Ví & Nạp số dư
Quy trình bán số dư trả trước, phát số dư từ tiền đã thu, thu tiền bằng ví, đối soát hằng ngày và xử lý sự cố.
Nhóm quy trình cho số dư trả trước của khách hàng: bán gói nạp qua đơn hàng bình thường, phát số dư từ dòng hàng đã thu tiền, cho khách tiêu số dư ở POS và website, đối soát hằng ngày và sửa sai khi có sự cố.
Đối tượng chính: Thu ngân, Nhân viên vận hành ví, Kế toán, Chăm sóc khách hàng.
Nguyên tắc chi phối cả nhóm
- Tiền vào trước, số dư ra sau. Không phát số dư cho đơn chưa thu tiền, dù chỉ một trường hợp ngoại lệ.
- Một dòng hàng, một yêu cầu, một giao dịch. Bất biến này là nền tảng của mọi báo cáo đối soát.
- Sổ ví không xoá dòng. Sửa sai bằng cách ghi thêm giao dịch điều chỉnh, giữ nguyên dấu vết cũ.
- Số dư chỉ tiêu, không rút, không chuyển. Không có ngoại lệ — đây là điều kiện pháp lý.
SOP trong nhóm
Phát hành số dư từ đơn nạp
Từ lúc khách trả tiền mua gói nạp đến lúc số dư vào ví, đúng mệnh giá và chỉ một lần.
Thu tiền bằng số dư ví
Trừ số dư để trả đơn tại quầy và trên website, kể cả bước xác nhận bằng mã.
Đối soát ví hằng ngày
Kiểm tra số dư phát ra luôn có tiền đứng sau, và lập số liệu cho kế toán ghi sổ.
Xử lý sự cố số dư
Sửa sai trên ví mà vẫn giữ nguyên dấu vết kế toán, luôn có người duyệt.
Tài liệu tính năng
Thao tác chi tiết trên từng màn hình xem Ví thanh toán.
Xử lý đổi trả hàng & hoàn tiền
Quy trình tiếp nhận, thẩm định và xử lý Yêu cầu đổi / trả từ khách hàng — từ tạo phiếu, nhận hàng hoàn, phân loại đến hoàn tiền — cho CSKH, kho và kế toán.
Phát hành số dư từ đơn nạp
Quy trình từ lúc khách trả tiền mua gói nạp đến lúc số dư vào ví, bảo đảm mỗi đồng số dư đều có một khoản tiền đã thu đứng sau.