Mua hàng
Đối chiếu & khoá sổ giá vốn cuối kỳ
Quy trình đối chiếu số liệu giá vốn, xử lý sự cố và khoá sổ cuối kỳ kế toán để số liệu không bị sửa đổi ngược.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Đảm bảo số liệu giá vốn của kỳ đã đúng, không còn giao dịch lỗi/ước tính trước khi lấy số lên báo cáo tài chính và khoá sổ |
| Đối tượng áp dụng | Kế toán viên, Kế toán trưởng (duyệt khoá sổ) — khớp với vai trò trong Phân quyền |
| Phạm vi | Toàn bộ giao dịch giá vốn phát sinh trong kỳ kế toán (tháng/quý) sắp đóng |
| Tần suất | Định kỳ cuối mỗi kỳ kế toán |
Điều kiện tiên quyết
- Toàn bộ phiếu nhập/xuất kho phát sinh trong kỳ đã được xử lý và hoàn tất trên hệ thống
- Tài khoản có quyền xem, điều chỉnh và review giá vốn (
costing.view,costing.adjust,costing.review) — xem Phân quyền - Tài khoản khoá sổ có quyền quản trị cài đặt công ty
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Đối chiếu tồn kho cuối kỳ
- Ai làm: Kế toán viên
- Thao tác: Vào Đối chiếu giá vốn, nhấn Đối chiếu tồn kho, lọc theo kho/SKU trong phạm vi cần kiểm tra
- Kết quả mong đợi: Có danh sách các tổ hợp kho/SKU đang lệch số lượng giữa Giá vốn và Kho hàng (nếu có)
Bước 2: Xử lý giao dịch Lỗi và Giá ước tính
- Ai làm: Kế toán viên
- Thao tác: Lọc theo Loại sự cố; với giao dịch Giá ước tính, kiểm tra đã có dữ liệu nhập đầy đủ chưa rồi nhấn Tính lại; với giao dịch Lỗi (thường do tồn âm), kiểm tra và bổ sung tồn kho hoặc điều chỉnh chính sách xử lý tồn âm rồi tính lại
- Kết quả mong đợi: Không còn giao dịch Lỗi hoặc Giá ước tính quan trọng phát sinh trong kỳ
Bước 3: Xác nhận đã xem các giao dịch còn lại
- Ai làm: Kế toán viên
- Thao tác: Rà các dòng loại Đã điều chỉnh và Nguồn không hợp lệ, kiểm tra lý do điều chỉnh/huỷ hợp lý, chọn và nhấn Xác nhận đã xem
- Kết quả mong đợi: Danh sách chờ review của kỳ về 0
Bước 4: Tạo snapshot chốt kỳ
- Ai làm: Kế toán viên
- Thao tác: Vào Snapshot giá vốn, tạo snapshot cho các SKU/kho trọng yếu tại ngày cuối kỳ—hoặc kiểm tra snapshot tự động (nếu đã bật) đã chạy đúng ngày
- Kết quả mong đợi: Có mốc chốt số chính thức cho kỳ, phục vụ đối chiếu nếu phát sinh nghi vấn sau này
Bước 5: Lấy số báo cáo chính thức
- Ai làm: Kế toán viên
- Thao tác: Mở Báo cáo giá vốn hàng bán (COGS) và Giá trị tồn kho, lọc đúng khoảng thời gian của kỳ, xuất Excel lưu hồ sơ
- Kết quả mong đợi: Có số liệu chính thức, khớp giữa hai báo cáo và với sổ kế toán
Bước 6: Khoá sổ
- Ai làm: Kế toán trưởng/Quản trị hệ thống
- Thao tác: Vào Cài đặt & Mở rộng > Cài đặt khác > tab Giá vốn, đặt ngày khoá sổ bằng ngày cuối kỳ, lưu — xem Cài đặt khoá sổ & snapshot
- Kết quả mong đợi: Giao dịch giá vốn có ngày hoàn tất trong kỳ không sửa tay được nữa
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Đối chiếu báo lệch nhưng không rõ nguyên nhân | Mở Giao dịch giá vốn của tổ hợp kho/SKU đó, xem Giải trình để biết công thức và nguồn số liệu |
| Khoá sổ rồi mới phát hiện sai sót | Cần dời ngày khoá sổ về trước để mở lại kỳ, xử lý xong rồi khoá lại—ảnh hưởng toàn công ty nên cân nhắc kỹ |
| Nhấn Tính lại nhưng giao dịch trong kỳ đã khoá không đổi | Đúng theo thiết kế—phải mở lại kỳ khoá trước khi tính lại có hiệu lực |
| Không xoá được snapshot cũ của kỳ | Snapshot thuộc kỳ đã khoá không xoá được; chỉ dùng Dựng lại nếu cần cập nhật |
Checklist hoàn thành
- Đối chiếu tồn kho đã chạy hết phạm vi kho/SKU của kỳ, không còn lệch chưa xử lý
- Không còn giao dịch Lỗi hoặc Giá ước tính quan trọng trong kỳ
- Các giao dịch cần review đã được xác nhận đã xem
- Snapshot chốt kỳ đã tạo cho SKU/kho trọng yếu
- Số liệu COGS và Giá trị tồn kho đã xuất và lưu hồ sơ
- Ngày khoá sổ đã được cập nhật đúng ngày cuối kỳ
Tài liệu liên quan
- Tính năng: Đối chiếu giá vốn, Snapshot giá vốn, Cài đặt khoá sổ & snapshot, Báo cáo Giá vốn
- SOP liên quan: Thiết lập chính sách giá vốn ban đầu, Xử lý sự cố giá vốn
Thiết lập chính sách giá vốn ban đầu
Quy trình bật tính năng Giá vốn, chọn phương pháp phù hợp và thiết lập chính sách trước khi vận hành chính thức.
Xử lý sự cố giá vốn (lỗi, kẹt, giá ước tính)
Quy trình xử lý ngay khi phát hiện giao dịch giá vốn bị lỗi, kẹt hoặc dùng giá ước tính, không chờ đến cuối kỳ.