Kho vận
Nhập kho nhà cung cấp
Quy trình tiếp nhận hàng từ PO đã duyệt, kiểm đếm, QA, ghi nhận phiếu nhập kho và cất hàng vào vị trí cho đội kho.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Đảm bảo hàng mua từ nhà cung cấp được nhận đúng số lượng, đúng chất lượng theo PO; tồn kho tăng đúng kho, đúng SKU; hàng được cất đúng vị trí để soạn hàng sau này |
| Đối tượng áp dụng | Nhân viên mua hàng, Thủ kho, Nhân viên kho — khớp với vai trò trong Phân quyền |
| Phạm vi | Hàng mua từ nhà cung cấp có PO đã duyệt, tại mọi kho. KHÔNG áp dụng cho hoàn hàng từ khách, điều chỉnh tăng thủ công hay hàng chuyển từ kho khác |
| Tần suất | Khi phát sinh — mỗi lần nhà cung cấp giao hàng |
Điều kiện tiên quyết
- PO đã được tạo và duyệt — xem Mua hàng (PO)
- Nhà kho nhận hàng đã khai báo và còn hiệu lực — xem Quản lý nhà kho
- Vị trí kho đã tạo nếu kho quản lý theo kệ/bin — xem Vị trí kho
- Tài khoản có quyền thao tác nhận hàng và phiếu nhập xuất — xem Phân quyền
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Tạo phiếu nhận từ PO đã duyệt
- Ai làm: Nhân viên mua hàng hoặc Thủ kho
- Thao tác: Vào Mua hàng > Nhận hàng & Nhập kho, ở bước PO đã duyệt chọn PO tương ứng lô hàng sắp về để tạo phiếu nhận — chi tiết xem Nhận hàng & Nhập kho
- Kết quả mong đợi: Phiếu nhận được tạo, gắn đúng PO, kho nhập và nhà cung cấp
Bước 2: Nhận hàng vật lý và kiểm đếm
- Ai làm: Thủ kho, Nhân viên kho
- Thao tác: Đối chiếu hàng thực tế với phiếu nhận; nhập số lượng thực nhận theo từng dòng, nhập hoặc dán danh sách serial/IMEI nếu sản phẩm cần theo dõi; nhấn Hoàn tất nhận hàng — xem Nhận hàng & Nhập kho. Nếu lô hàng có sản phẩm cân ký, xem thêm SOP delta Nhập kho & nhận hàng cân ký
- Kết quả mong đợi: Phiếu chuyển sang bước Kiểm tra / QA; bước này chưa tạo phiếu nhập kho hoàn thành
Bước 3: Kiểm tra / QA
- Ai làm: Thủ kho
- Thao tác: Xác nhận số lượng thực nhận, số lượng hư hao hoặc bị từ chối, số lượng hiệu lực và serial/IMEI; nhấn Hoàn tất kiểm tra / QA — xem Nhận hàng & Nhập kho
- Kết quả mong đợi: Hệ thống tạo phiếu nhập kho hoàn thành, PO chuyển sang bước chờ công nợ
Bước 4: Đối chiếu phiếu nhập kho và tồn kho
- Ai làm: Thủ kho
- Thao tác: Mở Quản lý kho > Phiếu nhập kho để kiểm tra phiếu vừa tạo — xem Danh sách phiếu nhập kho; tra cứu Tồn kho theo SKU xác nhận SKU đã tăng tồn tại đúng kho
- Kết quả mong đợi: Tồn kho tăng đúng số lượng hiệu lực, đúng kho, đúng đơn vị tính
Bước 5: Cất hàng vào vị trí (put-away)
- Ai làm: Nhân viên kho
- Thao tác: Di chuyển hàng từ khu nhận vào vị trí lưu kho; nếu SKU đổi chỗ hoặc gán ô mới, cập nhật Vị trí sản phẩm
- Kết quả mong đợi: Hàng nằm đúng ô như dữ liệu trên hệ thống, sẵn sàng cho soạn hàng và kiểm kê
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Nhà cung cấp giao thiếu hoặc thừa so với PO | Nhập đúng số lượng thực nhận theo từng dòng ở bước Nhận hàng; không sửa PO tại phiếu nhận. Phần chênh lệch được ghi nhận để đối chiếu công nợ |
| Phát hiện hàng hỏng, hàng lỗi khi kiểm | Ghi vào số lượng hư hao ở bước Kiểm tra / QA trước khi hoàn tất. Lưu ý: số hư hao lớn hơn số thực nhận sẽ bị hệ thống báo lỗi |
| Serial/IMEI không khớp số lượng hiệu lực | Hệ thống hiển thị cảnh báo Thiếu/Dư ở cột Serial / đối chiếu; rà lại danh sách serial đã nhập cho khớp số lượng hiệu lực trước khi hoàn tất — xem Batch và Serial nhập kho |
| Không thấy PO trong danh sách PO đã duyệt | Kiểm tra trạng thái PO đã duyệt chưa và bộ lọc nhà cung cấp/kho trên màn hình nhận hàng |
| PO gốc thay đổi sau khi tạo phiếu nhận | Dùng Áp dụng thay đổi để đồng bộ dòng hàng từ PO gốc vào phiếu nhận trước khi thao tác tiếp |
| Đã cất hàng nhưng tồn chưa tăng | Kiểm tra phiếu nhập đã được xác nhận/hoàn tất chưa qua Hàng chờ xử lý |
Checklist hoàn thành
- Phiếu nhận đã qua đủ các bước Nhận hàng và Kiểm tra / QA
- Số lượng thực nhận, hư hao, hiệu lực đã ghi nhận đúng thực tế
- Phiếu nhập kho xuất hiện trong danh sách phiếu nhập, tồn kho tăng đúng SKU và đúng kho
- Hàng đã cất vào vị trí, dữ liệu vị trí sản phẩm khớp thực tế
- PO đã chuyển sang trạng thái chờ công nợ để kế toán đối chiếu
Tài liệu liên quan
- SOP liên quan: Quản lý vị trí hàng hóa, Quản lý tồn kho hàng ngày
- Tính năng: Nhận hàng & Nhập kho, Phiếu nhập xuất kho, Công nợ nhà cung cấp