Xử lý & Giao đơn
Điều phối giao hàng nội bộ (shipper, tuyến, bưu cục)
Quy trình điều phối viên gom vận đơn thành lượt giao, gán shipper theo bưu cục, theo dõi trên bản đồ và đối soát COD khi kết thúc lượt.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Đưa vận đơn đến đúng shipper, đúng tuyến, đúng ngày; theo dõi được tiến độ giao và khép kín đối soát COD, tránh vận đơn bị bỏ quên chưa gán lượt |
| Đối tượng áp dụng | Điều phối viên giao hàng, Shipper — khớp vai trò trong Phân quyền |
| Phạm vi | Vận đơn giao bằng đội shipper nội bộ qua module Giao hàng (Quản lý shipper). KHÔNG áp dụng cho đơn bàn giao trọn gói cho đơn vị vận chuyển ngoài (3PL) |
| Tần suất | Hàng ngày, điều phối theo đợt trước giờ shipper xuất phát |
Điều kiện tiên quyết
- Bưu cục đã tạo với địa chỉ và tọa độ chính xác
- Tài khoản Shipper ở trạng thái Có hiệu lực và gắn đúng bưu cục (duyệt từ Đơn đăng ký shipper nếu là shipper mới)
- Nhóm vận đơn đã khai báo nếu cần phân loại dịch vụ
- Tính năng giao hàng nội bộ và quyền menu Quản lý shipper đã bật
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Chuẩn bị vận đơn
- Ai làm: Điều phối viên
- Thao tác: tạo hoặc rà vận đơn từ luồng tích hợp trên trang Vận đơn: chọn bưu cục xuất phát, nhóm vận đơn, điền người nhận, địa chỉ, dán tọa độ (tránh tag Lỗi tọa độ), nhập COD / khối lượng nếu cần thu hộ
- Kết quả mong đợi: vận đơn đầy đủ thông tin, có tọa độ, sẵn sàng điều phối
Bước 2: Gom vận đơn và tạo / gán lượt
- Ai làm: Điều phối viên
- Thao tác: mở Lên kế hoạch giao hàng, lọc vận đơn trong ngày theo bưu cục / nhóm vận đơn, tick các vận đơn cùng tuyến rồi dùng Thêm lượt mới (chọn bưu cục xuất phát, mã lượt, shipper, ngày giao) hoặc Gán lượt giao hàng vào lượt đã có
- Kết quả mong đợi: vận đơn không còn
[Chưa gán lượt], mỗi lượt có shipper và ngày giao
Bước 3: Kiểm tra lượt trước khi xuất phát
- Ai làm: Điều phối viên
- Thao tác: kiểm tra trên Lượt giao hàng: shipper, ngày giao, bưu cục xuất phát, số vận đơn trong lượt; sửa lượt nếu cần đổi shipper hoặc ngày
- Kết quả mong đợi: lượt đúng cấu hình, shipper ở trạng thái Đang làm việc và nhận được lượt
Bước 4: Giao hàng và cập nhật trạng thái
- Ai làm: Shipper
- Thao tác: đi giao theo lượt; trạng thái từng vận đơn được cập nhật theo kết quả (Đang giao hàng, Hoàn thành, Thất bại...) trên Vận đơn, kèm ghi chú và hình ảnh từ shipper nếu có
- Kết quả mong đợi: mọi vận đơn trong lượt về trạng thái kết thúc, có bằng chứng giao khi cần
Bước 5: Theo dõi và hỗ trợ trên bản đồ
- Ai làm: Điều phối viên
- Thao tác: theo dõi tiến độ lượt trên Bản đồ giao hàng (mở nhanh từ nút Dashboard trên danh sách lượt); khi vận đơn trễ hoặc vị trí bất thường, đối soát bằng Nhật ký di chuyển
- Kết quả mong đợi: phát hiện sớm vận đơn trễ / thất bại để điều phối lại kịp thời
Bước 6: Đối soát COD và kết thúc lượt
- Ai làm: Điều phối viên
- Thao tác: đối chiếu tổng COD, COD thành công / thất bại trên Lượt giao hàng; nhận tiền từ shipper rồi cập nhật Đã nộp COD; đặt lượt sang Hoàn thành khi mọi vận đơn đã kết thúc
- Kết quả mong đợi: lượt hoàn thành, COD nộp đủ, vận đơn thất bại được đưa lại vào kế hoạch giao
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Vận đơn không xuất hiện trên trang kế hoạch | Kiểm tra trạng thái vận đơn và bộ lọc bưu cục / nhóm vận đơn / ngày; trang kế hoạch ưu tiên vận đơn chưa gán hoặc còn điều phối được |
| Vận đơn báo Lỗi tọa độ hoặc không hiện trên bản đồ | Mở vận đơn kiểm tra địa chỉ, dùng nút Google Maps lấy Lat, Long và dán vào Toạ độ trên bản đồ |
| Shipper không nhận được lượt | Kiểm tra trạng thái tài khoản Có hiệu lực, trạng thái làm việc và bưu cục của shipper |
| Không hoàn thành được lượt | Lượt chỉ hoàn thành khi mọi vận đơn đã ở trạng thái kết thúc; xử lý nốt vận đơn dang dở trước |
| Không xóa được lượt | Lượt đã gắn vận đơn không xóa được — bỏ gán vận đơn trên trang kế hoạch trước nếu thật sự cần xóa |
| Không có log di chuyển của shipper | Kiểm tra quyền vị trí trên thiết bị, kết nối mạng (Trạng thái network) và trạng thái đăng nhập của shipper |
Checklist hoàn thành
- Không còn vận đơn trong ngày ở trạng thái
[Chưa gán lượt]ngoài kế hoạch - Mỗi lượt có shipper, ngày giao và bưu cục xuất phát đúng
- Mọi vận đơn trong lượt về trạng thái kết thúc; đơn thất bại đã có hướng xử lý lại
- COD đối soát khớp và lượt được đánh dấu Đã nộp COD / Hoàn thành
Tài liệu liên quan
- SOP liên quan: Giao hàng & Lô giao hàng · Vận hành chuỗi xử lý đơn hàng
- Tính năng: Lên kế hoạch giao hàng · Lượt giao hàng · Vận đơn · Shipper · Bưu cục · Bản đồ giao hàng · Nhật ký di chuyển