Bán hàng & Đơn hàng
Xác nhận thanh toán & thu tiền
Quy trình đối chiếu và ghi nhận thanh toán trên đơn hàng cho nhân viên vận hành và kế toán, đảm bảo trạng thái thanh toán luôn có bằng chứng đi kèm.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Đảm bảo mọi đơn được đánh dấu đã thanh toán đều có bằng chứng thu tiền; ngăn rủi ro lệch tiền, giao hàng cho đơn chưa thu và sai báo cáo tài chính |
| Đối tượng áp dụng | Nhân viên vận hành đơn (ghi nhận trên đơn), Kế toán (đối chiếu cổng thanh toán, sao kê, công nợ) — quyền theo Phân quyền |
| Phạm vi | Đơn hàng trong Bán hàng > Đơn hàng với mọi phương thức: tiền mặt, chuyển khoản, cổng thanh toán online, công nợ. KHÔNG áp dụng cho thu tiền tại ca POS |
| Tần suất | Khi phát sinh — mỗi đơn cần xác nhận thanh toán; hàng ngày — đối soát các khoản chưa khớp |
Điều kiện tiên quyết
- Tài khoản có quyền xem/cập nhật trạng thái thanh toán trên đơn — xem Phân quyền
- Biết cách đọc trạng thái thanh toán trên đơn — xem Trạng thái thanh toán đơn hàng
- Kế toán truy cập được Lịch sử thanh toán và Công nợ khách hàng
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Xác định phương thức và hiện trạng thanh toán
- Ai làm: Nhân viên vận hành đơn
- Thao tác: Mở đơn trong Bán hàng > Đơn hàng, đọc trạng thái thanh toán trên danh sách hoặc khối thanh toán trong form đơn — xem Trạng thái thanh toán đơn hàng
- Kết quả mong đợi: Biết đơn dùng phương thức nào và đang ở trạng thái đã thu / chưa thu / thất bại / đã hủy
Bước 2: Đối chiếu thanh toán online (nếu có)
- Ai làm: Kế toán
- Thao tác: Tra cứu đủ các dòng của đơn trong Lịch sử thanh toán: mã giao dịch, cổng, trạng thái, phản hồi từ cổng; nếu còn nghi vấn, đối chiếu tiếp số tham chiếu với cổng thanh toán hoặc sao kê ngân hàng
- Kết quả mong đợi: Kết luận có bằng chứng: tiền đã về hay chưa, khớp số tiền hay không
Bước 3: Đối chiếu thanh toán tiền mặt / chuyển khoản
- Ai làm: Kế toán (Nhân viên vận hành đơn tập hợp chứng từ)
- Thao tác: Đối chiếu chứng từ thu tiền mặt hoặc sao kê chuyển khoản với số tiền trên đơn theo quy định công ty — nguyên tắc xem Thanh toán
- Kết quả mong đợi: Chứng từ khớp đơn về số tiền và người trả
Bước 4: Cập nhật trạng thái thanh toán trên đơn
- Ai làm: Nhân viên vận hành đơn (sau khi Kế toán xác nhận)
- Thao tác: Mở form đơn, cập nhật trạng thái thanh toán đúng thực tế và Lưu — xem Trạng thái thanh toán đơn hàng và Chỉnh sửa đơn hàng
- Kết quả mong đợi: Trạng thái thanh toán trên đơn khớp bằng chứng; đơn đủ điều kiện giao hàng / xuất hóa đơn
Bước 5: Theo dõi khoản chưa thu
- Ai làm: Kế toán
- Thao tác: Với đơn bán công nợ hoặc chưa thu đủ, theo dõi tại Tài chính > Công nợ khách hàng — xem Công nợ khách hàng; khi khách trả, quay lại Bước 3–4
- Kết quả mong đợi: Khoản phải thu có người theo dõi, không rơi vào quên lãng
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Lịch sử ghi thất bại nhưng khách nói đã trả | Không sửa trạng thái ngay — thất bại có thể do timeout hoặc callback chậm; đối chiếu số tham chiếu ngân hàng / cổng và sao kê trước khi kết luận |
| Cổng báo thành công nhưng đơn chưa cập nhật | Sau khi đối chiếu khớp, cập nhật thủ công trạng thái trên đơn theo Bước 4 |
| Một đơn có nhiều lần thanh toán (khách thử lại, tách thanh toán) | Xem đủ các dòng trong Lịch sử thanh toán, không chỉ dòng cuối; cộng dồn số tiền thực nhận trước khi kết luận |
| Đơn hoàn thành nhưng chưa thanh toán | Đọc kỹ cảnh báo của hệ thống — khi xác nhận, hệ thống sẽ tự động ghi nhận trạng thái Đã thanh toán cho đơn; chỉ xác nhận khi có bằng chứng thu tiền hoặc chính sách công nợ cho phép |
| Công nợ khách hàng không khớp | Kiểm tra lại thanh toán, hoàn tiền và trạng thái đơn hàng liên quan trước khi điều chỉnh — xem Công nợ khách hàng |
Checklist hoàn thành
- Mọi đơn đánh dấu đã thanh toán đều có bằng chứng (lịch sử cổng, chứng từ, sao kê)
- Không còn giao dịch cổng thành công mà đơn chưa cập nhật
- Các khoản chưa thu đã ghi nhận theo dõi trong Công nợ khách hàng
- Không có đơn hoàn thành mà trạng thái thanh toán chưa được giải thích
Tài liệu liên quan
- SOP liên quan: Quản lý vòng đời đơn hàng, Xuất hóa đơn VAT
- Tính năng: Thanh toán, Lịch sử thanh toán, Công nợ khách hàng
Quản lý vòng đời đơn hàng
Quy trình theo dõi, cập nhật trạng thái, sửa và hủy đơn hàng cho nhân viên vận hành đơn, tránh lệch trạng thái giữa đơn, thanh toán và giao hàng.
Xuất hóa đơn VAT
Quy trình lọc đơn chờ xuất hóa đơn, kiểm tra thông tin người mua và phát hành hóa đơn điện tử qua phiếu Yêu cầu xuất hoá đơn cho kế toán.