Xử lý đổi trả & xuất kho hàng cân ký

Điểm khác biệt khi tiếp nhận đổi trả hàng cân ký — hoàn tiền theo khối lượng thực trả và nhập lại kho theo khối lượng.

SOP này bổ sung cho Đổi trả hàng & hoàn tiền — chỉ mô tả điểm khác biệt với hàng cân ký.

Thông tin chung

Trường	Nội dung
Mục đích	Hoàn tiền đúng theo khối lượng khách thực trả (không theo khối lượng trên đơn gốc nếu trả một phần) và nhập lại kho đúng khối lượng, tránh lệch tồn và thất thoát tiền hoàn
Đối tượng áp dụng	Nhân viên CSKH / Thu ngân tiếp nhận trả hàng, Thủ kho — xem Phân quyền
Phạm vi	Yêu cầu đổi / trả có dòng hàng cân ký / catch-weight. Hàng thường theo SOP gốc
Tần suất	Khi phát sinh

Có cân tại điểm tiếp nhận trả hàng để cân lại hàng khách trả
Tra được đơn gốc với khối lượng đã bán từng dòng — xem Danh sách yêu cầu đổi / trả
Chính sách nội bộ về nhận lại hàng tươi (điều kiện chất lượng, thời hạn) đã ban hành

Chỉ vẽ đoạn "ghi nhận hàng trả → hoàn tiền → nhập lại kho" của SOP gốc — các bước đánh dấu (≠) là điểm khác biệt.

Ai làm: Nhân viên tiếp nhận trả hàng
Thao tác: Cân lại hàng khách trả (trừ bì) — không lấy khối lượng trên tem cân cũ hoặc trên đơn gốc làm số trả nếu khách chỉ trả một phần. Ghi nhận dòng trả trên Tạo và chỉnh sửa yêu cầu đổi / trả hàng theo khối lượng thực cân — với hàng cân ký, số lượng trả hiển thị và nhập theo KG (hoặc theo gói đã bán như Túi 200g), đơn giá hiển thị theo giá/kg, hệ thống tự lưu tồn theo gram; với catch-weight ghi số đơn vị vật lý trả kèm khối lượng đối chứng
Kết quả mong đợi: Khối lượng trả ghi trên yêu cầu ≤ khối lượng đã bán trên đơn gốc và khớp hàng thực nhận lại

Ai làm: Nhân viên tiếp nhận / Thu ngân
Thao tác: Tính tiền hoàn theo khối lượng thực trả nhân đơn giá trên đơn gốc (đơn giá theo gram/kg đã bán, không dùng giá hiện hành nếu giá đã đổi); đối chiếu thanh toán gốc theo hướng dẫn tại Tạo và chỉnh sửa yêu cầu đổi / trả hàng
Kết quả mong đợi: Số tiền hoàn tỷ lệ đúng với phần khối lượng trả

Ai làm: Thủ kho
Thao tác: Nếu hàng còn bán được, nhập lại kho theo khối lượng thực cân qua chứng từ Phiếu nhập xuất kho gắn với yêu cầu trả; nếu hàng tươi không đạt chất lượng, xuất hủy theo khối lượng thay vì nhập lại. Chú ý đơn vị: tồn hàng cân ký quản lý theo gram
Kết quả mong đợi: Tồn kho tăng (hoặc ghi nhận hủy) đúng bằng khối lượng thực trả, khớp số trên yêu cầu đổi / trả

Tình huống	Cách xử lý
Khối lượng khách trả lớn hơn khối lượng trên đơn gốc	Kiểm tra lại đơn gốc và tem cân (có thể bán sót dòng hoặc tem in sai lúc bán); chỉ hoàn tối đa theo khối lượng đã bán, phần chênh xử lý theo chính sách nội bộ
Hàng trả đã mất tem cân, không tra được dòng gốc	Xác định đơn gốc qua hóa đơn / lịch sử khách hàng trên đơn; cân lại làm căn cứ, ghi chú rõ trên yêu cầu trả
Hàng tươi trả lại không đủ điều kiện nhập kho bán tiếp	Vẫn ghi nhận yêu cầu trả và hoàn tiền theo khối lượng thực trả, nhưng xuất hủy thay vì nhập lại kho — ghi rõ lý do để tách báo cáo hao hụt
Khối lượng nhập lại kho không khớp khối lượng trên yêu cầu trả	Đối chiếu lại hai chứng từ trước khi hoàn tất; sai lệch đơn vị kg/gram là nguyên nhân thường gặp

Hàng trả đã được cân lại (trừ bì), không lấy số từ tem cũ
Tiền hoàn = khối lượng thực trả x đơn giá trên đơn gốc
Tồn kho tăng hoặc phiếu hủy ghi đúng khối lượng thực trả
Yêu cầu đổi / trả, phiếu kho và chứng từ hoàn tiền khớp số liệu; các bước còn lại theo SOP gốc