Cân bằng kho sau kiểm

Quy trình gộp dữ liệu kiểm kê, điều tra nguyên nhân lệch tồn và điều chỉnh tồn kho có phê duyệt sau mỗi kỳ kiểm.

Thông tin chung

Trường	Nội dung
Mục đích	Đưa số tồn hệ thống về khớp với số đếm thực tế sau kiểm kê, có điều tra nguyên nhân và có phê duyệt — tránh "điều chỉnh ẩu" che mất nguyên nhân gốc rễ (mất mát, nhập sai, phiếu treo)
Đối tượng áp dụng	Kiểm soát viên tồn kho (thực hiện); Quản lý kho (phê duyệt) — khớp với vai trò trong Phân quyền
Phạm vi	Từng kho, sau khi phiếu kiểm kê đã lưu và có dòng lệch. KHÔNG dùng để sửa tồn tùy tiện khi chưa kiểm đếm thực tế
Tần suất	Sau mỗi kỳ kiểm kho — xem Kiểm kho định kỳ

Phiếu kiểm kê đã hoàn tất nhập số lượng thực tế — xem Tạo và chỉnh sửa kiểm kê kho
Kho không còn phát sinh nhập xuất chưa chốt trong phạm vi cân bằng — xem Hàng chờ xử lý
Tài khoản có quyền gộp kiểm kê và lập phiếu nhập xuất điều chỉnh — xem Phân quyền

Ai làm: Kiểm soát viên tồn kho
Thao tác: Vào Quản lý kho > Kiểm kho, tick chọn các phiếu kiểm kho cần gộp trong danh sách (cần ít nhất 2 phiếu) rồi nhấn Gộp phiếu — hệ thống gộp các phiếu đã chọn thành 1 phiếu mới — chi tiết xem Gộp kiểm kê kho; nếu nhiều người kiểm cùng khu vực, thống nhất bản ghi cuối cùng trước khi gộp
Kết quả mong đợi: Toàn bộ dữ liệu kiểm của kho được gom về một phiếu, thấy rõ các dòng lệch

Ai làm: Kiểm soát viên tồn kho
Thao tác: Với từng dòng lệch, kiểm tra Hàng chờ xử lý, phiếu nhập xuất chưa xác nhận và phiếu chuyển kho đang xử lý; tra lịch sử phát sinh của SKU qua Chi tiết phiếu nhập xuất kho
Kết quả mong đợi: Chỉ còn lại các dòng lệch thật cần điều chỉnh; lệch do phiếu treo được xử lý bằng cách hoàn tất phiếu gốc

Ai làm: Kiểm soát viên tồn kho trình, Quản lý kho duyệt
Thao tác: Ghi rõ nguyên nhân từng dòng lệch (hư hỏng, mất mát, nhập sai, sai đơn vị tính); quản lý kho duyệt phương án trước khi ghi nhận vào tồn
Kết quả mong đợi: Mỗi khoản điều chỉnh có nguyên nhân và người duyệt — không điều chỉnh khi chưa tìm hiểu nguyên nhân gốc

Ai làm: Kiểm soát viên tồn kho
Thao tác: Mở phiếu kiểm kho (hoặc phiếu đã gộp) ở trạng thái Đã kiểm xong, nhấn Cân bằng kho và xác nhận Tiếp tục — hệ thống tự động tạo phiếu nhập kho cho các dòng lệch tăng và phiếu xuất kho cho các dòng lệch giảm để đưa tồn về khớp số kiểm thực tế — xem Gộp kiểm kê kho, Tạo và chỉnh sửa phiếu nhập xuất kho và Xác nhận phiếu
Kết quả mong đợi: Tồn hệ thống khớp số đếm thực tế tại thời điểm kiểm

Ai làm: Kiểm soát viên tồn kho
Thao tác: Kiểm tra lại số tồn sau điều chỉnh trên Báo cáo tồn kho; tổng hợp biên bản kỳ kiểm (danh sách lệch, nguyên nhân, giá trị) gửi quản lý
Kết quả mong đợi: Tồn khớp, hồ sơ kỳ kiểm đầy đủ để đối soát về sau

Tình huống	Cách xử lý
Kho vẫn phát sinh nhập xuất chưa chốt khi đang gộp	Dừng gộp — số thực tế có thể không còn khớp thời điểm kiểm kê; chốt nghiệp vụ xong mới gộp lại
Lệch hóa ra do phiếu chưa xác nhận, không phải mất hàng	Không điều chỉnh; hoàn tất phiếu gốc (nhập, xuất, chuyển kho) rồi đối chiếu lại — luôn đọc hàng chờ trước khi kết luận
Nhiều bản ghi kiểm trùng nhau cho cùng khu vực	Thống nhất bản ghi cuối cùng trước khi xử lý gộp
Sau điều chỉnh tồn vẫn sai	Tra Chi tiết phiếu nhập xuất kho, phiếu chuyển kho và kiểm kê gần nhất để tìm giao dịch bỏ sót; nếu cần, tạo kỳ kiểm bổ sung cho SKU đó
Lệch lớn bất thường về giá trị	Không tự xử lý — báo quản lý kho, cân nhắc kiểm toàn bộ khu vực liên quan trước khi điều chỉnh