Khách hàng (CRM)
Import thông tin khách hàng
Nhập liệu hàng loạt khách hàng mới từ file Excel, tự động xử lý giới tính, ngày sinh, khu vực và kiểm tra trùng lặp SĐT/Email/Mã KH.
Tính năng Import thông tin khách hàng cho phép thêm hàng loạt khách hàng mới vào hệ thống từ file Excel (.xls, .xlsx) hoặc CSV. Hệ thống sẽ tự động chuẩn hóa dữ liệu giới tính, ngày sinh, số điện thoại, nhận diện Tỉnh/Quận/Phường từ tên trong file và kiểm tra trùng lặp SĐT/Email/Mã KH trước khi lưu.
Đây là tính năng import khách hàng (tạo mới khách hàng). Nếu bạn cần import địa chỉ nhận hàng cho khách hàng đã có, xem Import địa chỉ nhận hàng.
Giao diện tổng thể
- Chức năng import nằm ở cuối bảng danh sách trong trang Khách hàng.
- Nhấn nút Import thông tin khách hàng để mở hộp thoại chọn file.
- Hệ thống sẽ đọc file, tự động ánh xạ các cột, và cho phép bạn xem trước dữ liệu trước khi import.
Định dạng file import
File import có thể là Excel (.xls, .xlsx) hoặc CSV (.csv). Mỗi dòng trong file tương ứng với một khách hàng cần tạo mới.
Các cột trong file Excel
Thông tin cơ bản
| Tên cột | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Họ tên | Có | Họ tên đầy đủ của khách hàng |
| Mã KH | Không | Mã khách hàng, chỉ dùng chữ cái, chữ số, dấu gạch dưới, dấu gạch ngang hoặc dấu chấm |
| Điện thoại | Không | Số điện thoại, tối thiểu 8 chữ số. Nếu trùng với khách hàng đã có, dòng đó sẽ báo lỗi |
| Không | Địa chỉ email. Nếu trùng với khách hàng đã có, dòng đó sẽ báo lỗi | |
| Giới tính | Không | Nam / Nữ / Khác. Mặc định: Không xác định |
| Ngày sinh | Không | Định dạng DD/MM/YYYY |
Địa chỉ
| Tên cột | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Địa chỉ | Không | Địa chỉ, gồm số nhà và tên đường |
| Tỉnh/Thành phố | Không | Tên tỉnh/thành phố. Hệ thống tự tìm khu vực phù hợp |
| Quận/Huyện | Không | Tên quận/huyện. Hệ thống tìm trong tỉnh/thành phố đã nhận diện |
| Phường/Xã | Không | Tên phường/xã. Hệ thống tìm trong quận/huyện đã nhận diện |
| Địa chỉ phụ | Không | Thông tin bổ sung như tầng, tòa nhà, căn hộ |
| Ghi chú giao hàng | Không | Chỉ dẫn giao hàng |
Thông tin thêm
| Tên cột | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tag | Không | Nhãn phân nhóm khách hàng |
| Ghi chú | Không | Ghi chú về khách hàng |
| Tên nội bộ | Không | Tên hiển thị nội bộ, chỉ nhân viên thấy |
| Ghi chú nội bộ | Không | Ghi chú nội bộ, chỉ nhân viên thấy |
| Chức danh | Không | Chức danh hoặc danh xưng |
Mạng xã hội
| Tên cột | Mô tả |
|---|---|
| Zalo | Tài khoản Zalo của khách hàng |
| Tài khoản Facebook của khách hàng | |
| Tài khoản Instagram của khách hàng | |
| TikTok | Tài khoản TikTok của khách hàng |
| Shopee | Tài khoản Shopee của khách hàng |
| Telegram | Tài khoản Telegram của khách hàng |
Hóa đơn
| Tên cột | Mô tả |
|---|---|
| Tên người mua | Tên người mua dùng cho thông tin hóa đơn |
| Địa chỉ người mua | Địa chỉ người mua dùng cho thông tin hóa đơn |
| Mã số thuế | Mã số thuế dùng cho thông tin hóa đơn |
Tên cột trong file không cần khớp chính xác. Hệ thống hỗ trợ nhận diện các tên cột tương đương. Ví dụ: cột "Tên khách hàng", "Họ tên", "Tên KH" sẽ được tự động hiểu là cột Họ tên.
