Ví & Nạp số dư
Phát hành số dư từ đơn nạp
Quy trình từ lúc khách trả tiền mua gói nạp đến lúc số dư vào ví, bảo đảm mỗi đồng số dư đều có một khoản tiền đã thu đứng sau.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Bảo đảm mọi đồng số dư phát ra đều có tiền đã thu đứng sau, đúng mệnh giá, đúng người, và chỉ phát một lần |
| Đối tượng áp dụng | Thu ngân hoặc Nhân viên bán hàng (bán gói nạp), Nhân viên vận hành ví (tạo yêu cầu và cộng số dư) — quyền theo Phân quyền |
| Phạm vi | Gói nạp bán qua POS, website hoặc đơn tạo thủ công trên quản trị. KHÔNG áp dụng cho cộng số dư thủ công vì đền bù hay chuyển số dư đầu kỳ |
| Tần suất | Khi phát sinh — mỗi đơn nạp; tối thiểu mỗi ngày một lần dọn hết tab chờ xử lý |
Điều kiện tiên quyết
- Đã bật tính năng và khai báo đủ cài đặt — xem Cài đặt ví
- Danh sách trắng phương thức thanh toán không chứa Thanh toán sau và Ví khách hàng
- Đã có sản phẩm loại Nạp số dư, bật luôn bán khi hết hàng — xem Sản phẩm nạp số dư
- Người vận hành ví có quyền
customerbalance.manage - Đã chốt hai trần hạn mức phù hợp với quy mô kinh doanh
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Chọn khách hàng đích danh
- Ai làm: Thu ngân hoặc Nhân viên bán hàng
- Thao tác: Gắn khách hàng cụ thể vào đơn trước khi thêm gói nạp — xem Khách hàng tại POS. Trên website khách phải đăng nhập
- Kết quả mong đợi: Đơn có khách hàng đích danh, không phải khách lẻ
Bán gói nạp cho khách lẻ thì đơn tạo được nhưng số dư không phát được — hệ thống không biết cộng cho ai. Khi đó phải hoàn tiền, huỷ đơn và bán lại. Kiểm tra khách trước là rẻ hơn nhiều.
Bước 2: Bán gói nạp trên một đơn riêng
- Ai làm: Thu ngân hoặc Nhân viên bán hàng
- Thao tác: Thêm gói nạp vào giỏ và tạo đơn. Không thêm hàng hoá nào khác — xem Sản phẩm nạp số dư
- Kết quả mong đợi: Đơn chỉ chứa dòng hàng nạp. Dòng quà tặng khuyến mãi giá 0 do chương trình tự gắn thì chấp nhận được
Khách muốn vừa nạp vừa mua hàng thì làm hai đơn. Hệ thống sẽ chặn ở hộp thoại xác nhận nếu cố gộp.
Bước 3: Thu tiền bằng phương thức được phép
- Ai làm: Thu ngân
- Thao tác: Chọn phương thức thu tiền thật ngay: tiền mặt, chuyển khoản đã xác nhận, quẹt thẻ, cổng thanh toán online. Xác nhận đơn Đã thanh toán — xem Xác nhận thanh toán
- Kết quả mong đợi: Tiền đã vào két hoặc vào tài khoản; đơn ở trạng thái đã thanh toán
Chuyển khoản phải xác nhận tiền về trước khi đánh dấu đã thanh toán. Đánh dấu sớm là mở đường cho việc phát số dư cho khoản tiền chưa tồn tại.
Bước 4: Đối chiếu đơn trước khi tạo yêu cầu
- Ai làm: Nhân viên vận hành ví
- Thao tác: Mở Ví thanh toán > Xử lý nạp số dư, tab 1, bấm Tải lại. Với mỗi dòng, kiểm tra bốn thứ: đúng khách hàng, đúng số tiền đã trả, đơn không lẫn hàng hoá, phương thức thanh toán hợp lệ — xem Xử lý nạp số dư
- Kết quả mong đợi: Xác định được dòng nào phát được, dòng nào phải xử lý ngoại lệ
Ba luật của đơn nạp chỉ chạy lúc tạo đơn, không chạy khi sửa đơn. Một đơn nạp có thể đã bị sửa thành đơn hỗn hợp sau đó. Bước đối chiếu này là chốt chặn duy nhất cho tình huống ấy.
