Bán theo phiên & Nguồn cung
Lập Kế hoạch đặt hàng từ phiên
Quy trình cho nhân viên mua hàng tạo Kế hoạch đặt hàng từ Phiên đặt hàng, khởi tạo dòng kế hoạch, rà soát nhu cầu và phân bổ số lượng đặt cho từng nhà cung cấp trước khi tạo PO.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Gom nhu cầu mua từ đơn bán của phiên thành một kế hoạch có kiểm soát trạng thái, phân bổ rõ số lượng đặt cho từng nhà cung cấp — tránh mua theo số liệu chưa chốt hoặc bỏ sót SKU của đợt |
| Đối tượng áp dụng | Nhân viên mua hàng (lập kế hoạch, phân bổ), Quản lý cung ứng (xác nhận/khóa) — theo Phân quyền |
| Phạm vi | Nhu cầu mua theo đợt bán có Phiên đặt hàng (Loại kế hoạch Dựa trên đơn hàng, Nguồn Phiên đặt hàng). Kế hoạch cũng có thể lập Thủ công không gắn phiên. KHÔNG áp dụng cho mua bổ sung tồn kho thường xuyên — xem nhóm Mua hàng |
| Tần suất | Theo phiên — sau mỗi lần chốt phiên |
Điều kiện tiên quyết
- Phiên đã chốt, các đơn hợp lệ của đợt đã ở trạng thái Đã xác nhận — xem Bán hàng theo phiên
- Kế hoạch nguồn cung của đợt đã lập và Hoạt động (để khởi tạo sẵn nhà cung cấp cho từng SKU) — xem Lập Kế hoạch nguồn cung & phân bổ NCC
- Tài khoản có quyền trên Kế hoạch đặt hàng — xem Phân quyền
- Tính năng Kế hoạch đặt hàng đã bật — xem Kế hoạch đặt hàng
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Tạo Kế hoạch đặt hàng gắn với phiên
- Ai làm: Nhân viên mua hàng
- Thao tác: Vào menu Mua hàng > Kế hoạch đặt hàng, bấm nút Thêm. Trong cửa sổ Thêm mới kế hoạch đặt hàng:
- Loại kế hoạch: chọn Dựa trên đơn hàng (lưu ý trên form: "Không thể thay đổi Loại kế hoạch sau khi tạo")
- Nguồn: chọn Phiên đặt hàng
- Phiên đặt hàng: tìm và chọn phiên của đợt (ô "Chọn phiên đặt hàng..."; bỏ trống sẽ bị chặn với thông báo "Vui lòng chọn một phiên đặt hàng")
- Khi chọn phiên, hệ thống tự điền khối Tiêu chí lọc "(tự động từ phiên)": Trạng thái đơn hàng = Đã xác nhận, Ngày giao = Ngày giao hàng của phiên (cả ngày), Tag = tên phiên. Đây là bộ lọc quyết định đơn nào được gom vào nhu cầu — kiểm tra kỹ trước khi lưu
- Trạng thái: để Nháp, bấm lưu
- Kết quả mong đợi: Kế hoạch được tạo ở trạng thái Nháp và mở trang Cập nhật thông tin với 4 tab: Bước 1: Khởi tạo dữ liệu, Bước 2: Chi tiết đặt hàng, Bước 3: Kế hoạch mua, Bước 4: Đơn mua hàng (các tab sau khóa cho đến khi khởi tạo xong)
Bước 2: Khởi tạo dòng kế hoạch từ dữ liệu phiên
- Ai làm: Nhân viên mua hàng
- Thao tác: Ở tab Bước 1: Khởi tạo dữ liệu (mục "Khởi tạo dữ liệu từ Phiên đặt hàng" — có dòng "Nguồn phiên" kèm link "Xem chi tiết phiên"):
- Chọn Kế hoạch nguồn cung của đợt trong ô "Chọn kế hoạch nguồn cung" — hệ thống sẽ lấy nhà cung cấp theo từng SKU từ kế hoạch này. Nếu bỏ qua, hệ thống cảnh báo "Chưa chọn — sẽ khởi tạo không có nhà cung cấp" và bạn phải thêm NCC thủ công ở bước sau
- Bấm Xem trước dữ liệu từ Phiên — bảng liệt kê các SKU trong phiên với cột Nhà cung cấp (từ Kế hoạch nguồn cung); dòng nào ghi "Chưa có" nghĩa là SKU đó không nằm trong kế hoạch nguồn cung đã chọn
- Bấm Khởi tạo từ dữ liệu phiên, xác nhận trong cửa sổ "Xác nhận khởi tạo từ Phiên đặt hàng" bằng nút Khởi tạo; không đóng cửa sổ khi đang chạy
- Sau khi chạy xong, hệ thống báo "Đã khởi tạo thành công N dòng kế hoạch" và tự kiểm tra thiếu sót: nếu báo "Phát hiện N SKU trong phiên chưa có trong kế hoạch" thì bấm Khởi tạo bổ sung (N SKU); nút Kiểm tra lại để rà lần cuối cho đến khi hiện "Tất cả SKU trong phiên đã được khởi tạo đầy đủ."
