Kho vận
Quản lý vị trí hàng hóa
Quy trình dựng sơ đồ vị trí kho, gán SKU vào vị trí và duy trì dữ liệu vị trí đúng thực tế để tìm hàng, soạn hàng và kiểm kê.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Đảm bảo mỗi SKU có vị trí rõ ràng trong kho và dữ liệu vị trí trên hệ thống luôn khớp thực tế — tránh mất thời gian tìm hàng khi soạn đơn và sai lệch khi kiểm kê theo ô |
| Đối tượng áp dụng | Quản lý kho (thiết kế sơ đồ, tạo vị trí); Thủ kho, Nhân viên kho (gán và cập nhật vị trí) — khớp với vai trò trong Phân quyền |
| Phạm vi | Kho có nhiều khu vực/kệ cần tách để dễ tìm hàng. KHÔNG bắt buộc với kho nhỏ chưa quản lý theo ô |
| Tần suất | Thiết lập khi mở kho mới hoặc đổi sơ đồ; cập nhật khi phát sinh hàng đổi chỗ; rà soát định kỳ hàng tháng |
Điều kiện tiên quyết
- Nhà kho đã khai báo và còn hiệu lực — xem Quản lý nhà kho
- SKU đã có trong danh mục sản phẩm trước khi gán vị trí — xem Vị trí sản phẩm
- Tài khoản có quyền quản lý kho — xem Phân quyền
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Thiết kế sơ đồ và quy tắc mã vị trí
- Ai làm: Quản lý kho
- Thao tác: Chia kho thành khu nhập, khu lưu, khu đóng gói, khu hàng trả, khu hàng lỗi; đặt mã vị trí ổn định, dễ đọc (ví dụ
A01-01,RETURN-01,PACK-02) — tham khảo Vị trí kho - Kết quả mong đợi: Sơ đồ kho và bảng mã vị trí thống nhất, không đổi tùy tiện sau khi đã gán SKU
Bước 2: Tạo vị trí kho trên hệ thống
- Ai làm: Quản lý kho
- Thao tác: Vào Quản lý kho > Nhà kho, nhấn link Vị trí kho trên đầu trang, nhấn Thêm mới, chọn nhà kho và nhập mã, tên, loại vị trí, điều kiện bảo quản — xem Quản lý vị trí kho. Nếu số lượng lớn, dùng Import vị trí kho (tối đa 500 dòng mỗi lần)
- Kết quả mong đợi: Toàn bộ vị trí xuất hiện trong danh sách, đúng kho, trạng thái có hiệu lực
Bước 3: Gán SKU vào vị trí
- Ai làm: Thủ kho
- Thao tác: Vào Quản lý kho > Nhà kho, nhấn link Vị trí sản phẩm trên đầu trang, gán từng SKU vào ô, đặt Ưu tiên khi một SKU có nhiều ô và bật/tắt Cho phép pick — xem Quản lý vị trí sản phẩm; gán hàng loạt bằng Import vị trí sản phẩm
- Kết quả mong đợi: Mỗi SKU thường dùng có ít nhất một vị trí, ô ưu tiên đặt gần khu đóng gói/khu xuất
Bước 4: Cập nhật khi vận hành thay đổi
- Ai làm: Nhân viên kho
- Thao tác: Khi hàng chuyển kệ, kho đổi sơ đồ, hoặc một ô tạm ngưng lấy hàng (hư kệ, hàng chờ kiểm), cập nhật ngay trên Quản lý vị trí sản phẩm
- Kết quả mong đợi: Dữ liệu vị trí luôn phản ánh đúng chỗ hàng đang nằm
Bước 5: Rà soát định kỳ
- Ai làm: Quản lý kho
- Thao tác: Hàng tháng, đối chiếu ngẫu nhiên một số ô giữa thực tế và hệ thống; kết hợp với kỳ Kiểm kho định kỳ để chuẩn hóa dữ liệu vị trí trước khi kiểm theo ô
- Kết quả mong đợi: Danh sách vị trí sạch — không còn ô vô hiệu chứa hàng, không còn SKU không có vị trí
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Import báo "Không tìm thấy kho / vị trí / SKU" | Dòng lỗi bị bỏ qua kèm số dòng trong file — kiểm tra mã/tên kho, ô đã tạo trong đúng kho chưa, SKU đã có trong danh mục sản phẩm chưa, rồi import lại phần lỗi |
| File import quá 500 dòng | Hệ thống chỉ xử lý 500 dòng đầu — chia file thành nhiều lần import |
| Cần vô hiệu hóa vị trí đang chứa SKU | Không vô hiệu hóa khi ô còn SKU hoặc đang dùng trong soạn hàng nếu chưa có vị trí thay thế — chuyển SKU sang ô mới trước |
| Hàng chuyển kệ nhưng hệ thống chưa cập nhật, soạn hàng không tìm thấy | Cập nhật lại vị trí sản phẩm ngay khi phát hiện; đưa việc "đổi chỗ phải cập nhật hệ thống" vào kỷ luật vận hành hằng ngày |
| Import thất bại dù file đúng định dạng | Nút Import nằm ở cuối trang danh sách; nếu thao tác báo lỗi quyền, nhờ quản trị cấp quyền quản lý kho (cần xác nhận với sản phẩm) |
Checklist hoàn thành
- Mọi vị trí kho có mã ổn định, đúng loại và điều kiện bảo quản
- SKU thường dùng đều được gán vị trí, có thứ tự ưu tiên hợp lý
- Ô không cho lấy hàng đã tắt "Cho phép pick" trên hệ thống
- Không còn vị trí vô hiệu lực đang chứa hàng
- Kết quả rà soát định kỳ khớp giữa thực tế và hệ thống
Tài liệu liên quan
- SOP liên quan: Nhập kho nhà cung cấp, Kiểm kho định kỳ
- Tính năng: Vị trí kho, Vị trí sản phẩm