Bán hàng theo phiên — nhận đơn và chốt phiên

Quy trình cho đội bán hàng nhận đơn trong khung thời gian của Phiên đặt hàng, theo dõi đơn theo phiên và chốt phiên tại Ngày chốt đơn để cố định nhu cầu cho kế hoạch mua.

Thông tin chung

Trường	Nội dung
Mục đích	Đảm bảo đơn chỉ được nhận trong khung thời gian của phiên và được chốt đúng Ngày chốt đơn, để số liệu nhu cầu chuyển sang Kế hoạch đặt hàng là số liệu cố định, không bị đơn phát sinh muộn làm lệch
Đối tượng áp dụng	Nhân viên bán hàng (nhận đơn), Quản lý bán hàng (giám sát và chốt phiên) — theo Phân quyền
Phạm vi	Đơn bán trong các đợt có Phiên đặt hàng (nông sản, hàng tươi, hàng đặt trước) trên website hoặc kênh admin. KHÔNG áp dụng cho đơn bán liên tục ngoài phiên
Tần suất	Theo phiên — lặp lại mỗi đợt bán

Điều kiện tiên quyết

Phiên đặt hàng của đợt đang Có hiệu lực, đủ 4 mốc thời gian và sản phẩm đúng danh mục — xem Mở và quản lý Phiên đặt hàng
Tài khoản có quyền xem và tạo đơn hàng — xem Phân quyền
Đội bán nắm cách lên đơn chuẩn — xem Lên đơn hàng

Sơ đồ quy trình

Các bước thực hiện

Bước 1: Kiểm tra phiên trước giờ nhận đơn

Ai làm: Quản lý bán hàng
Thao tác: Mở Bán hàng > Phiên đặt hàng, xác nhận phiên của đợt ở trạng thái Có hiệu lực và đúng các mốc Ngày bắt đầu, Ngày chốt đơn, Ngày kết thúc, Ngày giao hàng — xem Danh sách phiên đặt hàng. Nếu bán qua website, kiểm tra phiên hiển thị đúng ngoài trang bán
Kết quả mong đợi: Phiên đang mở, kênh bán sẵn sàng nhận đơn

Bước 2: Nhận đơn trong phiên

Ai làm: Nhân viên bán hàng
Thao tác: Nhận đơn khách đặt qua website trong khung giờ phiên; với đơn qua tư vấn, lên đơn theo quy trình Lên đơn hàng. Đơn tạo trước Ngày chốt đơn được hệ thống gán phiên tự động (mô tả trên form phiên: "Chỉ gán phiên tự động nếu đơn hàng được tạo trước ngày chốt."). Trên chi tiết đơn, dòng sản phẩm bán theo giá của phiên mang nhãn Phiên. Việc xử lý trạng thái từng đơn sau khi vào hệ thống theo Quản lý vòng đời đơn hàng
Kết quả mong đợi: Mọi đơn của đợt đều nằm trong Danh sách đơn hàng, phát sinh trước Ngày chốt đơn và được gán vào phiên

Bước 3: Theo dõi đơn theo phiên

Ai làm: Quản lý bán hàng
Thao tác: Trong khi phiên mở, vào Danh sách đơn hàng và lọc tập đơn của phiên theo các tiêu chí mà Kế hoạch đặt hàng sẽ dùng: tag chứa tên phiên và ngày giao trùng Ngày giao hàng của phiên. Theo dõi số đơn, hạn mức sản phẩm sắp chạm trần (Hạn mức tổng trên phiên) và trạng thái thanh toán/giao hàng theo Trạng thái đơn hàng
Kết quả mong đợi: Nắm được lượng đơn và mặt hàng bán chạy trong phiên; phát hiện sớm đơn bất thường hoặc đơn thiếu tag/ngày giao (sẽ bị sót khi gom nhu cầu)

Bước 4: Chốt phiên (dừng nhận đơn)