Bước 5: Nhập mệnh giá và tạo yêu cầu
- Ai làm: Nhân viên vận hành ví
- Thao tác: Ô Số dư sẽ cộng điền sẵn bằng số tiền khách đã trả. Với gói khuyến mại, sửa lại đúng mệnh giá theo bảng giá gói của công ty. Bấm Tạo yêu cầu
- Kết quả mong đợi: Yêu cầu ở trạng thái Chờ xử lý, dòng biến mất khỏi tab 1
Đọc lại mệnh giá trước khi bấm. Hệ thống chỉ chặn theo trần hạn mức, không đối chiếu với giá bán sản phẩm. Gõ thừa một số 0 mà vẫn dưới trần thì hệ thống chấp nhận, và sửa sau phải điều chỉnh tay trên sổ kế toán.
Bước 6: Cộng số dư
- Ai làm: Nhân viên vận hành ví
- Thao tác: Sang tab 2, kiểm tra lại cột Số dư sẽ cộng và Khách đã trả, bấm Xử lý và xác nhận trong hộp thoại
- Kết quả mong đợi: Sổ ví có đúng một dòng loại Nạp, mã tham chiếu
REQ<id>, số dư sau giao dịch bằng số dư trước cộng mệnh giá
Bước 7: Báo khách
- Ai làm: Thu ngân hoặc Chăm sóc khách hàng
- Thao tác: Báo khách số dư đã sẵn sàng dùng. Khách xem được số dư trên website ở khu vực tài khoản
- Kết quả mong đợi: Khách biết dùng được, không gọi hỏi
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Đơn nạp bán cho khách lẻ | Không phát được số dư. Hoàn tiền, huỷ đơn, bán lại cho khách đích danh. Không cộng thủ công thay thế — làm vậy là mất dấu vết đối chiếu |
| Mệnh giá vượt trần hạn mức | Hệ thống từ chối ở bước tạo yêu cầu. Hoàn tiền và huỷ đơn, hoặc trình người có thẩm quyền điều chỉnh trần trong Cài đặt. Không lách bằng cách chia nhỏ nhiều lần nếu quy định công ty không cho phép |
| Đơn nạp bị lẫn hàng hoá do sửa đơn sau khi tạo | Không phát số dư. Chuyển cho người phụ trách tách đơn theo quy định công ty, ghi chú lý do vào yêu cầu |
| Tạo yêu cầu sai mệnh giá, chưa bấm cộng | Huỷ yêu cầu, tạo lại từ tab 1 với số đúng |
| Đã cộng nhầm mệnh giá | Không sửa được yêu cầu. Tạo giao dịch điều chỉnh phần chênh trên sổ ví, ghi chú mã yêu cầu gốc — xem Xử lý sự cố số dư |
| Khách đòi huỷ đơn nạp sau khi đã cộng | Trừ lại số dư trước, rồi mới hoàn tiền. Ngược thứ tự thì khách kịp tiêu hết |
| Đơn nạp không thấy trong tab 1 | Kiểm tra theo thứ tự: đơn đã thanh toán chưa, dòng hàng có đúng loại nạp số dư không, đã có yêu cầu tạo trước đó chưa (lọc theo mã đơn ở tab 2) |
| Báo lỗi yêu cầu bị huỷ đúng lúc đang cộng | Hiếm, xảy ra khi hai người thao tác đồng thời. Số dư đã vào sổ nhưng yêu cầu ghi Đã huỷ. Mở sổ ví của khách, đối chiếu và điều chỉnh tay, ghi chú rõ sự việc |
Checklist hoàn thành
- Đơn nạp chỉ chứa dòng hàng nạp (không kể quà tặng giá 0) và đã thanh toán bằng phương thức được phép
- Đơn gắn đúng khách hàng đích danh
- Mệnh giá trên yêu cầu khớp bảng giá gói của công ty
- Sổ ví có đúng một dòng loại Nạp với mã
REQ<id>cho mỗi yêu cầu đã xử lý - Tab 1 và tab 2 không còn dòng tồn đọng cuối ngày
- Ba con số khớp nhau: dòng hàng nạp đã thanh toán, yêu cầu đã xử lý, giao dịch nạp trong sổ
Tài liệu liên quan
- SOP liên quan: Đối soát ví hằng ngày, Xử lý sự cố số dư, Xác nhận thanh toán & thu tiền
- Tính năng: Xử lý nạp số dư, Sản phẩm nạp số dư, Cài đặt ví