Kiểm kho định kỳ (Cycle Count)

Quy trình lập kế hoạch, chốt thời điểm, đếm hàng thực tế và ghi nhận phiếu kiểm kê để phát hiện lệch tồn theo chu kỳ.

Thông tin chung

Trường	Nội dung
Mục đích	Phát hiện lệch giữa số đếm thực tế và số liệu hệ thống theo chu kỳ ngắn, thay vì dồn về kiểm kê tổng cuối kỳ; duy trì độ chính xác tồn kho cao
Đối tượng áp dụng	Kiểm soát viên tồn kho / Quản lý kho (lập kế hoạch, rà soát); Nhân viên kho (đếm hàng, nhập số liệu) — khớp với vai trò trong Phân quyền
Phạm vi	Từng kho, theo nhóm SKU hoặc khu vực được chọn mỗi chu kỳ. Cũng áp dụng khi nghi lệch tồn, sau chuyển hàng số lớn hoặc trước kỳ báo cáo
Tần suất	Hàng ngày hoặc hàng tuần theo lịch xoay vòng, sao cho mọi SKU được kiểm ít nhất một lần mỗi chu kỳ lớn

Kho cần kiểm đã khai báo — xem Quản lý nhà kho
Các phiếu nhập xuất liên quan đã xử lý ổn định trước khi kiểm — xem Phiếu nhập xuất kho
Nếu kiểm theo vị trí, dữ liệu Vị trí sản phẩm đã được chuẩn hóa
Tài khoản có quyền tạo và chỉnh sửa phiếu kiểm kê — xem Phân quyền

Ai làm: Kiểm soát viên tồn kho / Quản lý kho
Thao tác: Chọn kho và nhóm SKU/khu vực kiểm theo lịch xoay vòng; chuẩn bị dữ liệu trước kiểm bằng Báo cáo tồn kho và So sánh tồn kho để ưu tiên SKU có số tồn bất thường
Kết quả mong đợi: Danh sách SKU cần kiểm và thời điểm chốt dữ liệu được thống nhất

Ai làm: Thủ kho
Thao tác: Xử lý xong các phiếu nhập xuất, chuyển kho liên quan đến phạm vi kiểm; thống nhất thời điểm chốt để tránh lệch do đơn hàng hoặc phiếu kho phát sinh trong lúc đếm — xem lưu ý tại Kiểm kê kho
Kết quả mong đợi: Không còn nhập xuất lớn đang dở dang trong phạm vi kiểm

Ai làm: Kiểm soát viên tồn kho
Thao tác: Vào Quản lý kho > Kiểm kho, nhấn Thêm — hệ thống bắt buộc chọn kho trước khi tạo phiếu kiểm kho; tạo phiếu và thêm danh sách SKU cần kiểm — chi tiết xem Tạo và chỉnh sửa kiểm kê kho; kiểm tra trước xem có phiếu kiểm kho đang mở cho cùng kho không tại Danh sách kiểm kê kho
Kết quả mong đợi: Phiếu kiểm kê gắn đúng một kho, chứa đủ SKU trong phạm vi kiểm

Ai làm: Nhân viên kho
Thao tác: Đếm từng SKU tại vị trí thực tế, nhập số đếm được vào cột Kiểm thực tế của phiếu, ghi chú khu vực kiểm hoặc lý do nghi lệch — xem Tạo và chỉnh sửa kiểm kê kho. Hàng cân ký có điểm khác biệt riêng, xem Kiểm kho & điều chỉnh hàng cân ký
Kết quả mong đợi: Mọi SKU trong phiếu có số Kiểm thực tế; các dòng lệch so với Tồn kho hệ thống hiện rõ ở cột Chênh lệch

Ai làm: Kiểm soát viên tồn kho
Thao tác: Kiểm tra lại các dòng lệch (đếm lại lần hai nếu lệch lớn), bổ sung ghi chú lý do, rồi lưu phiếu và chuyển trạng thái phiếu sang Đã kiểm xong (trạng thái phiếu: Nháp → Đang kiểm kho → Đã kiểm xong); nếu có lệch cần điều chỉnh, chuyển sang quy trình Cân bằng kho sau kiểm
Kết quả mong đợi: Phiếu kiểm kê ở trạng thái Đã kiểm xong, dòng lệch có ghi chú, sẵn sàng cho bước gộp và cân bằng kho

Tình huống	Cách xử lý
Kho phát sinh nhập xuất trong lúc đang đếm	Dừng ghi nhận, chốt lại thời điểm; không kiểm kê cùng lúc với thao tác nhập xuất lớn ở cùng kho
Nhiều người cùng kiểm một khu vực, số liệu chồng nhau	Thống nhất bản ghi cuối cùng trước khi xử lý — phân khu rõ ràng cho từng người ngay từ bước lập kế hoạch
Đã có phiếu kiểm kê đang mở cho cùng kho	Không tạo phiếu mới chồng lên; xử lý xong hoặc thống nhất đóng phiếu cũ trước
Số hệ thống bất thường ngay trước khi kiểm	Đọc Hàng chờ xử lý và phiếu chưa xác nhận trước — lệch có thể do nghiệp vụ đang treo, không phải mất hàng
Kiểm theo vị trí nhưng hàng không nằm đúng ô	Ghi nhận thực tế vào phiếu, đồng thời cập nhật lại Vị trí sản phẩm sau kỳ kiểm