Import địa chỉ nhận hàng
Nhập liệu hàng loạt địa chỉ nhận hàng cho nhiều khách hàng từ file Excel, tự động tìm khách hàng theo mã KH hoặc số điện thoại và nhận diện tỉnh/quận/phường.
Tính năng Import địa chỉ nhận hàng cho phép thêm hàng loạt địa chỉ giao hàng cho nhiều khách hàng từ file Excel (.xls, .xlsx) hoặc CSV. Hệ thống sẽ tự động tìm khách hàng dựa trên mã khách hàng hoặc số điện thoại, đồng thời nhận diện Tỉnh/Quận/Phường từ tên trong file.
Giao diện tổng thể
- Chức năng import nằm ở cuối bảng danh sách trong trang Khách hàng.
- Nhấn nút Import địa chỉ nhận hàng để mở hộp thoại chọn file.
- Hệ thống sẽ đọc file, tự động ánh xạ các cột, và cho phép bạn xem trước dữ liệu trước khi import.
Định dạng file import
File import có thể là Excel (.xls, .xlsx) hoặc CSV (.csv). Mỗi dòng trong file tương ứng với một địa chỉ nhận hàng cần thêm.
Các cột trong file Excel
| Tên cột | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Mã khách hàng | Không | Mã khách hàng để định danh. Nếu có, hệ thống ưu tiên tìm theo mã |
| SĐT Khách hàng | Có | Số điện thoại khách hàng để định danh |
| Tên hiển thị | Có | Tên hiển thị cho địa chỉ, ví dụ "Nhà riêng", "Công ty" |
| Họ tên | Có | Họ tên người nhận hàng |
| SĐT liên hệ | Không | Số điện thoại liên hệ nhận hàng |
| Địa chỉ giao hàng | Không | Địa chỉ giao hàng, gồm số nhà và tên đường |
| Tỉnh/Thành phố | Không | Tên tỉnh/thành phố. Hệ thống tự tìm khu vực phù hợp |
| Quận/Huyện | Không | Tên quận/huyện. Hệ thống tìm trong tỉnh/thành phố đã nhận diện |
| Phường/Xã | Không | Tên phường/xã. Hệ thống tìm trong quận/huyện đã nhận diện |
| Thông tin địa chỉ phụ | Không | Mã căn hộ, block, chung cư hoặc tòa nhà |
| Chỉ dẫn giao hàng | Không | Ghi chú hoặc hướng dẫn giao hàng dành cho nhân viên giao hàng |
| Địa chỉ mặc định | Không | Có/Không, dùng để đánh dấu địa chỉ mặc định. Mặc định là Không |
Tên cột trong file không cần khớp chính xác. Hệ thống hỗ trợ nhận diện các tên cột tương đương.
Danh sách tên cột tương đương
| Cột | Tên tương đương được nhận diện |
|---|---|
| Mã khách hàng | Mã khách hàng |
| SĐT Khách hàng | SĐT Khách hàng |
| Tên hiển thị | Tên hiển thị |
| Họ tên | Họ tên |
| SĐT liên hệ | SĐT liên hệ |
| Địa chỉ giao hàng | Địa chỉ giao hàng |
| Tỉnh/Thành phố | Tỉnh/Thành phố |
| Quận/Huyện | Quận/Huyện |
| Phường/Xã | Phường/Xã |
| Thông tin địa chỉ phụ | Thông tin địa chỉ phụ |
| Chỉ dẫn giao hàng | Chỉ dẫn giao hàng |
| Địa chỉ mặc định | Địa chỉ mặc định |
Quy tắc tìm khách hàng
Cột Mã KH / SĐT trong file Excel dùng để xác định khách hàng. Hệ thống tìm khách hàng theo thứ tự ưu tiên:
- Ưu tiên 1 - Tìm theo mã khách hàng: So khớp chính xác, không phân biệt chữ hoa/thường.
- Ưu tiên 2 - Tìm theo số điện thoại: So khớp chính xác.
