Tạo PO từ Kế hoạch đặt hàng và nhận hàng

Thông tin chung

Điều kiện tiên quyết

• Kế hoạch đặt hàng của đợt đã phân bổ xong Đặt hàng NCC và ở trạng thái Đã khóa — xem Lập Kế hoạch đặt hàng từ phiên
• Tài khoản có quyền quản lý đơn hàng mua và nhận hàng — xem Phân quyền
• Kho nhận hàng của đợt đã xác định (sẽ chọn làm Kho nhập khi tạo PO)

Sơ đồ quy trình

Các bước thực hiện

Bước 1: Phân tích dữ liệu đặt hàng theo nhà cung cấp

• Ai làm: Nhân viên mua hàng
• Thao tác: Mở Kế hoạch đặt hàng của đợt (menu Mua hàng > Kế hoạch đặt hàng), vào tab Bước 3: Kế hoạch mua và bấm nút Phân tích dữ liệu ĐẶT HÀNG NCC. Hệ thống nhóm các dòng có số lượng Đặt hàng NCC > 0 theo nhà cung cấp, hiển thị bảng với các cột Nhà cung cấp, Số sản phẩm, Tổng đặt NCC, Trạng thái và cột PO; bấm mở rộng từng NCC để xem chi tiết dòng hàng (Nhu cầu, Đặt hàng NCC theo SKU)
• Kết quả mong đợi: Danh sách NCC cần tạo PO rõ ràng; nếu bảng báo "Chưa có chi tiết đặt hàng nào." thì quay lại tab Bước 2: Chi tiết đặt hàng kiểm tra phân bổ

Bước 2: Tạo PO mới cho từng nhà cung cấp

• Ai làm: Nhân viên mua hàng
• Thao tác: Trên dòng NCC, bấm Tạo / kiểm tra PO. Cửa sổ "PO từ kế hoạch: (tên NCC)" mở ra:
  • Dòng "PO gần đây của NCC:" liệt kê các PO gần nhất của NCC này (PO tạo từ chính kế hoạch được đánh dấu "Hiện tại") — kiểm tra để tránh tạo trùng
  • Chế độ tạo PO: chọn Tạo PO mới
  • Chọn Kho nhập (bắt buộc — bỏ trống hệ thống nhắc "Vui lòng chọn kho nhập."; hệ thống tự gợi ý theo kho của PO gần nhất)
  • Kiểm tra bảng Chi tiết sản phẩm trong PO sẽ tạo (SKU, Sản phẩm, SL đặt NCC, ĐVT); với sản phẩm cân ký đếm trái có thể bấm vào dòng số trái để Ghi đè số trái trước khi tạo. Nút Sao chép thông tin sản phẩm dùng để gửi nhanh nội dung đặt hàng cho NCC qua tin nhắn
  • Ô tích Reset số lượng đặt hàng NCC trong kế hoạch sau khi tạo PO (mặc định bật): sau khi tạo PO thành công, ô Đặt hàng NCC của các dòng tương ứng được đặt về 0 — giúp cột Đã tạo PO ở Bước 2 phản ánh phần đã đặt, tránh đặt trùng lần sau
  • Bấm Tạo PO. Hệ thống báo "Đã tạo PO #số" và chạy reset phân bổ; sau đó bấm Tiếp tục lên kế hoạch để quay lại bảng NCC, hoặc Mở chi tiết PO để xem PO vừa tạo
  • Lặp lại cho từng NCC trong bảng — mỗi lần tạo ra một PO cho một NCC; số PO của đợt bằng số NCC được phân bổ
• Kết quả mong đợi: Mỗi NCC có PO với đúng sản phẩm và số lượng theo kế hoạch, ở trạng thái Mới, trường Nguồn là Kế hoạch và ghi chú tự động "PO từ kế hoạch: #ID kế hoạch"; đơn giá lấy theo giá mua của NCC

Bước 3: Bổ sung vào PO đã có (khi đặt thêm cho NCC đã có PO)

• Ai làm: Nhân viên mua hàng
• Thao tác: Trong cùng cửa sổ "PO từ kế hoạch", nếu NCC đã có PO chưa hoàn thành (trạng thái Mới / Chờ duyệt yêu cầu / Đã duyệt yêu cầu), chọn chế độ Bổ sung vào PO đã có và chọn PO đích (hệ thống ghi chú "Chỉ liệt kê PO chưa hoàn thành / chưa huỷ."). Bảng diff hiển thị từng dòng sẽ Thêm mới / Cộng dồn / Giữ nguyên kèm số lượng cũ → mới; dòng gắn nhãn "ĐVT khác" sẽ được thêm mới thay vì cộng dồn. Kho nhập theo PO đã chọn, không đổi được ở đây. Bấm Cập nhật PO #số
• Kết quả mong đợi: PO đích được cộng thêm đúng số lượng từ kế hoạch, không tạo PO trùng cho cùng NCC

