Mua hàng
Tạo & quản lý đơn mua hàng (PO)
Quy trình từ nhu cầu bổ sung tồn kho đến tạo, duyệt, theo dõi và đóng Đơn hàng mua (PO) cho đội mua hàng.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Đảm bảo hàng bổ sung tồn kho được đặt mua đúng nhà cung cấp, đúng SKU, đúng giá; PO được duyệt trước khi nhận hàng và được đóng đúng trạng thái để không treo chứng từ |
| Đối tượng áp dụng | Nhân viên mua hàng, Quản lý mua hàng — khớp với vai trò trong Phân quyền |
| Phạm vi | PO thường tạo thủ công để mua bổ sung tồn kho, mọi kho và nhà cung cấp. KHÔNG áp dụng cho PO tạo từ Kế hoạch đặt hàng (Nguồn Kế hoạch) — xem Tạo PO từ Kế hoạch đặt hàng & nhận hàng |
| Tần suất | Khi phát sinh — theo chu kỳ đặt hàng hoặc khi có cảnh báo thiếu tồn |
Điều kiện tiên quyết
- Nhà cung cấp đã khai báo và ở trạng thái Đang hợp tác — xem Nhà cung cấp
- Sản phẩm/SKU cần mua đã tồn tại trong danh mục — xem Sản phẩm
- Giá mua theo nhà cung cấp đã cập nhật để đối chiếu khi lên đơn — xem Giá mua theo nhà cung cấp
- Tài khoản có quyền Quản lý đơn hàng mua — xem Phân quyền
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Xác định nhu cầu bổ sung tồn kho
- Ai làm: Nhân viên mua hàng
- Thao tác: Rà danh sách SKU thiếu hàng tại Cảnh báo hết hàng; đối chiếu Tồn khả dụng và hàng sắp về để tránh đặt trùng hàng đang trên đường về
- Kết quả mong đợi: Danh sách SKU + số lượng cần mua theo từng kho, đã loại trừ hàng sắp về
Bước 2: Chọn nhà cung cấp và đối chiếu giá mua
- Ai làm: Nhân viên mua hàng
- Thao tác: Kiểm tra hồ sơ và trạng thái hợp tác tại Nhà cung cấp; đối chiếu giá mua từng SKU tại Giá mua theo nhà cung cấp trước khi lên đơn
- Kết quả mong đợi: Chốt được nhà cung cấp và mức giá dự kiến cho từng dòng hàng
Bước 3: Tạo PO
- Ai làm: Nhân viên mua hàng
- Thao tác: Vào Mua hàng > Mua hàng (PO) > Thêm; hộp thoại Thêm PO từ nhà cung cấp: hiện ra — tìm và chọn nhà cung cấp để mở form tạo PO. Trên form, chọn Kho nhập hàng, nhập chi tiết sản phẩm, số lượng, đơn giá (có gợi ý Giá gần nhất: ở cột Đơn giá mua — nhấn vào giá gợi ý để sử dụng) — xem Thêm và chỉnh sửa PO. Nếu nhiều dòng hàng, dùng Import chi tiết đơn hàng mua (PO). Xong nhấn Lưu thông tin
- Kết quả mong đợi: PO được lưu với nguồn tạo Thủ công, trạng thái Mới, đủ dòng hàng, số lượng và đơn giá đúng thỏa thuận
Bước 4: Gửi duyệt và duyệt yêu cầu mua
- Ai làm: Nhân viên mua hàng gửi duyệt; Quản lý mua hàng (tài khoản có quyền Duyệt PO) duyệt
- Thao tác: Hệ thống không có nút "Gửi duyệt"/"Duyệt" riêng — cả hai thao tác đều thực hiện bằng ô chọn Trạng thái ở đầu form PO rồi nhấn Lưu thông tin. Nhân viên mua hàng mở PO, đổi Trạng thái từ Mới sang Chờ duyệt yêu cầu, nhấn Lưu thông tin. Quản lý mua hàng mở PO, kiểm tra nhà cung cấp, số lượng, đơn giá; nếu đạt thì đổi Trạng thái sang Đã duyệt yêu cầu và nhấn Lưu thông tin. Hệ thống không cho chọn lùi về trạng thái trước đó — nếu chưa đạt, quản lý yêu cầu nhân viên chỉnh sửa nội dung PO (chi tiết vẫn sửa được khi PO chưa Hoàn thành/Hủy Bỏ), hoặc chuyển Hủy Bỏ kèm Lý do hủy phiếu mua hàng (cần quyền Huỷ PO)
- Kết quả mong đợi: PO ở trạng thái Đã duyệt yêu cầu, xuất hiện trong bước PO đã duyệt của màn Nhận hàng & Nhập kho
Bước 5: Theo dõi tiến độ và đóng PO