- Ưu tiên 3 - Tìm theo mã số khách hàng trong hệ thống: Chỉ áp dụng khi giá trị nhập là một dãy số.
Ví dụ: Nếu khách hàng có Mã = KH001 và SĐT = 0901234567, bạn có thể nhập một trong các giá trị:
KH001thì tìm theo mã khách hàng0901234567thì tìm theo SĐT
Nếu không tìm thấy khách hàng phù hợp, dòng đó sẽ bị bỏ qua và hiển thị lỗi "Không tìm thấy khách hàng".
Quy tắc nhận diện Tỉnh/Quận/Phường
Hệ thống nhận diện Tỉnh/Quận/Phường theo thứ tự từ lớn đến nhỏ:
- Tỉnh/Thành phố: Tìm trong danh sách tỉnh/thành phố.
- Quận/Huyện: Chỉ tìm trong các quận/huyện thuộc Tỉnh/Thành phố đã nhận diện.
- Phường/Xã: Chỉ tìm trong các phường/xã thuộc Quận/Huyện đã nhận diện.
Thứ tự so khớp
Mỗi bước nhận diện sử dụng 3 cách so khớp:
| Thứ tự | Phương thức | Mô tả |
|---|---|---|
| 1 | Khớp chính xác | Bỏ phần tiền tố như Thành phố, Tỉnh, Quận, Huyện rồi so khớp chính xác |
| 2 | Khớp một phần | Tìm tên có chứa giá trị nhập hoặc ngược lại |
| 3 | Khớp không dấu | Bỏ dấu tiếng Việt rồi so khớp |
Ví dụ: Nhập Hà Nội thì khớp với "Thành phố Hà Nội". Nhập Ha Noi thì khớp bằng cách bỏ dấu tiếng Việt.
Nếu chưa nhận diện được khu vực, hệ thống vẫn giữ lại tên Tỉnh/Quận/Phường bạn đã nhập để tránh mất dữ liệu.
File mẫu tải về
| File mẫu | Mô tả |
|---|---|
| customeraddress_import_template.xlsx | File mẫu import địa chỉ nhận hàng với các cột Mã KH, Tên hiển thị, Họ tên, Điện thoại, Địa chỉ, Tỉnh/Quận/Phường. |
Các bước import
- Truy cập trang Khách hàng từ menu.
- Cuộn xuống cuối bảng danh sách, nhấn nút Import địa chỉ nhận hàng.
- Chọn file Excel hoặc CSV từ máy tính.
- Hệ thống hiển thị bảng ánh xạ cột - kiểm tra và điều chỉnh ánh xạ nếu cần.
- Nhấn Xử lý để bắt đầu import.
- Hệ thống hiển thị kết quả: số lượng thành công và lỗi (nếu có).
- Danh sách khách hàng sẽ tự động tải lại sau khi import hoàn tất.
Ví dụ file Excel mẫu
| Mã KH / SĐT | Tên hiển thị | Họ tên | Điện thoại | Địa chỉ | Tỉnh/TP | Quận/Huyện | Phường/Xã | Mặc định | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| KH001 | Nhà riêng | Nguyễn Văn A | 0901234567 | [email protected] | 123 Nguyễn Trãi | Hồ Chí Minh | Quận 1 | Bến Thành | Có |
| 0987654321 | Công ty | Trần Thị B | 0987654321 | [email protected] | 45 Lê Lợi | Hà Nội | Ba Đình | Phúc Xá | Không |
| KH003 | Nhà bà ngoại | Lê Văn C | 0912345678 | 789 Trần Phú | Đà Nẵng | Hải Châu | Thạch Thang | Không |
Quy tắc xử lý giá trị
Mặc định
| Giá trị nhập | Kết quả |
|---|---|
Có, Co, Yes, 1, true | Đặt làm mặc định |
| Các giá trị khác hoặc để trống | Không mặc định |
Giới hạn
- Tối đa 10.000 dòng mỗi lần import. Nếu file có nhiều hơn 10.000 dòng, chỉ 10.000 dòng đầu tiên được xử lý, các dòng còn lại bị bỏ qua.
