Bán theo phiên & Nguồn cung
Lập Kế hoạch nguồn cung và phân bổ nhà cung cấp
Quy trình cho đội mua hàng lập Kế hoạch nguồn cung của đợt — danh mục nhà cung cấp, sản phẩm, sản lượng dự kiến, giá và leadtime — làm nền cho Phiên đặt hàng và Kế hoạch đặt hàng.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Xác định trước đợt bán: mặt hàng nào lấy từ nhà cung cấp nào, sản lượng dự kiến/tối đa bao nhiêu, giá và leadtime thế nào — để phiên chỉ bán những gì có nguồn cung và bước đặt hàng NCC chỉ là thực thi, không phải quyết định chọn nguồn lúc cận giờ |
| Đối tượng áp dụng | Nhân viên mua hàng (lập kế hoạch), Quản lý cung ứng (rà soát, kích hoạt) — theo Phân quyền |
| Phạm vi | Nguồn cung theo đợt cho mô hình bán theo phiên (nông sản, hàng tươi). Kế hoạch nguồn cung được lập TRƯỚC khi mở phiên (khác trình tự với sơ đồ tổng thể — nó là dữ liệu nền dùng xuyên suốt chuỗi). KHÔNG áp dụng cho mua bổ sung tồn kho không qua kế hoạch — xem nhóm Mua hàng |
| Tần suất | Theo đợt/mùa vụ — lập hoặc cập nhật trước mỗi đợt bán; rà lại khi nguồn hàng thay đổi |
Điều kiện tiên quyết
- Hồ sơ nhà cung cấp đã khai báo — xem Nhà cung cấp
- Sản phẩm và phiên bản (SKU) của đợt đã có trên hệ thống — xem Sản phẩm
- Giá mua theo NCC đã cập nhật (hệ thống hiển thị Giá mua hiện tại để đối chiếu) — xem Giá mua theo nhà cung cấp
- Tài khoản có quyền xem/quản lý Kế hoạch nguồn cung — xem Phân quyền
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Chuẩn bị phương án nguồn cung của đợt
- Ai làm: Nhân viên mua hàng
- Thao tác: Trước khi khai báo, chốt với các nhà cung cấp: mặt hàng cung cấp trong đợt, sản lượng cam kết, giá và số ngày giao hàng (leadtime). Đối chiếu năng lực với hồ sơ Nhà cung cấp và Giá mua theo nhà cung cấp
- Kết quả mong đợi: Có phương án nguồn cung rõ theo từng NCC: sản phẩm, sản lượng, giá, leadtime
Bước 2: Tạo Kế hoạch nguồn cung
- Ai làm: Nhân viên mua hàng
- Thao tác: Vào menu Mua hàng > Kế hoạch nguồn cung, bấm nút Thêm. Trong cửa sổ Thêm kế hoạch nguồn cung, nhập Tên kế hoạch (bắt buộc — bỏ trống bị chặn "Vui lòng nhập tên kế hoạch"; nên đặt theo đợt/mùa vụ để dễ chọn ở các bước sau), Ghi chú, chọn Trạng thái (Hoạt động / Vô hiệu — mặc định Hoạt động) và khoảng Thời gian áp dụng, rồi lưu
- Kết quả mong đợi: Kế hoạch được tạo và mở trang Chi tiết kế hoạch nguồn cung; kế hoạch xuất hiện trong danh sách Kế hoạch nguồn cung
Bước 3: Thêm nhà cung cấp và sản phẩm vào kế hoạch
-
Ai làm: Nhân viên mua hàng
-
Thao tác: Trên trang chi tiết kế hoạch, tại mục Thêm nhà cung cấp & sản phẩm:
- Bước 1: Chọn nhà cung cấp — tìm và chọn NCC (nếu chọn sản phẩm trước, hệ thống nhắc "Vui lòng chọn nhà cung cấp trước")
- Bước 2: Chọn sản phẩm cần thêm vào kế hoạch — tìm và chọn từng sản phẩm/phiên bản cho NCC đó
- Trên mỗi dòng của bảng theo NCC, nhập:
- SL dự kiến — sản lượng dự kiến NCC cung cấp trong đợt
- SL tối đa — trần sản lượng NCC đáp ứng được
- Giá điều chỉnh từ NCC — giá chào riêng cho đợt (hệ thống hiển thị kèm Giá mua hiện tại để so sánh)
- Leadtime (ngày) — số ngày từ lúc đặt đến lúc hàng về
- Ghi chú nếu cần; công tắc trên dòng để bật/tắt dòng đang sản xuất
Danh sách nhóm theo NCC (dòng tổng kết dạng "N nhà cung cấp — N dòng", nút Mở tất cả / Thu gọn tất cả); ô "Tìm nhà cung cấp..." và bộ lọc Lọc theo trạng thái sản xuất (Tất cả trạng thái / Chỉ hiện các dòng đang sản xuất (Đang bật) / Chỉ hiện các dòng ngưng sản xuất (Đang tắt)) giúp soát nhanh. Xóa nhiều dòng bằng cách chọn dòng rồi bấm Xóa đã chọn
-
Kết quả mong đợi: Mỗi sản phẩm của đợt có ít nhất một dòng NCC với SL dự kiến/tối đa, giá và leadtime; một sản phẩm có thể nằm ở nhiều NCC nếu chia nguồn
Bước 4: Rà soát độ phủ và kích hoạt kế hoạch
