Xuất kho khác (hủy, thanh lý, xuất nội bộ)

Quy trình lập và xác nhận phiếu xuất kho cho các nghiệp vụ ngoài bán hàng — xuất hủy, thanh lý, xuất dùng nội bộ.

Thông tin chung

Trường	Nội dung
Mục đích	Ghi giảm tồn kho có chứng từ, có duyệt cho hàng hủy, thanh lý, xuất dùng nội bộ; tránh tồn ảo và thất thoát không truy vết được
Đối tượng áp dụng	Thủ kho, Nhân viên kho (lập phiếu); Quản lý kho (duyệt và xác nhận) — khớp với vai trò trong Phân quyền
Phạm vi	Mọi kho, cho các nghiệp vụ xuất KHÔNG gắn đơn hàng. KHÔNG áp dụng cho xuất bán (đi theo đơn hàng/fulfillment) và điều chuyển kho (dùng phiếu chuyển kho)
Tần suất	Khi phát sinh

Ai làm: Thủ kho, Nhân viên kho
Thao tác: Tra cứu SKU cần xuất tại Tồn kho theo SKU; nếu tồn khả dụng không đủ, xem Hàng chờ xử lý để biết hàng có đang bị giữ bởi nghiệp vụ khác không
Kết quả mong đợi: Xác định đúng kho, đúng SKU và số lượng có thể xuất

Ai làm: Thủ kho, Nhân viên kho
Thao tác: Vào Quản lý kho > Phiếu xuất kho, nhấn Thêm phiếu xuất và chọn đúng kho xuất; chọn Phân loại phiếu theo nghiệp vụ (ví dụ Xuất do hư hỏng, Xuất do mất, Điều chỉnh thủ công, hoặc Khác cho thanh lý / xuất dùng nội bộ), thêm SKU, đơn vị tính, số lượng và ghi chú lý do xuất — chi tiết xem Tạo và chỉnh sửa phiếu nhập xuất kho
Kết quả mong đợi: Phiếu xuất được lưu, đầy đủ SKU và lý do, ở trạng thái Nháp chờ duyệt và xác nhận

Ai làm: Quản lý kho
Thao tác: Mở phiếu, kiểm tra đúng kho, đúng hướng phiếu, đúng SKU/đơn vị tính/số lượng và ghi chú; xác nhận và chuyển trạng thái phiếu tiến tới Hoàn thành. Lưu ý trạng thái phiếu chỉ đổi được một chiều (Nháp → Đã duyệt → Đang xử lý → Hoàn thành), không lùi lại được — chi tiết xem Xác nhận phiếu nhập xuất kho
Kết quả mong đợi: Phiếu ở trạng thái Hoàn thành, tồn kho thực tế giảm đúng số lượng tại đúng kho (khi phiếu còn ở Đang xử lý, số lượng mới chỉ được tính vào phần "Đã phân bổ" làm giảm tồn khả dụng)

Ai làm: Thủ kho, Nhân viên kho
Thao tác: Đưa hàng ra khỏi kho (tiêu hủy, bàn giao thanh lý hoặc giao bộ phận sử dụng); lưu biên bản/chữ ký theo quy định nội bộ, ghi mã phiếu xuất lên biên bản để truy vết
Kết quả mong đợi: Hàng thực tế rời kho khớp với phiếu; hồ sơ giấy khớp mã phiếu trên hệ thống

Ai làm: Thủ kho
Thao tác: Kiểm tra lại phiếu trong Danh sách phiếu xuất kho và số tồn sau xuất trên Báo cáo tồn kho
Kết quả mong đợi: Tồn hệ thống khớp tồn thực tế sau khi xuất

Tình huống	Cách xử lý
Hệ thống báo lỗi thiếu tồn khi xác nhận phiếu xuất	Kiểm tra tồn khả dụng, Hàng chờ xử lý và các phiếu liên quan chưa xác nhận; xử lý xong mới xác nhận lại
Xác nhận thất bại do dữ liệu SKU	Kiểm tra danh mục sản phẩm: mã hàng, đơn vị tính đã khớp với phiếu chưa
Phát hiện xuất sai sau khi phiếu đã xác nhận	Không sửa trực tiếp tồn kho; dùng Huỷ phiếu (chọn lý do huỷ — việc huỷ sẽ thay đổi lại tồn kho của các sản phẩm trong phiếu) hoặc lập phiếu nhập/xuất điều chỉnh có duyệt — xem Xác nhận phiếu nhập xuất kho
Phiếu xuất làm hết hàng trên kênh bán	Phiếu xuất ảnh hưởng trực tiếp khả năng bán trên POS, Storefront, Marketplace — báo bộ phận bán hàng trước khi xuất số lượng lớn, kiểm tra Cảnh báo hết hàng sau khi xác nhận

Phiếu xuất có đủ lý do/ghi chú, đúng loại nghiệp vụ và đã được quản lý duyệt trước khi xác nhận
Tồn kho giảm đúng SKU, đúng số lượng, đúng kho
Hàng vật lý đã rời kho, biên bản có mã phiếu để truy vết
Đã kiểm tra ảnh hưởng lên tồn khả dụng của kênh bán nếu xuất số lượng lớn