Kiểm kho & điều chỉnh hàng cân ký

Điểm khác biệt khi kiểm kê và cân bằng kho với hàng cân ký — đếm theo khối lượng, dung sai hao hụt tự nhiên và xử lý lệch.

SOP này bổ sung cho Kiểm kho định kỳ và Cân bằng kho sau kiểm — chỉ mô tả điểm khác biệt với hàng cân ký.

Thông tin chung

Trường	Nội dung
Mục đích	Kiểm đúng tồn kho theo khối lượng, phân biệt hao hụt tự nhiên (bay hơi, ráo nước) với thất thoát thật để quyết định điều chỉnh hợp lý
Đối tượng áp dụng	Thủ kho, Nhân viên kho, Kiểm soát viên tồn kho — xem Phân quyền
Phạm vi	SKU là hàng cân ký / catch-weight trong phiếu kiểm kê. Hàng thường kiểm theo SOP gốc
Tần suất	Theo lịch kiểm kê định kỳ — hàng tươi nên kiểm chu kỳ ngắn hơn hàng thường

Sản phẩm cân ký đã cấu hình đúng đơn vị gram — xem Thiết lập sản phẩm cân ký
Có cân đủ tải trọng tại khu vực kiểm; cân đã hiệu chuẩn
Doanh nghiệp đã ban hành mức dung sai hao hụt tự nhiên cho từng nhóm hàng (chính sách nội bộ — hệ thống không tự áp dụng dung sai)

Chỉ vẽ đoạn "đếm thực tế → xử lý lệch" của SOP gốc — các bước đánh dấu (≠) là điểm khác biệt.

Ai làm: Nhân viên kho
Thao tác: Với SKU cân ký, cột Kiểm thực tế trên phiếu kiểm kê là khối lượng cân được, hiển thị và nhập theo kg (hệ thống tự quy đổi và lưu tồn theo gram) — cân cả lô theo khu vực, trừ bì (khay, túi) trước khi ghi số. Với catch-weight, nhập thêm cột Số đếm (số đơn vị vật lý: trái, hộp, con) và cân đối chứng tổng khối lượng để phát hiện lệch hệ số
Kết quả mong đợi: Mỗi dòng hàng cân ký có số Kiểm thực tế theo khối lượng đã trừ bì, kèm ghi chú khu vực / người cân

Ai làm: Thủ kho / Kiểm soát viên tồn kho
Thao tác: Đối chiếu mức lệch với dung sai hao hụt tự nhiên nội bộ theo nhóm hàng. Lệch trong dung sai — ghi chú "hao hụt tự nhiên" vào dòng kiểm; lệch vượt dung sai — cân lại lần 2 và xác minh nguyên nhân (bán sai chế độ, tem cân sai, thất thoát) trước khi chấp nhận số liệu
Kết quả mong đợi: Mọi dòng lệch có ghi chú nguyên nhân, phân loại rõ hao hụt tự nhiên và bất thường

Ai làm: Thủ kho
Thao tác: Xử lý qua Gộp kiểm kê kho như SOP gốc; với hàng cân ký, kiểm tra kỹ đơn vị của số liệu trước khi xác nhận vì lệch nhầm kg/gram sẽ tạo điều chỉnh sai 1000 lần. Không gộp khi quầy cân đang bán (tồn thay đổi liên tục theo gram)
Kết quả mong đợi: Tồn kho sau cân bằng khớp khối lượng thực tế; điều chỉnh hao hụt tự nhiên tách bạch với thất thoát để báo cáo

Tình huống	Cách xử lý
Lệch âm đều trên nhiều SKU hàng tươi, mức nhỏ	Nhiều khả năng hao hụt tự nhiên — đối chiếu dung sai nội bộ, ghi chú và điều chỉnh; nếu lặp lại vượt định mức nhiều kỳ, xem lại quy trình bảo quản
Lệch lớn bất thường trên một SKU cân ký	Kiểm tra trước khi điều chỉnh: giao dịch bán sai chế độ (bán theo số lượng thay vì khối lượng), tem cân sai format, nhập kho nhầm đơn vị kg/gram tại phiếu nhập
Số thực tế nhập nhầm đơn vị (nhập số gram vào ô tính theo kg)	Sửa lại dòng kiểm khi phiếu còn cho phép chỉnh sửa; nếu đã gộp và cân bằng, lập phiếu kiểm bổ sung cho SKU đó
Catch-weight: số đếm khớp nhưng khối lượng cân đối chứng lệch nhiều	Khối lượng ước tính của 1 đơn vị vật lý không còn sát thực tế (mùa vụ, size hàng đổi) — báo Quản lý sản phẩm hiệu chỉnh theo Thiết lập sản phẩm cân ký