POS & Điểm bán
Vận hành Ca bán hàng POS
Quy trình chuẩn cho Thu ngân và Cửa hàng trưởng trong một Ca bán hàng — từ mở ca, bán hàng, thanh toán, tạo đơn đến kết ca và nộp tiền.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Chuẩn hóa toàn bộ thao tác trong một Ca bán hàng POS để giao dịch nhanh, thu tiền chính xác, tồn kho đúng và hạn chế lệch két cuối ca |
| Đối tượng áp dụng | Thu ngân (thao tác chính), Cửa hàng trưởng (giám sát, đối soát) — khớp vai trò trong Phân quyền |
| Phạm vi | Bán hàng tại quầy qua ứng dụng POS. Không áp dụng cho Kiosk Self-Checkout và đơn bán online |
| Tần suất | Theo ca |
Điều kiện tiên quyết
- Cửa hàng, quầy bán hàng và Kho lấy hàng đã được cấu hình — xem Cửa hàng, Quầy bán hàng
- Phương thức thanh toán, thuế và thiết lập bán hàng đã bật — xem Cài đặt POS
- Máy in hóa đơn bán hàng và thiết bị ngoại vi đã gán vào quầy — xem Thiết bị bán hàng, Kết nối máy in
- Tài khoản Thu ngân có quyền sử dụng POS; két tiền và tiền mặt đầu ca đã được bàn giao rõ ràng
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Mở Ca bán hàng
- Ai làm: Thu ngân
- Thao tác: Mở POS app (ứng dụng web "Màn hình bán hàng" — có thể mở từ menu admin Cửa hàng > Máy bán hàng (POS)). Nếu chưa đăng nhập: nhập Email và Mật khẩu tài khoản OVIRO, nhấn Đăng nhập, rồi chọn công ty ở hộp thoại Chọn công ty để tiếp tục. Ở màn hình Mở ca bán hàng: chọn cửa hàng tại mục "Chọn một cửa hàng:", sau đó trong hộp thoại mở ca chọn quầy ở mục Chọn quầy (quầy dùng gần nhất có nhãn Đăng nhập gần nhất và được chọn sẵn), nhập Tiền mặt đầu ca theo số bàn giao, thêm Ghi chú đầu ca nếu cần rồi nhấn Bắt đầu ca — chi tiết xem Ca bán hàng
- Kết quả mong đợi: Hệ thống báo "Mở ca thành công. Chúc bạn một ngày làm việc hiệu quả."; POS cho phép tạo đơn; tiền đầu ca khớp số bàn giao
Bước 2: Tìm sản phẩm và thêm vào giỏ hàng
- Ai làm: Thu ngân
- Thao tác: Tìm theo tên, SKU, danh mục hoặc quét barcode; chọn biến thể, kiểm tra tồn và giá trước khi thêm — xem Tìm sản phẩm. Kiểm tra số lượng, khuyến mãi và tổng tiền trong Giỏ hàng; khi phục vụ nhiều khách cùng lúc, dùng Thêm một giỏ hàng trống để mở giỏ mới. Với hàng bán theo khối lượng, thao tác khác biệt xem SOP Bán hàng cân ký tại POS
- Kết quả mong đợi: Giỏ hàng đúng sản phẩm, số lượng, giá; không còn dòng hàng báo lỗi
Bước 3: Gắn khách hàng vào giỏ
- Ai làm: Thu ngân
- Thao tác: Hỏi số điện thoại, tìm và chọn đúng hồ sơ khách; nếu chưa có thì tạo nhanh khách mới — xem Khách hàng trên POS
- Kết quả mong đợi: Đơn gắn đúng khách để tích điểm, hưởng ưu đãi theo nhóm và lưu lịch sử mua hàng
Bước 4: Kiểm tra khuyến mãi
- Ai làm: Thu ngân
- Thao tác: Kiểm tra ưu đãi tự động (giảm giá sản phẩm, giảm toàn đơn, quà tặng), nhập coupon nếu khách có mã — xem Khuyến mãi trên POS
- Kết quả mong đợi: Tổng tiền phản ánh đúng chương trình đang chạy; quà tặng đã vào giỏ
Bước 5: Nhập thông tin giao hàng hoặc thuế (nếu cần)
- Ai làm: Thu ngân
- Thao tác: Đơn cần giao tận nơi: nhập địa chỉ và phí giao hàng — xem Giao hàng tại POS. Khách cần hóa đơn VAT: nhập tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, email — xem Thông tin thuế
- Kết quả mong đợi: Phí vận chuyển đã tính vào tổng tiền; thông tin VAT chính xác trước khi tạo đơn
Bước 6: Thanh toán
- Ai làm: Thu ngân
- Thao tác: Chọn phương thức (tiền mặt, chuyển khoản, Cổng thanh toán như VNPAY QR, VNPAY SmartPOS, ZaloPay, SePay...), xác nhận số tiền; với Cổng thanh toán phải chờ giao dịch được xác nhận thành công — xem Thanh toán trên POS
- Kết quả mong đợi: Khoản thanh toán được ghi nhận đúng phương thức và đúng số tiền; không xác nhận khống khi khách chưa trả tiền