- Kết quả mong đợi: Mỗi SKU trong phiên có một dòng kế hoạch, kèm phân bổ nhà cung cấp khởi tạo sẵn từ Kế hoạch nguồn cung; tab Bước 2: Chi tiết đặt hàng được mở khóa
Bước 3: Rà soát Tổng nhu cầu và đối chiếu tồn kho
-
Ai làm: Nhân viên mua hàng
-
Thao tác: Sang tab Bước 2: Chi tiết đặt hàng. Đầu tab có dòng tổng kết dạng "Tổng nhu cầu: tổng hợp từ N đơn hàng có trạng thái ..., ngày giao ..., tag ..." kèm link mở danh sách đơn và nút [Sửa] mở cửa sổ Bộ lọc đơn hàng (sửa được Trạng thái đơn hàng, Ngày giao, Tag, Nhà kho). Trên bảng chi tiết, đọc các cột theo từng SKU:
- Tổng nhu cầu — tổng hợp từ đơn của phiên; bấm biểu tượng tính lại trên tiêu đề cột ("Tính lại Tổng nhu cầu từ dữ liệu đơn hàng") sau khi có đơn hủy/sửa muộn; bấm vào con số để xem popover "Chi tiết nhu cầu — N đơn hàng"
- Tồn hiện tại — tồn kho theo kho đã chọn (bộ chọn kho mặc định "Tất cả kho")
- Đã tạo PO — số lượng đã nằm trên các PO tạo từ kế hoạch này
- Đặt hàng NCC — số lượng dự kiến đặt nhà cung cấp (nhập ở Bước 4 của SOP này)
- Thiếu dư hàng — công thức trên dòng SKU: Tồn hiện tại + Đã tạo PO + SL Đặt NCC − Tổng nhu cầu; âm là thiếu (dòng tô nền đỏ), dương là dư
Dùng ô "Tìm tên, mã, SKU, barcode...", bộ lọc "Lọc nhà cung cấp", "Lọc danh mục" và hai ô tích Nhu cầu > 0, Thiếu hàng để soát nhanh. Nếu xuất hiện cảnh báo "SKU không còn trong tổng hợp đơn hàng hiện tại", đó là dòng không còn khớp đơn sau lần tính lại — hệ thống không tự xóa, vận hành tự quyết định xử lý
-
Kết quả mong đợi: Tổng nhu cầu từng SKU phản ánh đúng tập đơn đã chốt của phiên; các SKU thiếu hàng được nhận diện rõ
Bước 4: Phân bổ số lượng đặt cho từng nhà cung cấp
- Ai làm: Nhân viên mua hàng
- Thao tác: Vẫn ở tab Bước 2: Chi tiết đặt hàng, bấm mở rộng dòng SKU để xem phân bổ theo từng nhà cung cấp (danh sách NCC lấy từ Kế hoạch nguồn cung khi khởi tạo, hoặc thêm NCC khác bằng nút mua thêm trên dòng). Nhập số lượng Đặt hàng NCC cho từng NCC dựa trên Tổng nhu cầu, Tồn hiện tại và năng lực NCC; với sản phẩm cân ký, số lượng theo kg và hệ thống ước lượng kèm số đơn vị đếm (ví dụ số trái). Cột SKU nào cần xem chi tiết phân bổ nguồn hàng mặc định của sản phẩm, đối chiếu Phân bổ nhu cầu trên sản phẩm
- Kết quả mong đợi: Mỗi SKU có số lượng Đặt hàng NCC cụ thể theo từng nhà cung cấp; cột Thiếu dư hàng không còn dòng âm (hoặc phần thiếu đã được ghi nhận để báo đội bán)
Bước 5: Xác nhận kế hoạch
- Ai làm: Quản lý cung ứng
- Thao tác: Duyệt nội dung kế hoạch, sau đó trên thanh đầu trang của kế hoạch đổi ô Trạng thái từ Nháp sang Đã xác nhận và bấm Lưu. Việc chuyển trạng thái là thao tác chọn trong danh sách trạng thái (Nháp / Đã xác nhận / Đã khóa / Đã hủy) — không có nút duyệt riêng và giao diện không tự khóa chỉnh sửa theo trạng thái, nên tổ chức phải quy định rõ ai được đổi trạng thái
- Kết quả mong đợi: Kế hoạch ở trạng thái Đã xác nhận — nhu cầu được coi là số liệu chính thức của đợt
Bước 6: Khóa kế hoạch
- Ai làm: Quản lý cung ứng
- Thao tác: Khi chắc chắn không còn thay đổi (đơn hủy/sửa muộn đã xử lý và đã bấm tính lại Tổng nhu cầu), đổi ô Trạng thái sang Đã khóa và bấm Lưu để cố định số liệu trước khi tạo PO. Sau thời điểm này, mọi chỉnh sửa phải qua người có quyền và phải thông báo các bên