Danh sách tên cột tương đương
| Cột | Tên tương đương được nhận diện |
|---|---|
| Họ tên | Tên khách hàng, Họ tên, Họ và tên, Tên KH, Tên |
| Mã KH | Mã KH, Mã khách hàng, Mã thẻ, Mã thành viên |
| Điện thoại | Số điện thoại, SĐT, Điện thoại, Phone |
| Email, Địa chỉ email | |
| Giới tính | Giới tính, Gender |
| Ngày sinh | Ngày sinh, Sinh nhật, Birthday |
| Địa chỉ | Địa chỉ, Address |
| Tỉnh/Thành phố | Tỉnh, Thành phố, TP, Province, City |
| Quận/Huyện | Quận, Huyện, Thị xã, District |
| Phường/Xã | Phường, Xã, Thị trấn, Ward |
| Tag | Tag, Tags, Thẻ, Nhãn |
| Ghi chú | Ghi chú, Note |
| Tên nội bộ | Tên nội bộ, Tên hiển thị nội bộ |
| Ghi chú nội bộ | Ghi chú nội bộ, Ghi chú NV |
| Chức danh | Chức danh, Danh xưng |
| Địa chỉ phụ | Địa chỉ phụ, Địa chỉ 2 |
| Ghi chú giao hàng | Ghi chú giao hàng, Chỉ dẫn giao hàng |
| Zalo | Zalo, Zalo ID |
| Facebook, Facebook ID, FB | |
| Instagram, Instagram ID, IG | |
| TikTok | TikTok, TikTok ID |
| Shopee | Shopee, Shopee ID |
| Telegram | Telegram, Telegram ID |
| Tên người mua | Tên người mua, Tên trên hóa đơn |
| Địa chỉ người mua | Địa chỉ người mua, Địa chỉ hóa đơn |
| Mã số thuế | MST, Mã số thuế |
Quy tắc nhận diện Tỉnh/Quận/Phường
Hệ thống nhận diện Tỉnh/Quận/Phường theo thứ tự từ lớn đến nhỏ:
- Tỉnh/Thành phố: Tìm trong danh sách tỉnh/thành phố.
- Quận/Huyện: Chỉ tìm trong các quận/huyện thuộc Tỉnh/Thành phố đã nhận diện.
- Phường/Xã: Chỉ tìm trong các phường/xã thuộc Quận/Huyện đã nhận diện.
Thứ tự so khớp
Mỗi bước nhận diện sử dụng 3 cách so khớp:
| Thứ tự | Phương thức | Mô tả |
|---|---|---|
| 1 | Khớp chính xác | Bỏ phần tiền tố như Thành phố, Tỉnh, Quận, Huyện rồi so khớp chính xác |
| 2 | Khớp một phần | Tìm tên có chứa giá trị nhập hoặc ngược lại |
| 3 | Khớp không dấu | Bỏ dấu tiếng Việt rồi so khớp |
Ví dụ: Nhập Hà Nội thì khớp với "Thành phố Hà Nội". Nhập Ha Noi thì khớp bằng cách bỏ dấu tiếng Việt.
Quy tắc xử lý giá trị
Giới tính
| Giá trị nhập | Kết quả |
|---|---|
Nam, Male, M | Nam |
Nữ, Nu, Female, F | Nữ |
Khác, Khac, Other | Khác |
| Các giá trị khác hoặc để trống | Không xác định |
Ngày sinh
Hệ thống tự động nhận diện nhiều định dạng ngày sinh:
| Định dạng nhập | Ví dụ | Kết quả |
|---|---|---|
| DD/MM/YYYY | 15/03/1990 | 15/03/1990 |
| DD-MM-YYYY | 15-03-1990 | 15/03/1990 |
| YYYY-MM-DD (ISO) | 1990-03-15 | 15/03/1990 |
| DD/MM/YY | 15/03/90 | 15/03/2090 |
| Excel serial number | 32917 | Tự động chuyển đổi sang ngày |
| Các định dạng không nhận diện | March 15 | Bỏ trống |
Ngày sinh phải là ngày hợp lệ. Ví dụ: 31/02/1990 (tháng 2 không có ngày 31) sẽ bị báo lỗi ngày sinh không hợp lệ.
