Kho vận
Quản lý tồn kho hàng ngày
Quy trình rà soát cảnh báo tồn, hàng chờ và lệch tồn mỗi ngày để giữ dữ liệu tồn kho chính xác và kịp bổ sung hàng.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Duy trì độ chính xác của dữ liệu tồn kho hằng ngày: phát hiện sớm hết hàng, hàng treo nghiệp vụ và lệch tồn — không dồn việc đến kiểm kê cuối tháng/quý |
| Đối tượng áp dụng | Kiểm soát viên tồn kho, Thủ kho — khớp với vai trò trong Phân quyền |
| Phạm vi | Toàn bộ SKU tại các kho được phân công theo dõi. Việc đếm thực tế và điều chỉnh KHÔNG nằm trong SOP này — xem Kiểm kho định kỳ và Cân bằng kho sau kiểm |
| Tần suất | Hàng ngày — đầu ca và cuối ngày |
Điều kiện tiên quyết
- Kho theo dõi đã khai báo và phân công người phụ trách — xem Quản lý nhà kho
- Tài khoản có quyền xem tồn kho và phiếu nhập xuất — xem Phân quyền
- Hiểu cách đọc các chỉ số Tồn thực tế / Đã phân bổ / Tồn khả dụng / Đang về — xem Tồn kho
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Rà soát cảnh báo hết hàng đầu ca
- Ai làm: Kiểm soát viên tồn kho
- Thao tác: Chọn đúng kho cần kiểm tra rồi mở danh sách Cảnh báo hết hàng; với sản phẩm nhiều biến thể, xem từng mã hàng để tránh nhầm một biến thể hết với cả sản phẩm hết; xem thêm Tồn khả dụng và hàng sắp về trước khi quyết định nhập thêm
- Kết quả mong đợi: Danh sách SKU hết hàng kèm hành động: tạo PO, tạo phiếu chuyển kho từ kho còn hàng, hoặc báo tắt hiển thị/ngừng mở bán trên kênh
Bước 2: Rà soát hàng chờ xử lý
- Ai làm: Kiểm soát viên tồn kho, Thủ kho
- Thao tác: Mở Hàng chờ xử lý, lọc theo kho; xác định SKU đang chờ nhập, chờ xuất hoặc kẹt trong luồng chuyển kho; mở chứng từ liên quan để xử lý dứt điểm các phiếu treo lâu
- Kết quả mong đợi: Không còn phiếu nhập/xuất/chuyển kho treo quá hạn; hiểu rõ vì sao Tồn thực tế và Tồn khả dụng khác nhau
Bước 3: Đối chiếu khi nghi lệch tồn
- Ai làm: Kiểm soát viên tồn kho
- Thao tác: Dùng So sánh tồn kho để tìm SKU lệch, nhất là sau import, nhập hàng hoặc chuyển kho số lượng lớn; với SKU lệch, tra Tồn kho theo SKU và lịch sử qua Chi tiết phiếu nhập xuất kho
- Kết quả mong đợi: Phân loại được lệch do nghiệp vụ treo (xử lý phiếu gốc) và lệch thật (cần kiểm đếm)
Bước 4: Chuyển lệch thật sang kiểm kê
- Ai làm: Kiểm soát viên tồn kho
- Thao tác: Với SKU lệch thật, đề xuất đưa vào kỳ kiểm gần nhất hoặc tạo phiếu kiểm kê ngay theo SOP Kiểm kho định kỳ; việc điều chỉnh số liệu sau kiểm thực hiện theo SOP Cân bằng kho sau kiểm — không sửa tồn trực tiếp
- Kết quả mong đợi: Mọi chênh lệch được xử lý qua kiểm kê có chứng từ, không điều chỉnh tùy tiện
Bước 5: Báo cáo cuối ngày
- Ai làm: Kiểm soát viên tồn kho
- Thao tác: Mở Báo cáo tồn kho theo từng kho phụ trách, tổng hợp: SKU hết hàng và hành động đã đề xuất, phiếu treo đã xử lý, SKU chuyển sang kiểm kê; gửi quản lý kho
- Kết quả mong đợi: Quản lý nắm được tình trạng tồn kho trong ngày; tồn đầu ca hôm sau bắt đầu từ dữ liệu sạch
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| POS, website hoặc sàn báo hết hàng nhưng kho vẫn còn (hoặc ngược lại) | Kiểm tra kho gán cho kênh bán, cấu hình đồng bộ và Tồn kho theo SKU — chú ý đọc đúng đơn vị tính đang hiển thị |
| Tồn thực tế dương nhưng không bán/xuất được | Hàng đang bị giữ bởi đơn hàng (Khách đặt - giữ tồn) hoặc phiếu xuất kho đang xử lý (Đã phân bổ) — đọc Hàng chờ xử lý trước khi kết luận lệch |
| Hàng đã nhập thực tế nhưng hệ thống chưa tăng tồn | Kiểm tra phiếu nhập đã được xác nhận chưa tại Danh sách phiếu nhập kho |
| Số tồn âm hoặc bất thường trên báo cáo | Kiểm tra phiếu nhập xuất, chuyển kho và kiểm kê gần nhất của SKU; báo cáo phản ánh dữ liệu tại thời điểm truy vấn — tải lại sau khi phiếu vừa xác nhận |
| Hàng di chuyển trong kho nhưng hệ thống không cập nhật | Nếu đổi vị trí trong cùng kho, cập nhật Vị trí sản phẩm; nếu sang kho khác, phải lập phiếu chuyển kho theo SOP Điều chuyển kho |
Checklist hoàn thành
- Cảnh báo hết hàng đã rà theo đúng kho, mỗi SKU hết hàng có hành động cụ thể
- Không còn phiếu nhập/xuất/chuyển kho treo quá hạn trong kho phụ trách
- SKU nghi lệch đã được phân loại: nghiệp vụ treo hoặc chuyển sang kiểm kê
- Không có thao tác sửa tồn trực tiếp ngoài quy trình kiểm kê — cân bằng kho
- Báo cáo cuối ngày đã gửi quản lý kho
Tài liệu liên quan
- SOP liên quan: Kiểm kho định kỳ, Cân bằng kho sau kiểm, Điều chuyển kho
- Tính năng: Tồn kho, Phiếu nhập xuất kho