Nhập kho & nhận hàng cân ký

Điểm khác biệt khi nhận hàng cân ký từ nhà cung cấp — số lượng thực nhận theo khối lượng, số lượng đếm thực nhận và quy đổi đơn vị.

SOP này bổ sung cho Nhập kho nhà cung cấp — chỉ mô tả điểm khác biệt với hàng cân ký.

Thông tin chung

Trường	Nội dung
Mục đích	Ghi nhận đúng khối lượng thực nhận và số lượng đếm thực nhận, tránh lệch tồn kho theo gram và sai công nợ nhà cung cấp với hàng tươi có hao hụt
Đối tượng áp dụng	Thủ kho, Nhân viên mua hàng, Nhân viên QA — xem Phân quyền
Phạm vi	PO có dòng hàng cân ký / catch-weight. KHÔNG áp dụng cho hàng thường và hàng serial (xem SOP gốc)
Tần suất	Khi phát sinh — mỗi lần nhận hàng cân ký từ NCC

Sản phẩm đã thiết lập cân ký đúng chế độ bán — xem Thiết lập sản phẩm cân ký
PO đã duyệt; với catch-weight, cột Số lượng đếm đã khai báo nếu tạo PO bằng import — xem Import đơn mua hàng
Có cân tại khu nhận hàng để cân đối chứng khối lượng NCC giao

Chỉ vẽ đoạn Nhận hàng → Kiểm tra / QA của SOP gốc — các bước đánh dấu (≠) là điểm khác biệt.

Ai làm: Thủ kho
Thao tác: Cân đối chứng lô hàng rồi nhập số lượng thực nhận theo khối lượng (không nhận theo số kiện ghi trên chứng từ NCC) trên màn hình Nhận hàng & Nhập kho. Lưu ý quy đổi đơn vị: PO có thể đặt theo kg nhưng tồn kho hàng cân ký quản lý theo gram — hệ thống quy đổi theo đơn vị gram đã cấu hình
Kết quả mong đợi: Số lượng thực nhận phản ánh khối lượng cân được tại kho, không phải khối lượng NCC khai

Ai làm: Nhân viên QA / Thủ kho
Thao tác: Ngoài số lượng thực nhận, số lượng hư hao và số lượng hiệu lực như SOP gốc, với hàng cân ký / hàng cần đếm riêng phải xác nhận thêm số lượng đếm thực nhận (số đơn vị vật lý thực tế: trái, hộp, con) — xem mục "Serial và hàng cân ký" tại Nhận hàng & Nhập kho. Kiểm tra chéo: khối lượng thực nhận / số lượng đếm phải xấp xỉ khối lượng ước tính của 1 đơn vị vật lý của sản phẩm
Kết quả mong đợi: Cả hai con số (khối lượng và số đếm) đều được xác nhận trước khi hoàn tất QA; phiếu nhập kho hoàn thành tạo ra với tồn kho đúng cả hai chiều

Ai làm: Thủ kho
Thao tác: Trong file Import phiếu nhập xuất kho, với hàng cân ký nhập cột Số lượng / Khối lượng (KG) theo kg (hệ thống chuyển sang gram khi thêm vào phiếu); hàng catch-weight khai thêm cột Số lượng đếm
Kết quả mong đợi: Phiếu nhập ghi tồn theo gram đúng khối lượng thực tế

Tình huống	Cách xử lý
Khối lượng cân tại kho lệch với chứng từ NCC (hao hụt vận chuyển, ráo nước)	Nhận theo khối lượng cân thực tế tại kho; phần chênh ghi vào số lượng hư hao ở bước QA để giá trị hiệu lực và công nợ NCC phản ánh đúng
Hệ thống báo lỗi khi hoàn tất QA vì số lượng hư hao lớn hơn số thực nhận	Kiểm tra lại đơn vị nhập liệu (kg và gram dễ nhầm 1000 lần) và số liệu cân; hư hao không được vượt thực nhận
Số lượng đếm thực nhận không khớp khối lượng (ví dụ 100 trái nhưng khối lượng chỉ bằng 60 trái theo hệ số ước tính)	Đếm và cân lại; nếu số liệu đúng, ghi chú trên phiếu và báo Nhân viên mua hàng làm việc với NCC — có thể khối lượng ước tính của 1 đơn vị vật lý của sản phẩm cần hiệu chỉnh theo Thiết lập sản phẩm cân ký
PO đặt theo đơn vị kg nhưng phiếu nhận hiển thị đơn vị khác	Kiểm tra cấu hình đơn vị gram trong cài đặt và đơn vị trên PO trước khi nhận; không tự quy đổi tay ngoài hệ thống

Số lượng thực nhận nhập theo khối lượng cân tại kho, đã đúng đơn vị
Hàng catch-weight có đủ số lượng đếm thực nhận ở bước QA
Hư hao (nếu có) đã ghi nhận và không vượt thực nhận
Phiếu nhập kho hoàn thành, tồn kho tăng đúng khối lượng; các bước công nợ tiếp theo theo SOP gốc