Xử lý & Giao đơn
Vận hành chuỗi xử lý đơn hàng (Pick–Pack–Ship)
Quy trình tổng quan từ đơn đã xác nhận đến Phiếu soạn hàng, Soạn hàng, Đóng gói, Giao hàng và Lô giao hàng — bài đọc đầu tiên của nhóm Xử lý & Giao đơn.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Chuẩn hóa chuỗi xử lý đơn tại kho để đơn được soạn đúng, đóng gói đủ, bàn giao đúng hạn; tránh sai tồn kho, nhầm kiện và đơn treo lâu |
| Đối tượng áp dụng | Nhân viên vận hành, Nhân viên kho, Nhân viên giao nhận — khớp vai trò trong Phân quyền |
| Phạm vi | Mọi đơn đã xác nhận cần xử lý qua kho (module Xử lý đơn hàng). KHÔNG áp dụng cho đơn bán trực tiếp tại POS đã giao ngay tại quầy |
| Tần suất | Hàng ngày, liên tục theo đơn phát sinh |
Điều kiện tiên quyết
- Đơn hàng đã xác nhận và đủ điều kiện xử lý kho — xem Trạng thái đơn hàng
- Tồn kho sẵn sàng cho các SKU trong đơn — xem Tồn kho
- Người thực hiện có quyền vào module Xử lý đơn hàng (Fulfillment) và chọn đúng kho làm việc
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Xác nhận đơn và tạo Phiếu soạn hàng
- Ai làm: Nhân viên vận hành
- Thao tác: rà đơn trên Đơn đã xác nhận theo kho, đưa đơn vào bước soạn hàng — chi tiết xem SOP Xác nhận đơn & tạo Phiếu soạn hàng
- Kết quả mong đợi: Phiếu soạn hàng xuất hiện trong Danh sách phiếu soạn hàng với đúng kho, đơn và SKU
Bước 2: Soạn hàng (Pick)
- Ai làm: Nhân viên kho
- Thao tác: nhận việc trên Soạn hàng, lấy hàng và xác nhận số lượng — chi tiết xem SOP Soạn hàng
- Kết quả mong đợi: mọi SKU trong phiếu được xác nhận số lượng thực lấy, phiếu sẵn sàng đóng gói
Bước 3: Đóng gói (Pack)
- Ai làm: Nhân viên kho
- Thao tác: xử lý task trên Đóng gói, kiểm hàng theo đơn và xác nhận ánh xạ đơn hàng — chi tiết xem SOP Đóng gói
- Kết quả mong đợi: hàng đã gom đúng đơn/kiện, trạng thái đóng gói hoàn tất
Bước 4: Giao hàng và gom Lô giao hàng (Dispatch)
- Ai làm: Nhân viên giao nhận
- Thao tác: xử lý task trên Giao hàng: vận đơn, in nhãn, bàn giao; gom đơn vào Lô giao hàng khi giao theo đợt — chi tiết xem SOP Giao hàng & Lô giao hàng
- Kết quả mong đợi: kiện hàng rời kho có vận đơn/chứng từ, trạng thái đơn chuyển sang giao hàng
Bước 5: Điều phối giao nội bộ (nếu tự giao)
- Ai làm: Điều phối giao hàng
- Thao tác: gán vận đơn vào lượt giao và shipper qua Lên kế hoạch giao hàng — chi tiết xem SOP Điều phối giao hàng nội bộ
- Kết quả mong đợi: vận đơn có lượt và shipper phụ trách, theo dõi được trên bản đồ
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Đơn không xuất hiện ở Đơn đã xác nhận | Kiểm tra trạng thái đơn trong OMS và tồn kho trong WMS; không xử lý đơn chưa đủ điều kiện đưa vào xử lý kho |
| Danh sách task trống hoặc lệch số liệu | Xác nhận đã chọn đúng kho trước khi làm việc; sai kho sẽ lệch số liệu và trạng thái |
| Thiếu hàng khi soạn | Đối chiếu tồn kho, vị trí sản phẩm và đơn hàng liên quan trước khi tiếp tục; không đóng gói khi còn thiếu SKU |
| Số lượng / trạng thái đơn không khớp giữa các màn hình | Đối chiếu đơn hàng (OMS), tồn kho (WMS) và phiếu soạn hàng / task xử lý trước khi sửa tay |
Checklist hoàn thành
- Không còn đơn đã xác nhận quá hạn chưa có Phiếu soạn hàng trong kho phụ trách
- Mọi phiếu trong ca đã đi hết các bước Soạn hàng → Đóng gói → Giao hàng đúng trình tự
- Kiện hàng rời kho đều có vận đơn / chứng từ bàn giao và thuộc lô giao hàng (nếu giao theo đợt)
- Trạng thái đơn trên OMS khớp với trạng thái xử lý tại kho
Tài liệu liên quan
- SOP chi tiết: Xác nhận đơn & tạo Phiếu soạn hàng · Soạn hàng · Đóng gói · Giao hàng & Lô giao hàng · Điều phối giao hàng nội bộ
- Tính năng: Xử lý đơn hàng (Fulfillment) · Giao hàng (Quản lý shipper)