- Ai làm: Nhân viên mua hàng
- Thao tác: Theo dõi PO qua nhận hàng theo SOP Nhận hàng từ nhà cung cấp và trạng thái công nợ. Trạng thái PO được hệ thống cập nhật theo tiến độ phiếu nhận; sau khi phiếu nhận hoàn tất Kiểm tra / QA, PO chuyển sang Đang putaway — PO KHÔNG tự chuyển Hoàn thành, phải đóng tay bằng một trong hai cách: (1) mở form PO, đổi Trạng thái sang Hoàn thành rồi nhấn Lưu thông tin (cần quyền Hoàn thành PO); (2) trên danh sách PO, tích chọn nhiều đơn rồi dùng thao tác hàng loạt Hoàn thành đơn mua hàng — lưu ý cách này chỉ áp dụng cho đơn đang ở trạng thái Đã duyệt yêu cầu. Các thao tác hàng loạt khác trên danh sách PO: Gộp đơn mua hàng, In đơn mua hàng (Giấy khổ A4), In phiếu đơn mua hàng (Máy in nhiệt 80mm) — xem Thao tác hàng loạt. Định kỳ rà hiệu quả mua qua Thống kê mua hàng
- Kết quả mong đợi: PO đã nhận đủ hàng và đối chiếu xong được chuyển Hoàn thành; PO không thực hiện được chuyển Hủy Bỏ kèm lý do hủy; không còn PO treo trạng thái
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Import chi tiết PO báo Không tìm thấy SKU, dòng bị bỏ qua | Kiểm tra SKU đã tồn tại trong danh mục sản phẩm; sửa lại cột SKU trong file theo quy tắc import rồi import lại |
| File import không đọc được hoặc cột không được nhận diện | Kiểm tra định dạng .xls/.xlsx/.csv, dòng tiêu đề và tên cột theo bảng tên tương đương trong tài liệu import |
| Không có giá mua gợi ý khi lên đơn | Cập nhật giá mua cho SKU theo SOP Thiết lập giá mua NCC & giá vốn trước, hoặc nhập đơn giá tay theo báo giá nhà cung cấp |
| PO đã duyệt nhưng nhà cung cấp báo đổi số lượng/giá | Chỉnh sửa PO nếu trạng thái còn cho phép; nếu đã tạo phiếu nhận, phía nhận hàng dùng Áp dụng thay đổi để đồng bộ — xem Nhận hàng & Nhập kho |
| Hoàn thành hàng loạt báo lỗi trạng thái không hợp lệ | Thao tác hàng loạt Hoàn thành đơn mua hàng chỉ nhận đơn ở trạng thái Đã duyệt yêu cầu; với đơn ở trạng thái khác (ví dụ Đang putaway), mở form PO và đổi Trạng thái sang Hoàn thành rồi nhấn Lưu thông tin |
| Gộp đơn mua hàng báo lỗi | Các đơn được gộp phải cùng một nhà cung cấp, cùng một kho hàng và không thuộc đơn đã hoàn thành/đã hủy; chọn Phương thức gộp: Tạo đơn mới, hủy các đơn cũ hoặc Dồn vào đơn đầu tiên (#id), hủy các đơn còn lại |
| Hủy PO nhưng hệ thống báo lỗi liên quan phiếu nhập xuất | Theo cảnh báo trên form: "Các phiếu nhập xuất kho và phiếu thu chi phải được huỷ trước khi huỷ phiếu mua hàng." — hủy các chứng từ liên quan trước rồi mới chuyển PO sang Hủy Bỏ |
| Định hoàn thành/hủy hàng loạt nhưng chưa chắc đã đối chiếu xong | Không hoàn thành hoặc hủy PO khi chưa đối chiếu với nhập kho và nhà cung cấp — chỉ thao tác hàng loạt với các PO cùng điều kiện xử lý |
Checklist hoàn thành
- Nhu cầu mua đã loại trừ hàng sắp về, không đặt trùng
- PO đủ dòng hàng, số lượng, đơn giá khớp thỏa thuận với nhà cung cấp
- PO ở trạng thái Đã duyệt yêu cầu trước khi hàng về
- PO đã nhận hàng và đối chiếu xong được đóng tay Hoàn thành (hệ thống không tự đóng); PO không thực hiện được chuyển Hủy Bỏ kèm lý do hủy
Tài liệu liên quan
- SOP liên quan: Nhận hàng từ nhà cung cấp, Thiết lập giá mua NCC & giá vốn, Tạo PO từ Kế hoạch đặt hàng & nhận hàng
- Tính năng: Mua hàng (PO), Nhà cung cấp, Thống kê mua hàng