Hàng cân ký & Catch-weight
Thiết lập sản phẩm cân ký & catch-weight
Quy trình cấu hình sản phẩm cân ký từ đơn vị gram, loại sản phẩm, cách bán đến weighted barcode — nền tảng cho mọi SOP hàng cân ký khác.
Đây là SOP nền của nhóm Hàng cân ký & Catch-weight. Các SOP còn lại trong nhóm viết theo kiểu delta và giả định sản phẩm đã được thiết lập đúng theo SOP này.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Đảm bảo sản phẩm cân ký được khai báo đúng loại, đúng cách bán và đúng đơn vị quy đổi trước khi phát sinh giao dịch — ngăn lỗi tính tiền tại POS, lỗi import và lệch tồn kho theo khối lượng |
| Đối tượng áp dụng | Quản lý sản phẩm (quyền quản lý sản phẩm), Quản trị hệ thống (quyền cài đặt chung) — xem Phân quyền |
| Phạm vi | Thực phẩm tươi, nông sản, thịt cá, hàng đóng gói theo gram/kg. KHÔNG áp dụng cho sản phẩm thường bán theo đơn vị đếm không cần khối lượng |
| Tần suất | Khi phát sinh — thêm sản phẩm cân ký mới hoặc chuyển đổi danh mục hàng tươi |
Điều kiện tiên quyết
- Gói dịch vụ có tính năng sản phẩm cân — nếu không thấy phần "Cài đặt cho nhóm sản phẩm cân ký" trong cài đặt, liên hệ OVIRO. Xem Tab Sản phẩm (cài đặt khác)
- Đã tạo đơn vị tính gram (và các đơn vị vật lý như trái, hộp, con nếu bán catch-weight) — xem Quản lý đơn vị tính
- Có quyền quản lý sản phẩm và quyền cài đặt chung của công ty
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Cấu hình đơn vị tính dùng cho gram
- Ai làm: Quản trị hệ thống
- Thao tác: Vào Cài đặt & cấu hình > Cài đặt khác, mở tab Sản phẩm, phần Cài đặt cho nhóm sản phẩm cân ký, chọn Chọn đơn vị tính dùng cho GRAM từ danh sách đơn vị đã khai báo — chi tiết xem Tab Sản phẩm (cài đặt khác). Nếu danh sách trống, tạo đơn vị gram trước tại Quản lý đơn vị tính
- Kết quả mong đợi: Đơn vị gram được gán làm đơn vị gốc cho mọi sản phẩm cân ký; import và lưu sản phẩm cân ký không còn báo lỗi thiếu đơn vị gram
Bước 2: Bật weighted barcode (nếu dùng cân điện tử in tem)
- Ai làm: Quản trị hệ thống
- Thao tác: Vào Cài đặt & cấu hình > Cài đặt bán hàng, bật Có sử dụng barcode cân ký khi quét mã và khai báo Định dạng barcode cân ký (ví dụ
20SSSSSGGGGGC— Tiền tố, 5 ký tự "S" = mã SKU, 5 ký tự "G" = khối lượng gram, 1 ký tự "C" = kiểm tra toàn vẹn) khớp với format tem của cân điện tử — xem Cài đặt bán hàng chung. Format phải khớp đơn vị gam đã chọn ở Bước 1 - Kết quả mong đợi: POS quét được tem cân và tự tách mã sản phẩm + khối lượng
Bước 3: Chọn Loại sản phẩm là Hàng cân ký
- Ai làm: Quản lý sản phẩm
- Thao tác: Khi tạo sản phẩm mới tại Sản phẩm > Tất cả sản phẩm, chọn Loại sản phẩm là Hàng cân ký ngay lúc tạo — hệ thống không cho thay đổi loại sản phẩm sau khi tạo trên form — xem Sản phẩm cân ký
- Kết quả mong đợi: Form hiển thị thêm các trường cấu hình cân ký (Cách bán hàng cân ký, tùy chọn nhanh khi bán, catch-weight)
Bước 4: Chọn Cách bán hàng cân ký và cấu hình tương ứng
- Ai làm: Quản lý sản phẩm
- Thao tác: Ở phần Cách bán hàng cân ký, chọn một trong hai chế độ tại Sản phẩm cân ký:
- Hàng cân ký thường: POS tính tiền theo khối lượng cân được. Khai báo thêm Các tùy chọn nhanh khi bán (gói trọng lượng có sẵn, ví dụ Túi 200g, Túi 500g, 1kg) nếu cần.