Bước 4: Kiểm tra danh sách PO của kế hoạch và duyệt

• Ai làm: Quản lý cung ứng
• Thao tác: Vào tab Bước 4: Đơn mua hàng của kế hoạch — hệ thống liệt kê "Có N đơn mua hàng đã tạo từ kế hoạch này" với cột PO #, Nhà cung cấp, Số lượng, Tổng tiền, Trạng thái, Ngày tạo; đối chiếu đủ PO cho mọi NCC đã phân bổ. Sau đó duyệt từng PO theo luồng trạng thái Mới → Chờ duyệt yêu cầu → Đã duyệt yêu cầu — thao tác chi tiết trên PO xem SOP Tạo & quản lý đơn mua hàng. Ưu tiên duyệt sớm vì hàng phải về trước lịch giao đơn của phiên
• Kết quả mong đợi: Mọi PO của đợt ở trạng thái Đã duyệt yêu cầu, xuất hiện được ở bước tạo phiếu nhận

Bước 5: Tạo phiếu nhận và nhận hàng

• Ai làm: Thủ kho / nhân viên nhận hàng
• Thao tác: Vào Mua hàng > Nhận hàng & Nhập kho, chọn PO đã duyệt để tạo phiếu nhận; khi hàng về, nhập số lượng thực nhận từng dòng và hoàn tất nhận hàng — chi tiết xem Nhận hàng & Nhập kho và SOP Nhận hàng từ nhà cung cấp
• Kết quả mong đợi: Phiếu nhận chuyển sang bước Kiểm tra / QA; số thực nhận phản ánh đúng hàng về

Bước 6: Kiểm tra / QA và nhập kho hoàn thành

• Ai làm: Thủ kho / nhân viên nhận hàng
• Thao tác: Xác nhận số lượng thực nhận, hư hao và số lượng hiệu lực (hàng tươi cần soi kỹ hư hao); hoàn tất kiểm tra để hệ thống tạo phiếu nhập kho hoàn thành và chuyển PO sang chờ công nợ — xem Nhận hàng & Nhập kho
• Kết quả mong đợi: Hàng của đợt vào kho với số lượng hiệu lực chính xác, phiếu ở bước chờ công nợ

Bước 7: Đối chiếu với lịch phiên và bàn giao

• Ai làm: Nhân viên mua hàng
• Thao tác: So số lượng hiệu lực đã nhập kho với Tổng nhu cầu trên Kế hoạch đặt hàng (tab Bước 2: Chi tiết đặt hàng — bấm làm mới cột Đã tạo PO và Tồn hiện tại để xem bức tranh mới nhất). Nếu thiếu hoặc trễ, báo ngay Quản lý bán hàng để điều chỉnh việc giao đơn của phiên — luồng xử lý đơn tiếp theo xem Xử lý đơn hàng
• Kết quả mong đợi: Đội xử lý đơn biết chính xác lượng hàng khả dụng để soạn — đóng — giao đơn của phiên

Xử lý ngoại lệ

Checklist hoàn thành

• Mọi NCC có phân bổ trong kế hoạch đều có PO tương ứng — đối chiếu tại tab Bước 4: Đơn mua hàng
• PO sinh ra mang Nguồn Kế hoạch và ghi chú "PO từ kế hoạch: #ID"; không có PO trùng cho cùng NCC
• Phân bổ Đặt hàng NCC đã reset về 0 sau khi tạo PO (hoặc dòng lỗi đã xử lý tay)
• PO đã duyệt trước thời hạn hàng phải về theo lịch phiên
• Phiếu nhận đã qua Kiểm tra / QA, số lượng hiệu lực khớp thực tế, hư hao đã ghi nhận
• Chênh lệch giữa hàng nhập kho và nhu cầu của đợt đã báo cho đội bán/xử lý đơn
• Phiếu ở bước chờ công nợ, sẵn sàng đối soát Công nợ nhà cung cấp

Tài liệu liên quan

• SOP trước: Lập Kế hoạch đặt hàng từ phiên (PO tạo ngay trong tab Bước 3 của kế hoạch này)
• Chuỗi tổng thể: Bán theo phiên & Nguồn cung
• SOP liên quan: Tạo & quản lý đơn mua hàng (PO thường), Nhận hàng từ nhà cung cấp, Xử lý đơn hàng
• Tính năng: Kế hoạch đặt hàng, Mua hàng (PO), Nhận hàng & Nhập kho