Thiết lập điểm bán & máy POS

Quy trình cho Kỹ thuật triển khai và Cửa hàng trưởng khi mở điểm bán mới hoặc thêm máy POS — từ tạo cửa hàng, quầy bán hàng, kết nối thiết bị ngoại vi đến cài đặt bán hàng và nghiệm thu.

Thông tin chung

Trường	Nội dung
Mục đích	Chuẩn hóa trình tự dựng một điểm bán POS hoàn chỉnh, đảm bảo quầy trừ tồn đúng kho, thiết bị ngoại vi hoạt động và phương thức thanh toán sẵn sàng trước khi bán hàng
Đối tượng áp dụng	Kỹ thuật triển khai (cấu hình chính), Cửa hàng trưởng (cung cấp thông tin, nghiệm thu) — khớp vai trò trong Phân quyền
Phạm vi	Điểm bán dùng POS app tại quầy có thu ngân. Không áp dụng cho Kiosk Self-Checkout — xem SOP Thiết lập Kiosk Self-Checkout
Tần suất	Khi phát sinh — mở điểm bán mới, thêm quầy/máy POS hoặc thay thiết bị

Điều kiện tiên quyết

Kho gắn với điểm bán đã tồn tại và có tồn kho sản phẩm cần bán
Tài khoản cấu hình có quyền quản trị mục Cửa hàng — xem Phân quyền
Thiết bị vật lý đã sẵn sàng: máy tính bán hàng (Chrome, có Internet), máy in nhiệt, và tùy nhu cầu: màn hình phụ, máy quẹt thẻ VNPAY, máy đọc RFID
Nếu dùng thanh toán VNPAY: đã đăng ký dịch vụ và nhận đủ thông tin kết nối (Merchant Code, Terminal Code, Secret Key...) từ VNPAY

Sơ đồ quy trình

Các bước thực hiện

Bước 1: Tạo Cửa hàng

Ai làm: Kỹ thuật triển khai
Thao tác: Vào Cửa hàng > Cửa hàng, tạo cửa hàng với tên, mã (tiền tố mã đơn hàng), địa chỉ; liên kết kho xuất tự động và chính sách giá nếu dùng; đặt trạng thái Có hiệu lực — xem Cửa hàng
Kết quả mong đợi: Cửa hàng hiển thị trong danh sách, gắn đúng kho; mã cửa hàng đã thống nhất với kế toán

Bước 2: Tạo Quầy bán hàng

Ai làm: Kỹ thuật triển khai
Thao tác: Vào Cửa hàng > Quầy bán hàng và nhấn Thêm mới. Điền phần Thông tin quầy với các trường sau:
- Cửa hàng (bắt buộc) — không đổi được sau khi tạo
- Loại quầy (bắt buộc) — chọn Quầy bán hàng (POS); không đổi được sau khi tạo. Các loại khác: Tự thanh toán (Self-checkout) (dành cho Kiosk), Quầy trưng bày, Khác
- Tên quầy (bắt buộc) — bỏ trống sẽ báo "Bạn chưa nhập tên quầy"
- Mã quầy (tùy chọn) và Ghi chú (tùy chọn)
- Trạng thái (bắt buộc) — đặt Có hiệu lực để quầy hiển thị khi mở ca; Tệp đính kèm (tùy chọn)
Quầy không có trường chọn kho: kho trừ tồn khi bán lấy theo kho liên kết của cửa hàng đã cấu hình ở Bước 1. Sau khi khai thiết bị (Bước 3), quay lại quầy để gán thiết bị tại mục Quản lý thiết bị tại quầy bằng nút Gán thiết bị vào quầy — xem Quầy bán hàng
Kết quả mong đợi: Cột Quầy của cửa hàng không còn báo "Không có quầy"; nhân viên có thể chọn quầy khi vào POS

