	Chọn Cộng (+) hoặc Trừ (-), nhập số ≥ 1
Ghi chú	Không	Nên bắt buộc theo quy định nội bộ

Cộng thủ công là tạo tiền. Không có đơn hàng nào phía sau, không có tiền nào vào két. Chỉ dùng cho ba việc: đền bù cho khách theo quyết định có người duyệt, sửa sai một giao dịch trước đó, và nhập số dư ban đầu khi chuyển từ hệ thống cũ. Ghi chú phải nêu rõ căn cứ — số phiếu, người duyệt, hoặc mã giao dịch gốc.

Khi nào dùng thủ công thay vì luồng nạp

Tình huống	Cách đúng
Khách mua gói nạp	Không cộng tay. Bán qua đơn hàng rồi phát qua Xử lý nạp số dư
Phát nhầm mệnh giá	Điều chỉnh phần chênh, ghi chú mã yêu cầu gốc
Khách huỷ đơn nạp sau khi đã cộng	Trừ lại trước, rồi mới hoàn tiền
Đền bù khiếu nại	Cộng tay, ghi chú số phiếu và người duyệt
Chuyển số dư từ hệ thống cũ	Cộng tay một lần, ghi chú rõ là số dư đầu kỳ

Sửa giao dịch

Chọn Sửa trên một dòng, hệ thống hiện cảnh báo: Giao dịch đã ghi nhận không thể sửa giá trị, chỉ có thể cập nhật ghi chú. Khách hàng, hướng cộng trừ và số tiền đều bị khoá.

Muốn sửa số tiền thì tạo một giao dịch điều chỉnh mới, không sửa dòng cũ. Sổ giữ nguyên dấu vết cả cái sai lẫn cái sửa — đó là điều kiện để kế toán và kiểm toán tin được sổ này.

Đối soát

Chưa có màn hình báo cáo, nên bốn con số dưới đây phải lấy từ truy vấn cơ sở dữ liệu:

Con số	Ý nghĩa	Phải khớp với
Tổng giá trị loại Nạp theo ngày	Số dư đã phát hành	Tổng mệnh giá của các yêu cầu đã xử lý trong ngày
Tổng tiền khách trả trên các giao dịch nạp	Tiền thật thu về	Doanh thu bán gói nạp trong sổ bán hàng
Chênh lệch giữa hai con số trên	Chi phí khuyến mại	Khoản ghi nhận chi phí khuyến mại của kế toán
Tổng toàn bộ giao dịch của mọi khách	Số dư ví toàn hệ thống	Số dư tài khoản doanh thu chưa thực hiện

Con số cuối lệch một đồng là phải báo động — nghĩa là có tiền vào hoặc ra khỏi ví mà không qua luồng chuẩn.

Quy trình chi tiết xem Đối soát ví hằng ngày.

Lưu ý

Sổ ví và điểm tích luỹ là hai cơ chế khác nhau, đừng đối chiếu lẫn nhau.
Số dư không có hạn sử dụng. Đã nạp thì còn cho tới khi tiêu hết.
Số dư không chuyển được giữa các khách và không rút được thành tiền mặt.
Ghi chú rõ nguồn gốc mọi giao dịch thủ công. Sáu tháng sau không ai nhớ vì sao cộng thêm 50.000 đ cho một khách.