Mở và quản lý Phiên đặt hàng

Thông tin chung

Điều kiện tiên quyết

• Tài khoản có quyền cấu hình Phiên đặt hàng — xem Phân quyền; nếu không thấy menu Phiên đặt hàng, tính năng có thể chưa bật trong gói dịch vụ
• Đã nắm khái niệm và cách dùng Phiên đặt hàng — xem Phiên đặt hàng
• Sản phẩm bán trong đợt đã sẵn sàng trên hệ thống — xem Sản phẩm
• Nếu đợt có Kế hoạch nguồn cung: kế hoạch đã lập và ở trạng thái Hoạt động — xem Lập Kế hoạch nguồn cung & phân bổ NCC

Sơ đồ quy trình

Các bước thực hiện

Bước 1: Xác định 4 mốc thời gian và ngữ cảnh của đợt

• Ai làm: Quản lý bán hàng
• Thao tác: Chốt lịch đợt bán trước khi khai báo trên hệ thống. Phiên đặt hàng có 4 mốc thời gian, mỗi mốc gồm ngày và giờ:
  • Ngày bắt đầu — thời điểm phiên bắt đầu nhận đơn
  • Ngày chốt đơn — sau mốc này hệ thống không còn gán phiên tự động cho đơn mới (mô tả trên form: "Chỉ gán phiên tự động nếu đơn hàng được tạo trước ngày chốt."). Đây chính là thời điểm "chốt phiên" về mặt nhận đơn
  • Ngày kết thúc — thời điểm phiên kết thúc
  • Ngày giao hàng — ngày dự kiến giao đơn của đợt; mốc này sẽ được Kế hoạch đặt hàng dùng làm tiêu chí lọc đơn, nên phải khai đúng
• Kết quả mong đợi: Có đủ thông tin để khai báo phiên; đội vận hành đã biết lịch đợt bán

Bước 2: Tạo Phiên đặt hàng

• Ai làm: Quản lý bán hàng
• Thao tác: Vào menu Bán hàng > Phiên đặt hàng, bấm nút Thêm. Trên form Thông tin phiên đặt hàng:
  • Nhập Tên phiên (bắt buộc; tên không được trùng phiên đã có — hệ thống báo "Tên phiên đặt hàng đã tồn tại"). Tên phiên nên đặt theo quy ước của đợt vì tên này sẽ được dùng làm tag lọc đơn ở Kế hoạch đặt hàng
  • Nhập 4 mốc thời gian ở Bước 1. Nếu bỏ trống giờ, hệ thống tự điền: bắt đầu 00:00:00, chốt đơn 23:59:59, kết thúc 23:59:59, giao hàng 00:00:00. Ràng buộc: "Ngày bắt đầu phải trước ngày kết thúc" và "Ngày chốt đơn phải trước hoặc bằng ngày kết thúc"
  • Chọn Trạng thái ở cột phải: Chưa hiệu lực / Có hiệu lực / Vô hiệu lực / Đã hủy. Nếu chưa muốn nhận đơn ngay, để Chưa hiệu lực và chỉ chuyển Có hiệu lực khi vào đợt
  • Nhập Ghi chú nội bộ nếu cần, rồi bấm Lưu
  • Mẹo: nếu đợt mới giống đợt cũ, tại Danh sách phiên đặt hàng dùng nút Clone trên dòng phiên cũ (hộp thoại "Xác nhận tạo bản sao") — bản sao mang theo toàn bộ sản phẩm trong phiên, ở trạng thái Chưa hiệu lực; chỉ cần sửa lại tên và 4 mốc thời gian
• Kết quả mong đợi: Phiên được tạo và chuyển sang trang Cập nhật thông tin; phiên xuất hiện trong Danh sách phiên đặt hàng với đúng thời gian và trạng thái

Bước 3: Liên kết Kế hoạch nguồn cung vào phiên (nếu đợt có kế hoạch)

• Ai làm: Quản lý bán hàng
• Thao tác: Trên trang cập nhật phiên, tại mục Sản phẩm trong phiên có dòng Liên kết tới Kế hoạch nguồn cung. Khi chưa liên kết, hệ thống hiển thị "Chưa liên kết" — bấm nút Liên kết, trong cửa sổ Chọn Kế hoạch nguồn cung tìm theo tên kế hoạch và bấm Chọn. Hệ thống lưu ngay lên phiên và báo "Đã lưu liên kết kế hoạch nguồn cung vào phiên". Muốn đổi hoặc gỡ, dùng nút Thay đổi / Xoá liên kết
• Kết quả mong đợi: Phiên gắn đúng Kế hoạch nguồn cung của đợt; hệ thống bắt đầu kiểm tra đồng bộ sản phẩm giữa kế hoạch và phiên

Bước 4: Đưa sản phẩm vào phiên và đặt hạn mức

• Ai làm: Quản lý bán hàng

• Thao tác: Vẫn tại mục Sản phẩm trong phiên, thêm sản phẩm theo một trong ba cách:

  • Bấm nút Import từ Kế hoạch nguồn cung (chỉ dùng được khi đã liên kết kế hoạch — nếu chưa, hệ thống nhắc "Vui lòng liên kết Kế hoạch nguồn cung trước khi import"): chọn sản phẩm từ kế hoạch, bấm Xem trước dữ liệu rồi Thêm vào phiên
  • Tìm và chọn từng sản phẩm bằng ô tìm kiếm sản phẩm phía trên danh sách
  • Import hàng loạt từ file Excel bằng chức năng Import sản phẩm trong phiên từ file Excel

  Với từng dòng sản phẩm, kiểm tra:

  • Hạn mức tổng — tổng số lượng tối đa khách được đặt cho sản phẩm này trong phiên; 0 = không giới hạn (hiển thị ∞)
  • Giới hạn theo phiên bản — chọn các phiên bản (SKU) cụ thể được bán; để trống = áp dụng tất cả phiên bản
  • Công tắc bật/tắt từng dòng (trạng thái Có hiệu lực / Vô hiệu lực); có thể chọn nhiều dòng rồi dùng Bật đã chọn / Tắt đã chọn

  Nếu phiên đã liên kết kế hoạch, theo dõi khối kiểm tra đồng bộ phía trên danh sách: trạng thái "Đã đồng bộ" là đạt; nếu báo "N sản phẩm có trong kế hoạch nhưng chưa có trong phiên" thì bấm Thêm vào phiên từng dòng hoặc Thêm tất cả vào phiên; nút Tính toán lại để kiểm tra lại sau khi sửa

• Kết quả mong đợi: Danh sách sản phẩm trong phiên khớp Kế hoạch nguồn cung (nếu có), hạn mức và phiên bản đúng kế hoạch bán của đợt

Bước 5: Soạn nội dung hiển thị cho kênh bán online (nếu có)

• Ai làm: Quản lý bán hàng
• Thao tác: Tại mục Nội dung hiển thị trên trang cập nhật phiên, nhập Tiêu đề hiển thị, Ảnh đại diện, Thư viện hình ảnh, Mô tả; cấu hình SEO nếu phiên có trang riêng trên website. Bấm Lưu
• Kết quả mong đợi: Phiên hiển thị đúng nội dung trên website bán hàng

Bước 6: Kích hoạt phiên và kiểm tra trước giờ nhận đơn

• Ai làm: Quản lý bán hàng
• Thao tác: Chuyển Trạng thái của phiên sang Có hiệu lực và bấm Lưu. Mở Danh sách phiên đặt hàng xác nhận phiên của đợt đang Có hiệu lực với đúng 4 mốc thời gian; nếu bán qua website, kiểm tra hiển thị ngoài trang bán
• Kết quả mong đợi: Phiên sẵn sàng nhận đơn trong khung thời gian đã khai; khách đặt được hàng đúng danh mục và hạn mức

Bước 7: Chỉnh sửa hoặc tắt phiên đang dùng (khi cần)

• Ai làm: Quản lý bán hàng
• Thao tác: Mở phiên cần cập nhật từ danh sách, thay đổi thông tin, đánh giá tác động tới đơn đang mở và kênh bán và thông báo đội vận hành trước khi bấm Lưu. Muốn dừng nhận đơn chủ động trước hạn, chuyển Trạng thái sang Vô hiệu lực rồi Lưu — không có nút "chốt phiên" riêng. Chỉ xóa phiên khi phiên chưa từng nhận đơn
• Kết quả mong đợi: Phiên cập nhật đúng; website và các kênh liên quan phản ánh thay đổi; không có đơn nào bị gián đoạn ngoài dự kiến

Xử lý ngoại lệ

Checklist hoàn thành

• Phiên đã tạo với Tên phiên đúng quy ước và đủ 4 mốc: Ngày bắt đầu, Ngày chốt đơn, Ngày kết thúc, Ngày giao hàng
• Kế hoạch nguồn cung của đợt đã liên kết vào phiên (nếu đợt có kế hoạch) và khối đồng bộ báo "Đã đồng bộ"
• Sản phẩm trong phiên đủ danh mục, Hạn mức tổng và giới hạn phiên bản đúng kế hoạch bán
• Nội dung hiển thị website đã soạn (nếu bán online)
• Phiên ở trạng thái Có hiệu lực đúng giờ mở bán; đội vận hành đã được thông báo lịch nhận đơn
• Các phiên cũ hết đợt đã chuyển Vô hiệu lực sau khi kiểm tra phụ thuộc

Tài liệu liên quan

• SOP tiếp theo trong chuỗi: Bán hàng theo phiên
• SOP liên quan: Lập Kế hoạch nguồn cung & phân bổ NCC (kế hoạch cần có trước khi liên kết vào phiên)
• Chuỗi tổng thể: Bán theo phiên & Nguồn cung
• Tính năng: Phiên đặt hàng, Tạo và chỉnh sửa phiên đặt hàng, Danh sách phiên đặt hàng