Xử lý & Giao đơn
Đóng gói hàng theo đơn (Pack)
Quy trình kiểm hàng đã soạn, xác nhận ánh xạ đơn hàng theo kiện và hoàn tất đóng gói trước khi chuyển sang bước giao hàng.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Gom đúng hàng theo từng đơn / kiện, kiểm tra lần cuối trước khi bàn giao; ngăn giao thiếu, nhầm kiện giữa các đơn |
| Đối tượng áp dụng | Nhân viên kho (đóng gói), Trưởng ca kho — khớp vai trò trong Phân quyền |
| Phạm vi | Phiếu soạn hàng đã hoàn tất bước soạn trong kho phụ trách. KHÔNG áp dụng cho phiếu chưa soạn xong hoặc còn lỗi số lượng |
| Tần suất | Hàng ngày, ngay sau mỗi đợt soạn hàng |
Điều kiện tiên quyết
- Phiếu đã qua bước soạn hàng với số lượng được xác nhận — xem SOP Soạn hàng
- Có quyền truy cập menu Bán hàng > Soạn hàng & Đóng gói — tab Đóng gói — và chọn đúng kho làm việc
- Vật tư đóng gói (thùng, tem, vật liệu chèn) và thiết bị ghi bằng chứng đóng gói (nếu hệ thống yêu cầu video) sẵn sàng
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Nhận việc đóng gói theo kho
- Ai làm: Nhân viên kho
- Thao tác: mở Bán hàng > Soạn hàng & Đóng gói, chọn tab Đóng gói, chọn đúng kho, mở task cần xử lý — xem Danh sách đóng gói
- Kết quả mong đợi: thấy phiếu / đơn cần đóng gói của đúng kho, đã qua bước soạn hàng
Bước 2: Kiểm tra đơn hàng và SKU
- Ai làm: Nhân viên kho
- Thao tác: vào bước Xử lý đóng gói của phiếu, đối chiếu đơn hàng, SKU và số lượng thuộc từng kiện hoặc nhóm xử lý với hàng thực tế đã soạn — xem Xử lý đóng gói
- Kết quả mong đợi: hàng thực tế khớp danh sách trên phiếu, không thiếu SKU
Bước 3: Xác nhận ánh xạ đơn hàng
- Ai làm: Nhân viên kho
- Thao tác: xác nhận ánh xạ đơn hàng (gom hàng theo đơn / kiện) và số lượng trên màn Xử lý đóng gói; nếu ánh xạ sai, kiểm tra lại dữ liệu từ phiếu soạn hàng và đơn hàng gốc
- Kết quả mong đợi: mỗi kiện gắn đúng đơn hàng, không lẫn hàng giữa các đơn
Bước 4: Đóng gói và ghi bằng chứng
- Ai làm: Nhân viên kho
- Thao tác: đóng hộp, chèn vật liệu bảo vệ, dán nhãn nhận diện kiện; ghi video hoặc bằng chứng đóng gói nếu hệ thống yêu cầu (theo màn Xử lý đóng gói)
- Kết quả mong đợi: kiện hàng hoàn chỉnh, có bằng chứng đóng gói khi cần đối chiếu khiếu nại
Bước 5: Hoàn tất và chuyển sang giao hàng
- Ai làm: Nhân viên kho
- Thao tác: bấm Đóng gói xong trên hệ thống để phiếu chuyển sang trạng thái xuất kho & giao hàng; đội giao nhận tiếp tục SOP Giao hàng & Lô giao hàng
- Kết quả mong đợi: trạng thái đóng gói hoàn tất, task xuất hiện trong danh sách Giao hàng
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Còn thiếu SKU hoặc số lượng chưa xác nhận ở bước soạn | Không đóng gói; trả việc về bước soạn hàng để xác nhận đủ số lượng trước |
| Ánh xạ đơn hàng sai (hàng lẫn giữa các đơn) | Kiểm tra lại dữ liệu từ phiếu soạn hàng và đơn hàng gốc; quay lại phiếu để đối chiếu trước khi tiếp tục |
| Đóng gói chưa hoàn tất hoặc còn lỗi số lượng | Không chuyển sang giao hàng; xử lý dứt điểm lỗi số lượng rồi mới hoàn tất |
| Task đóng gói chưa xuất hiện | Đóng gói đi sau soạn hàng — kiểm tra bước soạn đã hoàn tất chưa và đã chọn đúng kho chưa |
Checklist hoàn thành
- Mọi kiện đóng gói khớp đơn hàng, SKU và số lượng đã xác nhận ở bước soạn
- Ánh xạ đơn hàng được xác nhận trên hệ thống, không lẫn hàng giữa các đơn
- Bằng chứng đóng gói (video/ảnh) đã ghi nhận với các đơn thuộc diện yêu cầu
- Phiếu hoàn tất đóng gói đã chuyển sang bước giao hàng
Tài liệu liên quan
- SOP liên quan: Soạn hàng · Giao hàng & Lô giao hàng · Vận hành chuỗi xử lý đơn hàng
- Tính năng: Đóng gói · Xử lý đóng gói
Soạn hàng theo phiếu (Pick)
Quy trình đội kho nhận việc soạn hàng, in phiếu, lấy hàng theo SKU và vị trí, xác nhận số lượng thực lấy trước khi chuyển sang đóng gói.
Giao hàng & gom Lô giao hàng (Dispatch)
Quy trình bàn giao kiện đã đóng gói — kiểm tra đơn vị vận chuyển, tạo vận đơn, in nhãn, xác nhận bàn giao và gom Lô giao hàng theo đợt.