Sử dụng AI trong tác nghiệp

Thông tin chung

Điều kiện tiên quyết

• Nền tảng AI đã dựng xong theo SOP Xây dựng nền tảng AI (Brain + Knowledge) — khóa API đã cấu hình, dữ liệu đã đồng bộ
• Gói tính năng bật đúng nhóm cần dùng: AI Messenger (tab AI trong Chat), gợi ý văn bản AI (nút AI Tools trên ô soạn văn), Photo Studio (tạo ảnh) — xem AI - Tổng quan
• Nhân viên đã được phổ biến nguyên tắc: mọi số liệu quan trọng do AI trả lời phải kiểm chứng lại trên báo cáo/danh sách gốc trước khi ra quyết định

Sơ đồ quy trình

Các bước thực hiện

Bước 1: Hỏi đáp số liệu và tra cứu bằng AI Assistant Chat

• Ai làm: Mọi nhân viên có tài khoản admin (khi gói bật AI Messenger)
• Thao tác: Vào Chat Center, chọn tab AI. Nhập câu hỏi vào khung chat như hội thoại thông thường, hoặc nhấn một câu hỏi mẫu ở bảng Gợi ý câu hỏi bên phải (ví dụ "Tổng doanh thu hôm nay là bao nhiêu?", "Có bao nhiêu đơn hàng chưa xử lý?", "Gợi ý chiến lược tăng doanh thu"). Trợ lý hỗ trợ truy vấn dữ liệu đơn hàng, khách hàng, sản phẩm; phân tích doanh thu và báo cáo kinh doanh; gợi ý chiến lược và tối ưu vận hành. Chi tiết màn hình xem AI Assistant Chat
• Kết quả mong đợi: Nhận được câu trả lời liên quan trực tiếp câu hỏi; với số liệu dùng cho quyết định (đặt hàng, khuyến mãi, nhân sự), nhân viên đã đối chiếu lại với báo cáo hoặc danh sách gốc trên hệ thống — AI có thể mắc lỗi

Bước 2: Soạn nội dung bằng AI Tools trong ô soạn văn

• Ai làm: Nhân viên marketing / content / vận hành sản phẩm
• Thao tác: Mở form có ô soạn văn cần viết nội dung (mô tả sản phẩm, bài viết tin tức, mô tả khuyến mãi... — tra cứu form nào có AI tại Danh sách vị trí có AI). Trên thanh công cụ của ô soạn văn, nhấn nút AI Tools:
  1. Nếu muốn AI viết dựa trên đoạn có sẵn, bôi đen đoạn văn trước khi mở — nội dung đang chọn được điền sẵn vào ô prompt
  2. Nhập yêu cầu vào ô prompt và chọn kiểu tác vụ: "Custom Prompt" (dùng nguyên yêu cầu), "Tạo một đoạn văn bằng Tiếng Việt theo mô tả của bạn" hoặc "Tạo một bài viết bằng Tiếng Việt theo mô tả của bạn"
  3. Nhấn Generate — văn bản AI tạo được chèn vào vị trí con trỏ trong ô soạn văn
  4. Biên tập lại nội dung: kiểm tra thông tin sản phẩm/chính sách nêu trong bài, chỉnh giọng văn theo thương hiệu, rồi lưu form như bình thường
• Kết quả mong đợi: Nội dung đã chèn vào ô soạn văn và được người viết biên tập trước khi lưu; không đăng nguyên văn nội dung AI chưa rà soát

Bước 3: Tạo ảnh sản phẩm bằng AI Photo Studio

• Ai làm: Nhân viên marketing / content

• Thao tác: Vào menu Công cụ AI > AI Photo Studio. Trên trang:

  1. Ở mục Chọn sản phẩm & hình ảnh liên quan: tìm và chọn sản phẩm từ catalog (hệ thống lấy ảnh sản phẩm làm ảnh tham chiếu) và/hoặc kéo thả file ảnh PNG/JPG/JPEG từ máy
  2. Ở mục Prompt mô tả thêm cho kết quả tạo ra: nhập mô tả, hoặc dùng ba mẫu Prompt Builder — Tạo combo sản phẩm (áp dụng ngay, tự gom tên các sản phẩm đã chọn từ catalog vào prompt), Ảnh quảng cáo thời trang thể thao (nhập Tên môn thể thao, Tên địa điểm rồi nhấn Xong), Người nổi tiếng cầm sản phẩm (nhập Tên người nổi tiếng rồi nhấn Xong); đọc lại và chỉnh prompt sau khi áp mẫu
  3. Nhấn Tạo ảnh (nút chỉ bấm được khi đã chọn ít nhất một ảnh và có prompt); chờ kết quả — gọi AI mất khoảng 10-30 giây là bình thường
  4. Ở khung Kết quả: nhấn Tải xuống để lưu ảnh đạt yêu cầu, hoặc nhấn Chọn hình này để đưa ảnh kết quả trở lại làm ảnh đầu vào và tạo tiếp phiên bản chỉnh sửa

  Chi tiết màn hình xem AI Photo Studio và AI Prompt Builder

• Kết quả mong đợi: Ảnh tải về đúng sản phẩm, không sai lệch chi tiết quan trọng (logo, màu, kiểu dáng); ảnh dùng đăng công khai đã được người phụ trách duyệt

Bước 4: Kiểm chứng, biên tập và sử dụng kết quả

• Ai làm: Người dùng công cụ, người duyệt nội dung (nếu quy trình nội bộ yêu cầu)
• Thao tác: Trước khi dùng kết quả AI cho khách hàng hoặc công khai: đối chiếu số liệu với báo cáo gốc; đối chiếu nội dung với chính sách hiện hành; kiểm tra ảnh không sai lệch sản phẩm thật. Nếu phát hiện AI trả lời sai lặp lại về cùng chủ đề, báo Quản trị hệ thống để bổ sung tri thức theo SOP Giám sát & tinh chỉnh AI
• Kết quả mong đợi: Chỉ kết quả đã kiểm chứng/biên tập mới được sử dụng; lỗi lặp lại được chuyển về chu trình tinh chỉnh

Xử lý ngoại lệ

Checklist hoàn thành

• Số liệu AI trả lời dùng cho quyết định đã được đối chiếu với báo cáo/danh sách gốc
• Nội dung văn bản AI tạo đã biên tập và kiểm tra đúng chính sách trước khi lưu/đăng
• Ảnh AI tạo đã kiểm tra đúng sản phẩm và được duyệt trước khi dùng công khai
• Lỗi AI lặp lại (sai dữ liệu, sai chính sách) đã báo về Quản trị hệ thống kèm ví dụ cụ thể

Tài liệu liên quan

• SOP liên quan: Xây dựng nền tảng AI (Brain + Knowledge), Triển khai AI tự động trả lời chat, Giám sát & tinh chỉnh AI
• Tính năng: AI Assistant Chat, Danh sách vị trí có AI, AI Photo Studio, AI Prompt Builder