Xử lý & Giao đơn
Giao hàng & gom Lô giao hàng (Dispatch)
Quy trình bàn giao kiện đã đóng gói — kiểm tra đơn vị vận chuyển, tạo vận đơn, in nhãn, xác nhận bàn giao và gom Lô giao hàng theo đợt.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Đưa kiện hàng rời kho đúng đơn vị vận chuyển, đủ vận đơn / nhãn / chứng từ; gom đơn theo đợt bằng Lô giao hàng để bàn giao và đối soát gọn |
| Đối tượng áp dụng | Nhân viên giao nhận, Trưởng ca kho — khớp vai trò trong Phân quyền |
| Phạm vi | Phiếu soạn hàng đã hoàn tất đóng gói trong kho phụ trách, giao qua đơn vị vận chuyển hoặc đội giao nội bộ. KHÔNG áp dụng cho kiện chưa đóng gói xong |
| Tần suất | Hàng ngày, theo các đợt bàn giao trong ca |
Điều kiện tiên quyết
- Phiếu đã hoàn tất đóng gói — xem SOP Đóng gói
- Địa chỉ giao và đơn vị vận chuyển trên đơn hàng chính xác — xem Đơn hàng
- Có quyền truy cập menu Bán hàng > Soạn hàng & Đóng gói — tab Giao hàng — và màn hình Lô giao hàng; máy in nhãn hoạt động
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Nhận việc giao hàng theo kho
- Ai làm: Nhân viên giao nhận
- Thao tác: mở Bán hàng > Soạn hàng & Đóng gói, chọn tab Giao hàng, chọn đúng kho, mở task cần bàn giao — xem Danh sách giao hàng
- Kết quả mong đợi: thấy các kiện đã đóng gói đang chờ bàn giao của đúng kho
Bước 2: Kiểm tra thông tin giao và vận đơn
- Ai làm: Nhân viên giao nhận
- Thao tác: vào bước Xử lý giao hàng của phiếu, kiểm tra đơn hàng, kiện hàng, thông tin giao và đơn vị vận chuyển; tạo hoặc chỉnh vận đơn nếu màn hình hỗ trợ — xem Xử lý giao hàng
- Kết quả mong đợi: mỗi kiện có vận đơn hợp lệ, đúng đơn vị vận chuyển và địa chỉ giao
Bước 3: In nhãn và chứng từ giao hàng
- Ai làm: Nhân viên giao nhận
- Thao tác: in nhãn (label) và chứng từ / phiếu giao hàng cần thiết từ màn Xử lý giao hàng, dán nhãn đúng kiện
- Kết quả mong đợi: kiện nào nhãn đó — không dán nhầm vận đơn của đơn này sang đơn khác
Bước 4: Xác nhận bàn giao
- Ai làm: Nhân viên giao nhận
- Thao tác: bấm nút Đã bàn giao (Đã bàn giao vận chuyển / Giao cho khách) trên hệ thống khi đơn vị vận chuyển / shipper nhận kiện; đây là bước cuối của luồng xử lý đơn tại kho, sau đó trạng thái đơn được cập nhật theo quy tắc hệ thống
- Kết quả mong đợi: task giao hàng hoàn tất, đơn chuyển sang trạng thái giao hàng phù hợp
Bước 5: Gom Lô giao hàng theo đợt
- Ai làm: Trưởng ca kho
- Thao tác: khi giao theo đợt (theo ca giao, đơn vị vận chuyển, khu vực), tạo hoặc cập nhật lô trên Tạo và chỉnh sửa lô giao hàng: nhập thông tin lô, kiểm tra danh sách đơn / kiện thuộc lô rồi lưu; quản lý chung tại Danh sách lô giao hàng
- Kết quả mong đợi: các kiện rời kho cùng đợt nằm trong một lô, dễ bàn giao và đối soát
Bước 6: Theo dõi đơn chờ nhận hàng
- Ai làm: Trưởng ca kho
- Thao tác: rà tab Chờ nhận hàng (danh sách đơn chờ nhận) theo kho để phát hiện đơn chưa khép kín ở phần giao nhận và xử lý tiếp theo đúng trạng thái
- Kết quả mong đợi: không còn đơn treo ở bước giao nhận quá thời gian quy định
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Đơn vị vận chuyển hoặc vận đơn lỗi | Kiểm tra cấu hình vận chuyển và địa chỉ giao trên đơn trước khi tạo lại vận đơn |
| In nhãn lỗi | Kiểm tra máy in, mẫu nhãn và kết nối thiết bị; không bàn giao kiện thiếu nhãn |
| Đơn không nằm trong lô mong muốn | Kiểm tra task giao hàng và điều kiện gom lô; không chỉnh lô đang bàn giao nếu chưa kiểm tra trạng thái giao hàng |
| Thay đổi lô ảnh hưởng vận đơn / nhãn | Kiểm tra đơn vị vận chuyển trước khi xác nhận thay đổi lô |
| Trạng thái giao nhận không khớp trên tab Chờ nhận hàng | Kiểm tra task giao hàng, đơn vị vận chuyển và trạng thái đơn hàng để đối chiếu |
Checklist hoàn thành
- Mọi kiện rời kho có vận đơn, nhãn dán đúng kiện và chứng từ bàn giao
- Task giao hàng trong ca đã xác nhận bàn giao trên hệ thống
- Kiện giao theo đợt đã nằm trong Lô giao hàng tương ứng
- Tab Chờ nhận hàng đã rà soát, không còn đơn treo quá hạn ở bước giao nhận
Tài liệu liên quan
- SOP liên quan: Đóng gói · Điều phối giao hàng nội bộ · Vận hành chuỗi xử lý đơn hàng
- Tính năng: Giao hàng · Xử lý giao hàng · Lô giao hàng · Đơn chờ nhận
Đóng gói hàng theo đơn (Pack)
Quy trình kiểm hàng đã soạn, xác nhận ánh xạ đơn hàng theo kiện và hoàn tất đóng gói trước khi chuyển sang bước giao hàng.
Điều phối giao hàng nội bộ (shipper, tuyến, bưu cục)
Quy trình điều phối viên gom vận đơn thành lượt giao, gán shipper theo bưu cục, theo dõi trên bản đồ và đối soát COD khi kết thúc lượt.