Số điện thoại
- Hệ thống tự động loại bỏ: khoảng trắng, dấu gạch ngang
-, dấu chấm., dấu ngoặc(). - Chỉ giữ lại chữ số.
- SĐT phải có tối thiểu 8 chữ số.
- Ví dụ:
0901-234-567thành0901234567,(+84) 901 234 567thành84901234567.
File mẫu tải về
| File mẫu | Mô tả |
|---|---|
| customer_import_template.xlsx | File mẫu import khách hàng với các cột Họ tên, Mã KH, SĐT, Email, Giới tính, Ngày sinh, Địa chỉ, Tỉnh/Quận/Phường và các trường mở rộng. |
Các bước import
- Truy cập trang Khách hàng từ menu bên trái.
- Cuộn xuống cuối bảng danh sách, nhấn nút Import thông tin khách hàng.
- Chọn file Excel hoặc CSV từ máy tính.
- Hệ thống hiển thị bảng ánh xạ cột - kiểm tra và điều chỉnh ánh xạ nếu cần.
- Nhấn Xử lý & nhập dữ liệu vào form để bắt đầu import.
- Hệ thống hiển thị kết quả: số lượng thành công và lỗi (nếu có).
- Danh sách khách hàng sẽ tự động tải lại sau khi import hoàn tất.
Ví dụ file Excel mẫu
| Họ tên | Mã KH | Điện thoại | Giới tính | Ngày sinh | Địa chỉ | Tỉnh/TP | Quận/Huyện | Phường/Xã | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nguyễn Văn A | KH001 | 0901234567 | [email protected] | Nam | 15/03/1990 | 123 Nguyễn Trãi | Hồ Chí Minh | Quận 1 | Bến Thành |
| Trần Thị B | KH002 | 0987654321 | [email protected] | Nữ | 20/08/1995 | 45 Lê Lợi | Hà Nội | Ba Đình | Phúc Xá |
| Lê Văn C | 0912345678 | Nam | 789 Trần Phú | Đà Nẵng | Hải Châu | Thạch Thang |
Kiểm tra trùng lặp
Hệ thống kiểm tra trùng lặp trên 3 trường trước khi tạo khách hàng:
| Trường | Kiểu kiểm tra | Kết quả nếu trùng |
|---|---|---|
| SĐT | So khớp chính xác sau khi chuẩn hóa | Báo lỗi số điện thoại đã tồn tại |
| So khớp chính xác | Báo lỗi email đã tồn tại | |
| Mã KH | So khớp chính xác và phân biệt chữ hoa/thường | Báo lỗi mã khách hàng đã tồn tại |
Mỗi dòng trong file được kiểm tra độc lập với dữ liệu hiện có. Nếu trong cùng file có 2 dòng trùng SĐT, chỉ dòng đầu tiên sẽ được tạo, dòng sau sẽ bị lỗi vì SĐT đã tồn tại.
Giới hạn
- Tối đa 10.000 dòng mỗi lần import. Nếu file có nhiều hơn 10.000 dòng, chỉ 10.000 dòng đầu tiên được xử lý, các dòng còn lại bị bỏ qua và hiển thị cảnh báo.