Danh sách lỗi
Import địa chỉ nhận hàng có thể báo lỗi khi file thiếu thông tin bắt buộc, dữ liệu vượt giới hạn số dòng, không tìm thấy khách hàng hoặc hệ thống không thể lưu địa chỉ.
| Lỗi hiển thị | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Mã KH / SĐT không được để trống | Cột Mã KH / SĐT để trống | Điền mã khách hàng hoặc số điện thoại |
| Họ tên không được để trống | Cột Họ tên để trống | Điền họ tên người nhận hàng |
| File vượt quá số dòng cho phép | File Excel có hơn 10.000 dòng | Chia nhỏ file thành nhiều lần import, mỗi lần tối đa 10.000 dòng |
| Không có dữ liệu để import | Tất cả các dòng đều lỗi hoặc file không có dòng hợp lệ | Kiểm tra lại toàn bộ file Excel |
| Không tìm thấy khách hàng | Hệ thống không tìm thấy khách hàng theo mã khách hàng, số điện thoại hoặc mã số khách hàng trong hệ thống | Kiểm tra lại mã KH/SĐT. Đảm bảo khách hàng đã được tạo trong hệ thống. Xem Quy tắc tìm khách hàng |
| Không thể lưu địa chỉ | Dòng dữ liệu hợp lệ nhưng hệ thống không thể lưu | Thử lại hoặc liên hệ quản trị viên |
Lỗi logic (không hiển thị cảnh báo nhưng ảnh hưởng dữ liệu)
| Tình huống | Hành vi hệ thống | Lưu ý |
|---|---|---|
| Tỉnh/TP không tìm thấy | Dữ liệu vẫn được import và giữ lại tên Tỉnh/TP đã nhập, nhưng chưa gắn được khu vực tương ứng | Kiểm tra tên Tỉnh/TP đúng chính tả |
| Quận/Huyện không tìm thấy | Dữ liệu vẫn được import và giữ lại tên Quận/Huyện đã nhập. Phường/Xã cũng không được nhận diện vì phụ thuộc Quận/Huyện | Kiểm tra tên Quận/Huyện và đảm bảo Tỉnh/TP đã được nhận diện |
| Phường/Xã không tìm thấy | Dữ liệu vẫn được import và giữ lại tên Phường/Xã đã nhập, nhưng chưa gắn được khu vực tương ứng | Kiểm tra tên Phường/Xã thuộc đúng Quận/Huyện đã nhập |
| Tên hiển thị để trống | Hệ thống tự lấy Họ tên làm tên hiển thị | Điền tên hiển thị để phân biệt các địa chỉ (VD: "Nhà riêng", "Công ty") |
| Mặc định không hợp lệ | Giá trị không nhận diện được thì mặc định Không | Xem Quy tắc xử lý giá trị để biết các giá trị được chấp nhận |
Lỗi chung (file Excel)
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| File không đọc được | File bị hỏng, sai định dạng hoặc không có dòng tiêu đề | Kiểm tra file có đuôi .xls, .xlsx hoặc .csv. Đảm bảo dòng đầu tiên là tiêu đề cột |
| Cột không được nhận diện | Tên cột trong file không nằm trong danh sách tên cột tương đương | Đổi tên cột theo danh sách tên cột tương đương |
Cách đọc lỗi: Khi import thất bại, hệ thống hiển thị số dòng trong file Excel (bắt đầu từ dòng 2, vì dòng 1 là tiêu đề + dòng 2 bắt đầu dữ liệu). Ví dụ: "Dòng 5" tương ứng với dòng thứ 5 trong file Excel.
Ai được import?
- Muốn mở danh sách và nút import địa chỉ: cần quyền Xem khách hàng.
- Muốn chạy import địa chỉ nhận hàng: cần quyền Quản lý khách hàng.