Bán hàng & Đơn hàng
Xuất hóa đơn VAT
Quy trình lọc đơn chờ xuất hóa đơn, kiểm tra thông tin người mua và phát hành hóa đơn điện tử qua phiếu Yêu cầu xuất hoá đơn cho kế toán.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Đảm bảo đơn hàng cần VAT được xuất hóa đơn đúng thông tin người mua, đúng mã số thuế và đúng hạn; ngăn rủi ro phát hành sai phải điều chỉnh / hủy hóa đơn |
| Đối tượng áp dụng | Kế toán (kiểm tra, phát hành), Nhân viên bán hàng / vận hành đơn (ghi nhận nhu cầu VAT vào đơn) — quyền theo Phân quyền |
| Phạm vi | Đơn hàng có nhu cầu xuất hóa đơn VAT trên admin. KHÔNG áp dụng cho thao tác điều chỉnh / hủy hóa đơn đã phát hành trên portal nhà cung cấp hóa đơn điện tử |
| Tần suất | Hàng ngày hoặc theo đợt — rà danh sách Chờ xuất hoá đơn; khi phát sinh — khách yêu cầu hóa đơn |
Điều kiện tiên quyết
- Cấu hình thuế và thông tin xuất hóa đơn đã thiết lập — xem Cài đặt thuế & hoá đơn
- Kết nối nhà cung cấp hóa đơn điện tử đã kiểm tra thành công (nếu dùng MISA meinvoice) — xem Tích hợp MISA meinvoice
- Tài khoản có quyền vào Chờ xuất hoá đơn và Yêu cầu xuất hoá đơn — xem Phân quyền
- Đơn đã xác nhận thanh toán theo SOP Xác nhận thanh toán & thu tiền
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Ghi nhận nhu cầu VAT vào đơn
- Ai làm: Nhân viên bán hàng / vận hành đơn
- Thao tác: Khi khách yêu cầu hóa đơn, nhập thông tin VAT (tên người mua, mã số thuế, địa chỉ) vào phần hóa đơn của đơn hàng — xem Chỉnh sửa đơn hàng
- Kết quả mong đợi: Đơn mang đủ dữ liệu hóa đơn ngay từ khâu bán, kế toán không phải truy hỏi lại
Bước 2: Rà danh sách Chờ xuất hoá đơn
- Ai làm: Kế toán
- Thao tác: Mở Tài chính > Chờ xuất hoá đơn, lọc theo thời gian, trạng thái hoặc thông tin khách để tìm đơn đã giao chưa xuất hóa đơn — xem Chờ xuất hoá đơn
- Kết quả mong đợi: Danh sách đơn cần xuất hóa đơn trong kỳ được xác định đầy đủ
Bước 3: Kiểm tra thông tin trước phát hành
- Ai làm: Kế toán
- Thao tác: Đối chiếu tên người mua, mã số thuế, địa chỉ với hợp đồng hoặc đơn đặt hàng; chỉ sửa khi đã đối chiếu xong — xem lưu ý tại Chờ xuất hoá đơn
- Kết quả mong đợi: Dữ liệu phát hành chính xác, giảm rủi ro phải điều chỉnh hóa đơn sau này
Bước 4: Xử lý phiếu Yêu cầu xuất hoá đơn
- Ai làm: Kế toán
- Thao tác: Mở Tài chính > Yêu cầu xuất hoá đơn, tìm phiếu theo mã, khách hàng hoặc mã số thuế; mở chi tiết để kiểm tra hoặc cập nhật thông tin người mua trước phát hành — xem Phiếu yêu cầu xuất hoá đơn và Cập nhật phiếu yêu cầu
- Kết quả mong đợi: Phiếu yêu cầu sẵn sàng phát hành với dữ liệu đã xác minh
Bước 5: Phát hành và kiểm tra trạng thái
- Ai làm: Kế toán
- Thao tác: Bấm nút Khởi tạo hoá đơn điện tử trên phiếu để gửi dữ liệu sang nhà cung cấp; sau đó dùng nút Kiểm tra trạng thái hoá đơn và đọc trạng thái phiếu (Đã khởi tạo & chờ ký số → Đã ký số & phát hành) trên danh sách phiếu
- Kết quả mong đợi: Phiếu ở trạng thái Đã ký số & phát hành; hóa đơn điện tử liên kết được với đơn hàng
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Phát hành lỗi | Đọc thông báo lỗi trên phiếu; kiểm tra thông tin người mua, mã số thuế, địa chỉ và nội dung đơn trước khi sửa — không sửa lung tung dữ liệu đơn |
| Cần hủy / thay thế / điều chỉnh hóa đơn MISA đã phát hành | API tích hợp chưa hỗ trợ hủy từ admin OVIRO — thao tác thủ công trên trang quản trị MISA meinvoice của doanh nghiệp, theo quy định điều chỉnh / hủy hóa đơn |
| Kiểm tra kết nối MISA thất bại | Kiểm tra lại Mã số thuế người bán, Client ID / Client Secret, chú ý khoảng trắng thừa — xem Tích hợp MISA meinvoice |
| Đơn không xuất hiện trong Chờ xuất hoá đơn | Danh sách mặc định lọc theo trạng thái giao hàng Đã giao hàng, trạng thái hóa đơn Chưa xuất hoá đơn và hình thức xuất hóa đơn qua API — kiểm tra các điều kiện này trên đơn trong OMS hoặc nới bộ lọc trước khi kết luận |
| Nhầm giữa hai màn hình hóa đơn | Chờ xuất hoá đơn là danh sách đơn cần xử lý; Yêu cầu xuất hoá đơn là phiếu xử lý yêu cầu — không thao tác nhầm chỗ |
Checklist hoàn thành
- Danh sách Chờ xuất hoá đơn trong kỳ đã rà hết, không sót đơn khách yêu cầu VAT
- Mọi phiếu phát hành đều đã đối chiếu người mua và mã số thuế với chứng từ gốc
- Không còn phiếu ở trạng thái lỗi chưa xử lý
- Hóa đơn đã phát hành liên kết đúng đơn hàng gốc
Tài liệu liên quan
- SOP liên quan: Xác nhận thanh toán & thu tiền, Quản lý vòng đời đơn hàng
- Tính năng: Hóa đơn, Yêu cầu xuất hoá đơn, Chờ xuất hoá đơn (Tài chính), Tích hợp MISA meinvoice
Xác nhận thanh toán & thu tiền
Quy trình đối chiếu và ghi nhận thanh toán trên đơn hàng cho nhân viên vận hành và kế toán, đảm bảo trạng thái thanh toán luôn có bằng chứng đi kèm.
Xử lý đổi trả hàng & hoàn tiền
Quy trình tiếp nhận, thẩm định và xử lý Yêu cầu đổi / trả từ khách hàng — từ tạo phiếu, nhận hàng hoàn, phân loại đến hoàn tiền — cho CSKH, kho và kế toán.