- Ai làm: Quản lý cung ứng
- Thao tác: Đối chiếu danh mục trong kế hoạch với danh mục dự kiến bán của đợt: sản phẩm nào chưa có NCC thì bổ sung hoặc loại khỏi kế hoạch bán và báo Quản lý bán hàng. Kiểm tra Trạng thái kế hoạch là Hoạt động — ở bước khởi tạo Kế hoạch đặt hàng, hệ thống chỉ liệt kê các kế hoạch Hoạt động; còn cửa sổ liên kết kế hoạch vào Phiên đặt hàng hiển thị cả kế hoạch Vô hiệu kèm cột Trạng thái, nên phải nhìn đúng trạng thái khi chọn. Bấm Lưu nếu có chỉnh sửa
- Kết quả mong đợi: Kế hoạch Hoạt động, phủ đủ danh mục đợt bán, sẵn sàng cho hai bước dùng tiếp theo
Bước 5: Bàn giao cho các bước sau của chuỗi
- Ai làm: Nhân viên mua hàng
- Thao tác: Thông báo Quản lý bán hàng tên kế hoạch để: (1) liên kết vào Phiên đặt hàng và import sản phẩm vào phiên — xem Mở và quản lý Phiên đặt hàng; (2) người lập Kế hoạch đặt hàng chọn đúng kế hoạch này ở bước khởi tạo để hệ thống gán sẵn NCC cho từng SKU — xem Lập Kế hoạch đặt hàng từ phiên. Trong suốt đợt, nếu nguồn hàng thay đổi (NCC hụt sản lượng, thêm NCC mới), cập nhật dòng tương ứng trong kế hoạch và báo các bên
- Kết quả mong đợi: Phiên và Kế hoạch đặt hàng của đợt cùng tham chiếu một Kế hoạch nguồn cung thống nhất
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Nhầm Kế hoạch nguồn cung với Nhà cung cấp | Hai đối tượng khác nhau: kế hoạch là danh mục "NCC nào cung cấp sản phẩm gì, bao nhiêu, giá nào cho đợt"; hồ sơ đối tác quản lý ở Nhà cung cấp. Thao tác lập kế hoạch thực hiện tại Mua hàng > Kế hoạch nguồn cung |
| Một NCC không đáp ứng đủ sản lượng hoặc leadtime của đợt | Thêm sản phẩm đó vào NCC khác trong cùng kế hoạch (chia nguồn); nếu tổng vẫn thiếu so với kế hoạch bán, báo Quản lý bán hàng điều chỉnh danh mục/hạn mức phiên trước khi mở bán, không để thiếu hụt lộ ra lúc nhận hàng |
| Kế hoạch ở trạng thái Vô hiệu | Kế hoạch Vô hiệu không hiện ra ở bước khởi tạo Kế hoạch đặt hàng; trong cửa sổ liên kết vào phiên vẫn hiện nhưng kèm nhãn trạng thái Vô hiệu — kiểm tra lý do vô hiệu, chuyển lại Hoạt động nếu còn dùng hoặc lập kế hoạch mới cho đợt |
| Lưu dòng sản phẩm bị lỗi ("Có dòng lưu thất bại") | Kiểm tra lại từng dòng vừa nhập (sản phẩm, số lượng) và lưu lại; dòng lỗi chưa được ghi nhận vào kế hoạch |
| Nguồn hàng thay đổi sau khi phiên đã mở hoặc Kế hoạch đặt hàng đã khởi tạo | Cập nhật dòng NCC trong kế hoạch, sau đó: trên phiên bấm Tính toán lại ở khối đồng bộ để rà sản phẩm; trên Kế hoạch đặt hàng điều chỉnh phân bổ Đặt hàng NCC tương ứng và thông báo các bên |
| Không thấy menu Kế hoạch nguồn cung | Tài khoản thiếu quyền xem kế hoạch nguồn cung hoặc tính năng chưa bật trong gói dịch vụ — liên hệ quản trị hoặc đối tác triển khai |
Checklist hoàn thành
- Kế hoạch có Tên kế hoạch theo quy ước đợt, khoảng Thời gian đúng lịch đợt bán
- Mọi sản phẩm dự kiến bán trong đợt đều có ít nhất một dòng NCC với SL dự kiến, SL tối đa, giá và Leadtime (ngày)
- Giá trên kế hoạch đã đối chiếu Giá mua hiện tại / Giá điều chỉnh từ NCC
- Kế hoạch ở trạng thái Hoạt động
- Tên kế hoạch đã bàn giao cho người mở phiên và người lập Kế hoạch đặt hàng
Tài liệu liên quan
- SOP dùng kế hoạch này: Mở và quản lý Phiên đặt hàng, Lập Kế hoạch đặt hàng từ phiên
- SOP cuối chuỗi: Tạo PO từ Kế hoạch đặt hàng & nhận hàng
- Tính năng: Kế hoạch nguồn cung, Nhà cung cấp, Giá mua theo nhà cung cấp
Bán theo phiên & Nguồn cung
Chuỗi quy trình từ Phiên đặt hàng, gom nhu cầu thành Kế hoạch đặt hàng, lập Kế hoạch nguồn cung đến PO và nhận hàng.
Mở và quản lý Phiên đặt hàng
Quy trình cho quản lý bán hàng thiết lập Phiên đặt hàng — khai báo 4 mốc thời gian, gắn Kế hoạch nguồn cung, đưa sản phẩm vào phiên và quản lý an toàn khi sửa hoặc tắt phiên đang dùng.