Bước 3: Khai báo thiết bị và gán vào quầy

Ai làm: Kỹ thuật triển khai
Thao tác: Vào Cửa hàng > Thiết bị bán hàng, tạo từng thiết bị đúng loại (máy in, máy quẹt thẻ, màn hình khách hàng, máy đọc RFID) với tên, IP, port hoặc Terminal Code khớp thiết bị thật; sau đó gán vào quầy tại mục Quản lý thiết bị tại quầy — xem Thiết bị bán hàng. Riêng RFID xem SOP Vận hành POS với RFID
Kết quả mong đợi: Quầy đã liệt kê đủ thiết bị cần dùng

Bước 4: Kết nối máy in hóa đơn bán hàng

Ai làm: Kỹ thuật triển khai
Thao tác: Trên máy tính bán hàng, cài QZ Tray, ghi đè file chứng thư OVIRO rồi khởi động lại QZ Tray; trên POS vào Tùy chỉnh > Máy in, chọn cách in QZ Tray và chọn đúng máy in nhiệt thật, in thử — xem Kết nối máy in hóa đơn bán hàng
Kết quả mong đợi: POS in trực tiếp không hiện popup xác nhận; bản in thử rõ, đúng khổ giấy

Bước 5: Cài màn hình phụ POS Agent (nếu dùng)

Ai làm: Kỹ thuật triển khai
Thao tác: Cài ứng dụng POS Agent trên máy chạy màn hình phụ; khai báo thiết bị loại Màn hình khách hàng với IP máy chạy POS Agent và port 8787, gán vào quầy; kiểm tra tab Màn hình phụ trong Tùy chỉnh trên POS — xem Màn hình phụ POS Agent
Kết quả mong đợi: Thiết bị báo ĐÃ KẾT NỐI; màn hình phụ hiển thị giỏ hàng khi thêm sản phẩm

Bước 6: Cấu hình thanh toán VNPAY (nếu dùng)

Ai làm: Kỹ thuật triển khai
Thao tác: Nhập thông tin kết nối do VNPAY cung cấp tại Website & App > Cấu hình website > Hình thức thanh toán: với máy quẹt thẻ xem Kết nối VNPAY SmartPOS, với mã QR xem Kết nối VNPAY QR
Kết quả mong đợi: Hình thức thanh toán VNPAY đã bật và lưu đủ thông tin kết nối đúng môi trường (Sandbox/Production)

Bước 7: Cài đặt POS

Ai làm: Kỹ thuật triển khai
Thao tác: Vào Cửa hàng > Cài đặt POS, chọn phương thức thanh toán áp dụng (tiền mặt, VNPAY QR, VNPAY SmartPOS...), cấu hình thuế và thiết lập chung theo chính sách vận hành rồi lưu — xem Cài đặt POS
Kết quả mong đợi: Sau khi tải lại POS app, danh sách phương thức thanh toán hiển thị đúng cấu hình