- Kết quả mong đợi: Kế hoạch ở trạng thái Đã khóa, sẵn sàng cho bước tạo PO tại tab Bước 3: Kế hoạch mua — xem Tạo PO từ kế hoạch & nhận hàng
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Nhầm Phiên đặt hàng với Kế hoạch đặt hàng | Phiên đặt hàng (menu Bán hàng) là nơi nhận đơn; Kế hoạch đặt hàng (menu Mua hàng) là nơi gom nhu cầu để mua — hai đối tượng khác nhau, kế hoạch chỉ tham chiếu phiên qua trường Nguồn |
| Tổng nhu cầu bằng 0 hoặc thấp bất thường | Kiểm tra khối tổng kết đầu tab Bước 2: đơn của phiên phải ở trạng thái Đã xác nhận, có tag đúng tên phiên và ngày giao trùng Ngày giao hàng của phiên. Sửa qua nút [Sửa] (Bộ lọc đơn hàng) nếu tiêu chí lệch, hoặc quay lại xác nhận đơn rồi bấm tính lại |
| Cột Nhà cung cấp trống ("Chưa có") hàng loạt khi xem trước khởi tạo | Chưa chọn Kế hoạch nguồn cung ở Bước 1, hoặc SKU không nằm trong kế hoạch đã chọn — chọn đúng kế hoạch của đợt trước khi khởi tạo, hoặc bổ sung sản phẩm vào Kế hoạch nguồn cung rồi khởi tạo bổ sung |
| Phát hiện SKU trong phiên chưa có trong kế hoạch sau khi đã khởi tạo | Dùng nút Khởi tạo bổ sung (N SKU) ngay tại tab Bước 1; bấm Kiểm tra lại cho đến khi hệ thống báo đã đầy đủ |
| Đơn hủy/sửa sau khi kế hoạch đã khởi tạo | Bấm nút tính lại trên cột Tổng nhu cầu; nếu xuất hiện cảnh báo "SKU không còn trong tổng hợp đơn hàng hiện tại" hoặc "Phát hiện SKU mới từ tổng hợp đơn", rà từng dòng và điều chỉnh Đặt hàng NCC tương ứng |
| Cần sửa kế hoạch sau khi đã Đã xác nhận / Đã khóa | Giao diện không tự chặn, vì vậy tuyệt đối tuân thủ quy trình: chỉ người có thẩm quyền đổi trạng thái về trước rồi sửa, đánh giá tác động tới PO đã tạo (tab Bước 4: Đơn mua hàng) và thông báo các bên |
| Kế hoạch không còn dùng (đợt hủy) | Đổi Trạng thái sang Đã hủy thay vì để Nháp trôi nổi, tránh nhầm với kế hoạch đang chạy |
| Không thấy menu Kế hoạch đặt hàng | Tính năng chưa bật trong gói dịch vụ hoặc tài khoản thiếu quyền — liên hệ quản trị hoặc đối tác triển khai |
Checklist hoàn thành
- Kế hoạch có Loại Dựa trên đơn hàng, Nguồn Phiên đặt hàng và gắn đúng phiên của đợt
- Đã khởi tạo đủ dòng kế hoạch — tab Bước 1 báo "Tất cả SKU trong phiên đã được khởi tạo đầy đủ."
- Tổng nhu cầu đã tính lại sau các thay đổi đơn muộn; số đơn gom vào khớp tập đơn đã chốt
- Mỗi SKU có Đặt hàng NCC phân bổ theo nhà cung cấp; không còn dòng Thiếu dư hàng âm ngoài dự kiến
- Kế hoạch đã qua Đã xác nhận và chuyển Đã khóa trước khi tạo PO
Tài liệu liên quan
- SOP trước: Bán hàng theo phiên
- SOP tiếp theo: Tạo PO từ Kế hoạch đặt hàng & nhận hàng
- SOP liên quan: Lập Kế hoạch nguồn cung & phân bổ NCC
- Tính năng: Kế hoạch đặt hàng, Phân bổ nhu cầu trên sản phẩm
Bán hàng theo phiên — nhận đơn và chốt phiên
Quy trình cho đội bán hàng nhận đơn trong khung thời gian của Phiên đặt hàng, theo dõi đơn theo phiên và chốt phiên tại Ngày chốt đơn để cố định nhu cầu cho kế hoạch mua.
Tạo PO từ Kế hoạch đặt hàng và nhận hàng
Quy trình cho đội mua hàng tạo PO cho từng nhà cung cấp ngay trong Kế hoạch đặt hàng (tab Kế hoạch mua), duyệt và nhận hàng đúng thời hạn để kịp xử lý đơn của phiên.