Ai làm: Quản lý bán hàng
Thao tác: Chốt phiên diễn ra theo Ngày chốt đơn đã cấu hình — không có nút "chốt phiên" riêng. Sau mốc này hệ thống không còn gán phiên tự động cho đơn tạo mới. Nếu cần dừng nhận đơn sớm hơn kế hoạch, mở phiên và chuyển Trạng thái sang Vô hiệu lực rồi Lưu — xem Tạo và chỉnh sửa phiên đặt hàng. Sau khi chốt, kiểm tra kênh bán (đặc biệt website) đã ngừng nhận đơn vào phiên
Kết quả mong đợi: Không còn đơn mới được gán vào phiên; tập đơn của đợt cố định

Bước 5: Rà soát và xác nhận đơn sau chốt

Ai làm: Quản lý bán hàng
Thao tác: Lọc lại toàn bộ đơn của phiên trên Danh sách đơn hàng. Lưu ý quan trọng: Kế hoạch đặt hàng mặc định chỉ gom các đơn ở trạng thái Đã xác nhận — vì vậy phải xác nhận xong các đơn hợp lệ của phiên trước khi lập kế hoạch. Đồng thời rà đơn thiếu thông tin, đơn hủy, đơn sai ngày giao hoặc thiếu tag phiên
Kết quả mong đợi: Tập đơn sạch, đúng trạng thái Đã xác nhận, sẵn sàng làm nguồn cho Kế hoạch đặt hàng

Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Đơn phát sinh sau Ngày chốt đơn nhưng khách vẫn muốn nhận trong đợt	Đơn tạo sau mốc chốt không được gán phiên tự động; quyết định nhận vào đợt sau hay xử lý riêng theo quy định nội bộ. Nếu buộc nhận vào đợt, phải chỉnh tay tag/ngày giao của đơn cho khớp tiêu chí lọc của kế hoạch và báo người lập Kế hoạch đặt hàng bấm tính lại nhu cầu
Website vẫn nhận đơn sau khi đã tắt phiên	Thử tải lại trang hoặc chờ đồng bộ theo hướng dẫn triển khai; kiểm tra lại trạng thái phiên trong Danh sách phiên đặt hàng trước khi kết luận lỗi
Khách đặt vượt hạn mức sản phẩm trong phiên	Hạn mức tổng trên dòng sản phẩm của phiên giới hạn tổng lượng đặt; nếu cần bán thêm, Quản lý bán hàng cân nhắc nâng hạn mức trên phiên (đánh giá nguồn cung trước) — xem Mở và quản lý Phiên đặt hàng
Phiên bị sửa giữa lúc đang nhận đơn	Mọi thay đổi phiên đang dùng phải báo đội vận hành và đánh giá tác động tới đơn đang mở — đối chiếu Mở và quản lý Phiên đặt hàng
Đơn trong phiên chưa được xác nhận trước giờ lập kế hoạch	Đơn ở trạng thái khác Đã xác nhận sẽ không được gom vào nhu cầu mặc định của Kế hoạch đặt hàng; xử lý xác nhận đơn dứt điểm theo Quản lý vòng đời đơn hàng trước khi báo tập đơn sẵn sàng
Khách muốn hủy/sửa đơn sau khi phiên đã chốt	Xử lý theo Quản lý vòng đời đơn hàng và thông báo người lập Kế hoạch đặt hàng bấm tính lại nhu cầu nếu kế hoạch đã khởi tạo

Checklist hoàn thành

Toàn bộ đơn của đợt phát sinh trước Ngày chốt đơn và được gán vào phiên (tag tên phiên, ngày giao đúng)
Phiên đã ngừng nhận đơn (qua mốc chốt hoặc đã chuyển Vô hiệu lực), kênh bán đã kiểm tra
Các đơn hợp lệ của phiên đã ở trạng thái Đã xác nhận
Đơn bất thường (thiếu thông tin, hủy, sai tag/ngày giao) đã rà soát và xử lý
Người lập kế hoạch mua đã được báo tập đơn của phiên sẵn sàng

Tài liệu liên quan

SOP trước: Mở và quản lý Phiên đặt hàng
SOP tiếp theo: Lập Kế hoạch đặt hàng từ phiên
SOP liên quan: Lên đơn hàng, Quản lý vòng đời đơn hàng
Tính năng: Phiên đặt hàng, Đơn hàng, Trạng thái đơn hàng

Bán hàng theo phiên — nhận đơn và chốt phiên

On this page