Bước 8: Vào POS app lần đầu, kiểm tra và nghiệm thu

Ai làm: Kỹ thuật triển khai thực hiện, Cửa hàng trưởng nghiệm thu
Thao tác: Trên máy tính bán hàng, mở POS app (ứng dụng web "Màn hình bán hàng" — mở nhanh từ menu admin Cửa hàng > Máy bán hàng (POS), hệ thống mở tab mới). Trình tự vào lần đầu:
1. Đăng nhập bằng Email và Mật khẩu của tài khoản OVIRO (cùng tài khoản đăng nhập admin), nhấn Đăng nhập
2. Ở hộp thoại Chọn công ty để tiếp tục, chọn đúng công ty
3. Ở màn hình Mở ca bán hàng, mục "Chọn một cửa hàng:" — chọn cửa hàng vừa thiết lập (chỉ hiện cửa hàng Có hiệu lực mà tài khoản có quyền tạo đơn; cửa hàng chưa liên kết kho bị khóa với cảnh báo "Chưa liên kết với kho hàng nào (Không thể bán hàng).")
4. Trong hộp thoại mở ca, ở mục Chọn quầy chọn quầy vừa tạo (lần vào sau, quầy dùng gần nhất được gắn nhãn Đăng nhập gần nhất và chọn sẵn); nhập Tiền mặt đầu ca, Ghi chú đầu ca (nếu cần) rồi nhấn Bắt đầu ca
Sau khi vào ca (nếu vừa gán thiết bị mới thì thoát ca và vào lại quầy để POS nhận cấu hình), mở menu Tuỳ chỉnh kiểm tra trạng thái từng tab thiết bị; bán thử một đơn trọn vẹn theo SOP Vận hành Ca bán hàng POS
Kết quả mong đợi: Hệ thống báo "Mở ca thành công. Chúc bạn một ngày làm việc hiệu quả."; đơn thử tạo thành công, trừ tồn đúng kho của cửa hàng, hóa đơn in ra; Cửa hàng trưởng xác nhận đưa vào vận hành

Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Trên màn hình mở ca, cửa hàng bị khóa với cảnh báo "Chưa liên kết với kho hàng nào (Không thể bán hàng)."	Quay lại admin, mở cửa hàng và liên kết kho xuất tự động (Bước 1) rồi tải lại POS
Nhân viên không thấy cửa hàng trong danh sách "Chọn một cửa hàng:"	Kiểm tra cửa hàng ở trạng thái Có hiệu lực và tài khoản nhân viên có quyền tạo đơn tại cửa hàng đó — xem Phân quyền
POS không nhận thiết bị vừa gán vào quầy	Kiểm tra quầy đã gán thiết bị chưa; thoát ca hiện tại và vào lại quầy để POS tải cấu hình mới
POS không thấy máy in trong danh sách	Kiểm tra QZ Tray đang chạy, máy in đã bật và hệ điều hành đã nhận máy in; nhấn Kết nối lại / Lấy danh sách trên tab Máy in
Mỗi lần in POS vẫn hỏi xác nhận (Action Required)	Chưa ghi đè đúng file chứng thư hoặc chưa khởi động lại QZ Tray — copy lại file vào thư mục ứng dụng QZ Tray, tắt hẳn rồi mở lại
Màn hình phụ báo KHÔNG CÓ KẾT NỐI	Kiểm tra POS Agent đang chạy, IP và port 8787 khai đúng, hai máy cùng mạng LAN và firewall không chặn port
Phương thức thanh toán VNPAY không hiển thị trên POS	Kiểm tra đã chọn phương thức trong Cài đặt POS và nhấn Lưu cài đặt, sau đó reload trang POS; kiểm tra thông tin kết nối VNPAY đã lưu
Máy quẹt thẻ không hiển thị đúng trong tab Máy quẹt thẻ	Đối chiếu Terminal Code trên thiết bị với Terminal Code khai báo; sửa lại thiết bị bán hàng nếu sai, liên hệ VNPAY nếu không rõ mã

Checklist hoàn thành

Cửa hàng ở trạng thái Có hiệu lực, gắn đúng kho xuất tự động và chính sách giá (nếu dùng)
Quầy bán hàng đã tạo, gán đủ thiết bị cần dùng
Tất cả thiết bị trong menu Tùy chỉnh của POS báo trạng thái kết nối thành công; in thử đạt
Phương thức thanh toán hiển thị đủ và đúng trên màn hình thanh toán POS
Đơn bán thử tạo thành công, trừ tồn đúng kho; Cửa hàng trưởng đã nghiệm thu

Tài liệu liên quan

SOP liên quan: Vận hành Ca bán hàng POS, Vận hành POS với RFID, Thiết lập Kiosk Self-Checkout
Tính năng: Thiết lập POS, Cửa hàng, Quầy bán hàng, Thiết bị bán hàng, Cài đặt POS

Thiết lập điểm bán & máy POS

On this page