Điều chuyển kho

Quy trình chuyển hàng giữa hai kho — từ quyết định điều chuyển, lập phiếu chuyển kho đến xác nhận hàng về kho đích.

Thông tin chung

Trường	Nội dung
Mục đích	Chuyển hàng giữa kho tổng và cửa hàng, bổ sung hàng cho kho thiếu hoặc gom hàng về một kho — có chứng từ theo dõi kho đi, kho đến và trạng thái xử lý, tránh lệch tồn hai đầu
Đối tượng áp dụng	Quản lý kho (quyết định điều chuyển); Thủ kho kho nguồn và Thủ kho kho đích (thực hiện) — khớp với vai trò trong Phân quyền
Phạm vi	Điều chuyển giữa hai kho khác nhau trong doanh nghiệp. KHÔNG áp dụng cho di chuyển hàng giữa các vị trí trong cùng một kho (xem Quản lý vị trí hàng hóa)
Tần suất	Khi phát sinh — thường theo nhu cầu bổ sung hàng hoặc trước kỳ kiểm kê

Ai làm: Quản lý kho hoặc Thủ kho kho nguồn
Thao tác: Tra cứu tồn khả dụng của SKU tại kho nguồn qua Tồn kho theo SKU; không tạo phiếu chuyển nếu kho nguồn không đủ tồn khả dụng
Kết quả mong đợi: Danh sách SKU và số lượng chuyển được chốt, khả thi với tồn thực tế

Ai làm: Thủ kho kho nguồn
Thao tác: Vào Quản lý kho > Chuyển kho, chọn đủ Kho xuất và Kho nhập (hai kho không được trùng nhau), thêm SKU, số lượng và ghi chú vận chuyển, rồi lưu yêu cầu chuyển kho — chi tiết xem Tạo và chỉnh sửa phiếu chuyển kho
Kết quả mong đợi: Yêu cầu chuyển kho được lưu ở trạng thái Chờ duyệt với đúng Kho xuất, Kho nhập và danh sách hàng

Ai làm: Thủ kho kho nguồn
Thao tác: Sau khi quản lý nhấn Duyệt yêu cầu (yêu cầu chuyển sang Đã duyệt), hệ thống tự động tạo Phiếu xuất cho kho xuất; soạn hàng theo phiếu, đóng gói, bàn giao vận chuyển kèm mã phiếu, rồi xử lý phiếu xuất kho đến Hoàn thành; theo dõi trạng thái tại Danh sách chuyển kho
Kết quả mong đợi: Hàng rời kho xuất khớp phiếu; phiếu xuất kho hoàn thành — hệ thống tự động tạo Phiếu nhập cho kho nhập

Ai làm: Thủ kho kho đích
Thao tác: Kiểm đếm hàng nhận theo từng SKU trên phiếu chuyển, xử lý Phiếu nhập (được tạo tự động khi phiếu xuất kho hoàn thành) đến trạng thái Hoàn thành; cất hàng vào vị trí và cập nhật Vị trí sản phẩm nếu kho đích quản lý theo ô
Kết quả mong đợi: Phiếu hoàn tất; tồn kho đích tăng đúng số lượng nhận

Ai làm: Thủ kho hai kho
Thao tác: Kiểm tra tồn sau chuyển trên Báo cáo tồn kho của cả kho nguồn và kho đích; nếu nghi lệch, đọc cả phiếu xuất khỏi kho nguồn và ghi nhận vào kho đích
Kết quả mong đợi: Kho nguồn giảm và kho đích tăng đúng số lượng; không còn hàng treo trên phiếu

Tình huống	Cách xử lý
Số lượng chuyển vượt tồn khả dụng kho nguồn	Kiểm tra tồn khả dụng và Hàng chờ xử lý của kho nguồn; giảm số lượng hoặc chờ phiếu treo xử lý xong
Hàng chuyển đi nhưng chưa xuất hiện ở kho đích	Kiểm tra trạng thái phiếu chuyển kho — hàng có thể đang ở bước trung gian chưa hoàn tất; không tạo phiếu mới trùng lặp
Kho đích nhận thiếu/thừa so với phiếu	Ghi nhận chênh lệch, đối soát với kho nguồn; nếu lệch thật, xử lý bằng kiểm kê tại kho lệch — xem Kiểm kho định kỳ
Lệch tồn sau khi chuyển kho	Kiểm tra cả phiếu xuất khỏi kho nguồn và ghi nhận vào kho đích nếu hệ thống tách bước xử lý — xem Tạo và chỉnh sửa phiếu chuyển kho
Cần sửa phiếu khi hàng đã được xử lý một đầu	Kiểm tra trạng thái phiếu ở cả kho nguồn và kho đích trước khi sửa; không đổi kho trên phiếu đang xử lý

Yêu cầu chuyển kho có đủ Kho xuất, Kho nhập (hai kho không trùng nhau) và danh sách SKU đúng
Hàng thực tế rời kho nguồn và về kho đích khớp phiếu
Phiếu chuyển ở trạng thái hoàn tất, không còn số lượng treo
Tồn hai kho sau chuyển khớp báo cáo tồn kho
Vị trí sản phẩm tại kho đích đã cập nhật nếu kho quản lý theo ô