Danh sách lỗi
Import khách hàng có thể báo lỗi khi file thiếu thông tin bắt buộc, dữ liệu không đúng định dạng, vượt giới hạn số dòng hoặc trùng với khách hàng đã có.
| Lỗi hiển thị | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Họ tên không được để trống | Cột Họ tên để trống | Điền họ tên khách hàng |
| File vượt quá số dòng cho phép | File có hơn 10.000 dòng | Chia nhỏ file thành nhiều lần import |
| Không có dữ liệu để import | Tất cả các dòng đều lỗi hoặc file không có dòng hợp lệ | Kiểm tra lại toàn bộ file Excel |
| SĐT đã tồn tại trong hệ thống | Số điện thoại trùng với khách hàng đã có | Kiểm tra SĐT, sử dụng SĐT khác hoặc sửa thông tin khách hàng cũ |
| SĐT không hợp lệ | SĐT ít hơn 8 chữ số | Kiểm tra lại SĐT, đảm bảo tối thiểu 8 chữ số |
| Email đã tồn tại trong hệ thống | Email trùng với khách hàng đã có | Kiểm tra email hoặc sử dụng email khác |
| Email không đúng định dạng | Email thiếu tên hộp thư, tên miền hoặc ký tự bắt buộc | Kiểm tra lại email, ví dụ [email protected] |
| Mã KH đã tồn tại trong hệ thống | Mã khách hàng trùng với khách hàng đã có | Kiểm tra mã KH hoặc sử dụng mã khác |
| Mã KH chứa ký tự không hợp lệ | Mã khách hàng có ký tự ngoài chữ cái, chữ số, dấu gạch dưới, dấu gạch ngang hoặc dấu chấm | Sửa mã khách hàng theo đúng ký tự được hỗ trợ |
| Ngày sinh không đúng định dạng | Ngày sinh không theo định dạng DD/MM/YYYY | Sử dụng đúng định dạng DD/MM/YYYY |
| Ngày sinh không hợp lệ | Ngày tháng không tồn tại, ví dụ 31/02/1990 | Kiểm tra lại ngày tháng hợp lệ |
| Không thể lưu dữ liệu | Hệ thống gặp lỗi khi lưu khách hàng | Thử lại hoặc liên hệ quản trị viên |
Lỗi logic (không hiển thị cảnh báo nhưng ảnh hưởng dữ liệu)
| Tình huống | Hành vi hệ thống | Lưu ý |
|---|---|---|
| Tỉnh/TP không tìm thấy | Dữ liệu vẫn được import nhưng chưa gắn được khu vực tương ứng | Kiểm tra tên tỉnh/TP đúng chính tả |
| Quận/Huyện không tìm thấy | Dữ liệu vẫn được import nhưng chưa gắn được quận/huyện. Phường/Xã cũng không được nhận diện vì phụ thuộc Quận/Huyện | Kiểm tra tên quận/huyện và đảm bảo Tỉnh/TP đã được nhận diện |
| Phường/Xã không tìm thấy | Dữ liệu vẫn được import nhưng chưa gắn được phường/xã | Kiểm tra tên phường/xã thuộc đúng Quận/Huyện đã nhập |
| Giới tính không nhận diện | Mặc định thành Không xác định | Xem Quy tắc xử lý giới tính |
| Ngày sinh có định dạng lạ | Bỏ trống, không lưu ngày sinh | Sử dụng định dạng DD/MM/YYYY |
| SĐT có ký tự đặc biệt | Tự động loại bỏ ký tự, chỉ giữ số | Xem Quy tắc xử lý SĐT |
Lỗi chung (file Excel)
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| File không đọc được | File bị hỏng, sai định dạng hoặc không có dòng tiêu đề | Kiểm tra file có đuôi .xls, .xlsx hoặc .csv. Đảm bảo dòng đầu tiên là tiêu đề cột |
| Cột không được nhận diện | Tên cột trong file không nằm trong danh sách tên cột tương đương | Đổi tên cột theo danh sách tên cột tương đương |
Cách đọc lỗi: Khi import thất bại, hệ thống hiển thị số dòng trong file Excel (bắt đầu từ dòng 2, vì dòng 1 là tiêu đề). Ví dụ: "Dòng 5" tương ứng với dòng thứ 5 trong file Excel. Hệ thống chỉ hiển thị tối đa 10 lỗi đầu tiên từ server.
Ai được import?
- Muốn mở danh sách và nút import: cần quyền Xem khách hàng.
- Muốn chạy import: cần quyền Quản lý khách hàng.