Mua hàng
Xử lý sự cố giá vốn (lỗi, kẹt, giá ước tính)
Quy trình xử lý ngay khi phát hiện giao dịch giá vốn bị lỗi, kẹt hoặc dùng giá ước tính, không chờ đến cuối kỳ.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Xử lý sớm giao dịch giá vốn bất thường ngay khi phát hiện, tránh tồn đọng đến cuối kỳ mới xử lý làm chậm khoá sổ |
| Đối tượng áp dụng | Kế toán viên; Quản trị hệ thống/IT khi cần điều tra sâu hơn — khớp với vai trò trong Phân quyền |
| Phạm vi | Giao dịch giá vốn thuộc bất kỳ kỳ nào, phát sinh bất kỳ lúc nào (không giới hạn cuối kỳ) |
| Tần suất | Khi phát sinh — phát hiện qua cảnh báo, báo cáo lệch số hoặc kiểm tra định kỳ trong kỳ |
Điều kiện tiên quyết
- Tài khoản có quyền điều chỉnh và review giá vốn (
costing.adjust,costing.review) — xem Phân quyền - Đã xác định được kho/SKU đang gặp vấn đề (từ báo cáo margin, báo cáo giá vốn hoặc cảnh báo hệ thống)
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Xác định loại sự cố
- Ai làm: Kế toán viên
- Thao tác: Vào Đối chiếu giá vốn, lọc theo Loại sự cố: Lỗi, Kẹt, Đã điều chỉnh, Nguồn không hợp lệ, hoặc Giá ước tính
- Kết quả mong đợi: Biết chính xác nhóm sự cố đang xử lý để áp dụng đúng cách xử lý dưới đây
Bước 2a: Xử lý sự cố "Lỗi" (thường do tồn kho âm)
- Ai làm: Kế toán viên, phối hợp Quản lý kho
- Thao tác: Kiểm tra vì sao xuất kho vượt tồn—thường do phiếu nhập bị trễ nhập vào hệ thống hoặc sai thứ tự xử lý; bổ sung phiếu nhập còn thiếu, hoặc nếu chính sách đang Chặn hoàn toàn, có thể xem xét đổi sang xử lý bằng giá ước tính—xem Xử lý tồn kho âm
- Kết quả mong đợi: Giao dịch tính được giá vốn sau khi bổ sung dữ liệu
Bước 2b: Xử lý sự cố "Giá ước tính"
- Ai làm: Kế toán viên
- Thao tác: Kiểm tra phiếu nhập liên quan đã có giá chính thức chưa (ví dụ PO đã chốt giá); nếu có, chọn dòng và nhấn Tính lại để chuyển giá ước tính thành giá thật
- Kết quả mong đợi: Giao dịch không còn đánh dấu giá ước tính
Bước 2c: Xử lý sự cố "Nguồn không hợp lệ"
- Ai làm: Kế toán viên
- Thao tác: Kiểm tra phiếu nguồn (nhập/xuất kho) đã bị huỷ hoặc xoá có đúng theo nghiệp vụ thực tế không; nếu đúng, xác nhận đã xem; nếu phiếu bị huỷ nhầm, phối hợp bộ phận kho khôi phục phiếu nguồn trước
- Kết quả mong đợi: Xác nhận giao dịch giá vốn phản ánh đúng thực tế phiếu nguồn
Bước 2d: Xử lý sự cố "Kẹt"
- Ai làm: Kế toán viên
- Thao tác: Đợi một chu kỳ xử lý (vài phút); nếu vẫn không tự hết, báo Quản trị hệ thống/IT kiểm tra
- Kết quả mong đợi: Giao dịch chuyển sang trạng thái xử lý xong hoặc được xác định nguyên nhân kỹ thuật
Bước 3: Xác nhận đã xem
- Ai làm: Kế toán viên
- Thao tác: Sau khi xử lý xong, chọn dòng và nhấn Xác nhận đã xem
- Kết quả mong đợi: Dòng không còn hiển thị trong danh sách cần xử lý ở lần đối chiếu sau
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Nhấn Tính lại nhưng giao dịch không đổi | Kiểm tra giao dịch có thuộc kỳ đã khoá sổ không—xem Cài đặt khoá sổ |
| Không sửa được giao dịch chuyển kho đến/trả hàng bị lỗi | Đây là giao dịch mang giá theo từ nơi khác—phải xử lý từ giao dịch gốc sinh ra giá đó |
| Sự cố lặp lại nhiều lần trên cùng một SKU | Xem lại chính sách giá vốn đang áp dụng cho SKU đó có phù hợp với cách nhập/xuất thực tế không—xem Chính sách giá vốn |
| Đích danh báo thiếu serial khi xuất | Kiểm tra phiếu xuất kho đã chọn đúng serial, và serial đó chưa được xuất trước đó |
Checklist hoàn thành
- Loại sự cố đã được xác định đúng
- Giao dịch Lỗi đã có đủ dữ liệu để tính giá vốn
- Giao dịch Giá ước tính đã chuyển thành giá thật (nếu đã có dữ liệu)
- Giao dịch Nguồn không hợp lệ đã xác nhận đúng theo thực tế
- Toàn bộ dòng đã xử lý được xác nhận đã xem
Tài liệu liên quan
- Tính năng: Đối chiếu giá vốn, Giao dịch giá vốn, Chính sách giá vốn
- SOP liên quan: Đối chiếu & khoá sổ giá vốn cuối kỳ