- Hàng Catch-Weight (Cân & đếm): bán theo đơn vị vật lý (trái, hộp, con) nhưng vẫn quản lý khối lượng. Khai báo Đơn vị vật lý và Khối lượng ước tính của 1 đơn vị vật lý.
- Kết quả mong đợi: Sản phẩm có đủ thông tin để POS tính tiền và kho quy đổi khối lượng
Bước 5: Lưu sản phẩm và kiểm tra trên POS
- Ai làm: Quản lý sản phẩm
- Thao tác: Lưu sản phẩm, sau đó thêm thử vào giỏ tại POS (tìm SKU hoặc quét tem cân mẫu) — xem Tìm sản phẩm trên POS
- Kết quả mong đợi: Sản phẩm lên giỏ đúng khối lượng, đúng giá; tem cân quét được nếu đã bật weighted barcode
Bước 6: Import hàng loạt từ file (khi tạo nhiều sản phẩm)
- Ai làm: Quản lý sản phẩm
- Thao tác: Chuẩn bị file theo Import sản phẩm với các cột Loại sản phẩm, Cách bán cân ký, Quy cách cân ký, Đơn vị catchweight, Hệ số catchweight. Lưu ý: Giá bán trong file là giá cho 1 kg (hệ thống tự chia 1000 lưu giá cho 1 gram); các cột Đơn vị tính, Hệ số quy đổi, Khối lượng (gram) không dùng cho hàng cân ký
- Kết quả mong đợi: Kết quả import không có dòng lỗi; giá trên POS hiển thị đúng theo kg
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Import hoặc lưu sản phẩm cân ký báo lỗi thiếu đơn vị gram | Quay lại Bước 1 — cấu hình Đơn vị quy đổi ra gam trong Cài đặt > Cài đặt khác > Sản phẩm rồi import lại |
| Giá trên POS lệch 1000 lần so với dự kiến | Kiểm tra giá trong file import: phải nhập giá cho 1 kg, hệ thống tự quy đổi về giá 1 gram khi lưu |
| Sản phẩm catch-weight tạo được nhưng thiếu thông tin cân và đếm | Cột Đơn vị catchweight / Hệ số catchweight bị bỏ trống khi import — mở sản phẩm bổ sung Đơn vị vật lý và Khối lượng ước tính của 1 đơn vị vật lý |
| POS không quét được tem cân | Đối chiếu format weighted barcode trong Cài đặt bán hàng với tem thực tế từ cân điện tử; test vài barcode mẫu trước khi lưu |
| Cần đổi sản phẩm thường thành cân ký (hoặc ngược lại) khi đã phát sinh giao dịch | Form sản phẩm không cho thay đổi loại sau khi tạo; nếu chuyển đổi qua import, lập kế hoạch đối soát tồn kho và giao dịch trước, theo khuyến cáo tại Sản phẩm cân ký |
Checklist hoàn thành
- Đơn vị gram đã được chọn trong Cài đặt khác > tab Sản phẩm, phần Cài đặt cho nhóm sản phẩm cân ký
- Format weighted barcode đã khai báo và quét thử thành công (nếu dùng tem cân)
- Sản phẩm có Loại sản phẩm = Hàng cân ký và Cách bán hàng cân ký đúng mô hình kinh doanh
- Sản phẩm catch-weight có đủ Đơn vị vật lý + Khối lượng ước tính của 1 đơn vị vật lý
- Đã bán thử 1 giao dịch trên POS: khối lượng, đơn giá, thành tiền đúng
Tài liệu liên quan
- SOP liên quan: Bán hàng cân ký tại POS, Nhập kho & nhận hàng cân ký
- Tính năng: Sản phẩm cân ký, Import sản phẩm, Đơn vị tính, Cài đặt bán hàng chung, Tab Sản phẩm (cài đặt khác)