Xử lý & Giao đơn
Xác nhận đơn & tạo Phiếu soạn hàng
Quy trình rà soát đơn đã xác nhận theo kho và đưa đơn vào bước soạn hàng để tạo Phiếu soạn hàng chính xác cho đội kho.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Đảm bảo mọi đơn đủ điều kiện được đưa vào xử lý kho kịp thời và Phiếu soạn hàng phản ánh đúng đơn, SKU, số lượng; ngăn đơn treo và soạn nhầm hàng |
| Đối tượng áp dụng | Nhân viên vận hành, Trưởng ca kho — khớp vai trò trong Phân quyền |
| Phạm vi | Đơn đã xác nhận cần xử lý qua kho, theo từng kho xuất hàng. KHÔNG áp dụng cho đơn chưa xác nhận hoặc đơn không đi qua luồng kho |
| Tần suất | Hàng ngày, theo đợt xử lý đơn trong ca |
Điều kiện tiên quyết
- Đơn hàng đã ở trạng thái xác nhận — xem Trạng thái đơn hàng
- Tồn kho đủ cho các SKU trong đơn — xem Tồn kho
- Có quyền truy cập menu Bán hàng > Soạn hàng & Đóng gói — trong đó có tab Đơn đã xác nhận — và màn hình Phiếu soạn hàng
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Rà soát đơn đã xác nhận theo kho
- Ai làm: Nhân viên vận hành
- Thao tác: mở Bán hàng > Soạn hàng & Đóng gói, chọn tab Đơn đã xác nhận, chọn kho cần xử lý và kiểm tra danh sách đơn — xem Danh sách đơn đã xác nhận
- Kết quả mong đợi: nắm được toàn bộ đơn đang chờ đưa vào bước soạn hàng của kho phụ trách
Bước 2: Đưa đơn vào bước soạn hàng
- Ai làm: Nhân viên vận hành
- Thao tác: với đơn đủ điều kiện, bấm nút Tạo phiếu soạn trên từng dòng đơn, hoặc chọn nhiều đơn rồi bấm Tạo phiếu soạn hàng để tạo hàng loạt trên màn hình Đơn đã xác nhận; đơn chưa đủ điều kiện (chưa xác nhận, thiếu tồn) thì để lại và xử lý theo mục ngoại lệ
- Kết quả mong đợi: đơn được đưa vào luồng xử lý kho và gắn với phiếu soạn hàng
Bước 3: Kiểm tra Phiếu soạn hàng vừa tạo
- Ai làm: Nhân viên vận hành / Trưởng ca kho
- Thao tác: mở Danh sách phiếu soạn hàng, lọc theo kho và trạng thái, mở phiếu để đối chiếu kho xử lý, đơn hàng được ánh xạ, SKU và số lượng cần lấy — xem Tạo và chỉnh sửa phiếu soạn hàng
- Kết quả mong đợi: phiếu đúng kho, đúng đơn, đúng SKU và số lượng
Bước 4: Chỉnh sửa phiếu khi dữ liệu sai
- Ai làm: Trưởng ca kho
- Thao tác: cập nhật các trường được phép chỉnh trên màn Tạo và chỉnh sửa phiếu soạn hàng rồi lưu lại; nếu SKU sai, đối chiếu đơn trong OMS và tồn kho trong WMS trước khi sửa
- Kết quả mong đợi: phiếu được cập nhật chính xác, chưa xử lý bước nào bị lệch dữ liệu
Bước 5: Bàn giao phiếu cho đội kho
- Ai làm: Nhân viên vận hành
- Thao tác: thông báo đội kho nhận việc trên Soạn hàng; khi cần kiểm tra từ một đơn cụ thể, dùng Phiếu soạn hàng theo đơn từ chi tiết đơn
- Kết quả mong đợi: đội kho thấy phiếu trong danh sách việc soạn hàng của đúng kho, tiếp tục SOP Soạn hàng
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Đơn không xuất hiện trong Đơn đã xác nhận | Kiểm tra trạng thái đơn trong OMS và tồn kho trong WMS; đơn chưa đủ điều kiện thì không đưa vào xử lý kho |
| Không thấy phiếu mong muốn trong danh sách phiếu | Kiểm tra đơn đã đủ điều kiện đưa vào xử lý kho (xác nhận, tồn, cấu hình) chưa; xác nhận đã chọn đúng kho trước khi mở phiếu |
| Dữ liệu SKU / số lượng trên phiếu sai | Đối chiếu đơn hàng trong OMS và tồn kho trong WMS trước khi chỉnh; chỉ cập nhật trường được phép chỉnh |
| Phiếu đã xử lý một phần nhưng cần đổi kho / đơn | Không đổi kho hoặc ánh xạ đơn hàng tùy tiện khi phiếu đã xử lý một phần; báo trưởng ca quyết định hướng xử lý |
Checklist hoàn thành
- Không còn đơn đủ điều kiện nằm quá hạn ở Đơn đã xác nhận của kho phụ trách
- Mỗi đơn đưa vào xử lý đều có Phiếu soạn hàng đúng kho, đúng SKU, đúng số lượng
- Phiếu sai dữ liệu đã được chỉnh sửa và lưu trước khi đội kho bắt đầu soạn
- Đội kho đã thấy việc soạn hàng tương ứng trong danh sách Soạn hàng
Tài liệu liên quan
- SOP liên quan: Vận hành chuỗi xử lý đơn hàng · Soạn hàng
- Tính năng: Đơn đã xác nhận · Phiếu soạn hàng · Phiếu soạn hàng theo đơn
Vận hành chuỗi xử lý đơn hàng (Pick–Pack–Ship)
Quy trình tổng quan từ đơn đã xác nhận đến Phiếu soạn hàng, Soạn hàng, Đóng gói, Giao hàng và Lô giao hàng — bài đọc đầu tiên của nhóm Xử lý & Giao đơn.
Soạn hàng theo phiếu (Pick)
Quy trình đội kho nhận việc soạn hàng, in phiếu, lấy hàng theo SKU và vị trí, xác nhận số lượng thực lấy trước khi chuyển sang đóng gói.