Bước 7: Tạo đơn và in hóa đơn bán hàng
- Ai làm: Thu ngân
- Thao tác: Kiểm tra lại sản phẩm, tổng tiền, khách hàng, thanh toán rồi xác nhận tạo đơn; in hóa đơn bán hàng và giao hàng cho khách — xem Tạo đơn và in hóa đơn bán hàng
- Kết quả mong đợi: Đơn được tạo thành công và quản lý tiếp trong OMS; khách nhận hàng kèm hóa đơn. Quay lại Bước 2 với khách tiếp theo
Bước 8: Kết ca, nộp tiền và bàn giao
- Ai làm: Thu ngân thực hiện, Cửa hàng trưởng nhận và đối soát
- Thao tác: Hết ca, xem thống kê ca trên POS, kiểm đếm tiền mặt thực tế và đối chiếu với số liệu hệ thống rồi đóng ca — xem Ca bán hàng. Bàn giao tiền mặt doanh thu theo quy định nội bộ; Cửa hàng trưởng đối chiếu số nộp với thống kê ca
- Kết quả mong đợi: Ca được đóng; chênh lệch (nếu có) đã giải trình; doanh thu bàn giao đủ, có xác nhận hai bên
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Không chọn được cửa hàng khi mở ca (không có trong danh sách hoặc báo "Chưa liên kết với kho hàng nào (Không thể bán hàng).") | Báo Kỹ thuật/Cửa hàng trưởng kiểm tra quyền tạo đơn của tài khoản và liên kết kho của cửa hàng theo SOP Thiết lập điểm bán & máy POS |
| Lệch két cuối ca (tiền thực tế khác thống kê ca) | Kiểm đếm lại, rà soát các đơn tiền mặt và thanh toán ghi sai phương thức trong ca; lập biên bản chênh lệch, báo Cửa hàng trưởng xử lý trước khi đóng ca |
| Quên gắn khách hàng, khách không được tích điểm | Không hủy đơn để làm lại; ghi nhận mã đơn, liên hệ bộ phận quản lý khách hàng bổ sung điểm theo chính sách |
| Sản phẩm không tìm thấy hoặc báo hết tồn (nguy cơ bán âm) | Kiểm tra sản phẩm đã active trong PIM, đúng SKU/barcode và đã đồng bộ POS; kiểm tra tồn kho gắn với quầy trong WMS. Không cố bán khi hệ thống báo hết tồn — báo Cửa hàng trưởng xử lý tồn trước |
| Khuyến mãi không áp dụng hoặc sai giá | Kiểm tra thời gian hiệu lực, kênh POS, sản phẩm, nhóm khách hàng và điều kiện giá trị đơn; POS chỉ áp dụng theo luật đã cấu hình — nếu chương trình sai, báo bộ phận phụ trách Khuyến mãi, không tự sửa giá tùy tiện |
| Cổng thanh toán báo lỗi hoặc treo giao dịch | Kiểm tra lịch sử thanh toán và trạng thái giao dịch từ nhà cung cấp trước khi thu lại; tuyệt đối không đánh dấu thanh toán thành công khi giao dịch chưa được xác nhận |
| Tạo đơn thất bại hoặc in hóa đơn thất bại sau khi đã thu tiền | Không thu tiền lần nữa; kiểm tra lịch sử thanh toán và mở OMS xác nhận đơn đã tạo hay chưa rồi mới thao tác lại |
| Khách cần hóa đơn VAT nhưng đơn đã tạo xong | Ghi nhận mã đơn, chuyển bộ phận phụ trách xử lý hóa đơn trong OMS/Tài chính; rút kinh nghiệm hỏi nhu cầu VAT trước khi tạo đơn |
Checklist hoàn thành
Đầu ca
- Đã vào đúng cửa hàng, đúng quầy và mở ca thành công; tiền mặt đầu ca khớp số bàn giao
- Máy in hóa đơn bán hàng và thiết bị thanh toán hoạt động bình thường
Cuối ca
- Mọi giỏ hàng dở dang đã được xử lý (tạo đơn hoặc hủy), không còn đơn treo thanh toán
- Thống kê ca đã đối chiếu khớp tiền mặt thực tế; chênh lệch (nếu có) đã có giải trình; ca đã đóng trên POS
- Doanh thu tiền mặt đã nộp và được Cửa hàng trưởng xác nhận
Tài liệu liên quan
- SOP liên quan: Bán hàng cân ký tại POS, Xử lý đổi trả hàng & hoàn tiền
- Tính năng: Thao tác bán hàng POS, Ca bán hàng, Thanh toán trên POS, Thiết lập POS
Thiết lập điểm bán & máy POS
Quy trình cho Kỹ thuật triển khai và Cửa hàng trưởng khi mở điểm bán mới hoặc thêm máy POS — từ tạo cửa hàng, quầy bán hàng, kết nối thiết bị ngoại vi đến cài đặt bán hàng và nghiệm thu.
Vận hành POS với RFID
Quy trình delta cho quầy POS dùng máy đọc RFID — thiết lập kết nối thiết bị và các điểm khác biệt khi thêm sản phẩm vào giỏ so với quét barcode thông thường.