Mua hàng
Thiết lập giá mua NCC & giá vốn
Quy trình khai báo giá mua theo nhà cung cấp cho từng SKU, thiết lập chính sách giá bán và theo dõi biên lợi nhuận.
SOP này nói về giá mua nhà cung cấp—chỉ là dữ liệu tham khảo khi tạo PO và một trong các đầu vào cho giá vốn. Nếu công ty đã bật tính năng Giá vốn (Costing), giá vốn hàng bán và giá trị tồn kho được tính tự động theo phương pháp Bình quân gia quyền/FIFO/Đích danh—không phải lấy trực tiếp từ giá mua này. Xem Giá vốn (Costing) và SOP Thiết lập chính sách giá vốn.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Đảm bảo mỗi SKU có giá mua theo nhà cung cấp làm dữ liệu gợi ý khi tạo PO, giá bán được quản lý theo chính sách giá, và margin được theo dõi để phát hiện giá vốn/giá bán bất thường |
| Đối tượng áp dụng | Nhân viên mua hàng, Nhân viên quản lý sản phẩm/giá — khớp với vai trò trong Phân quyền |
| Phạm vi | Sản phẩm mua từ nhà cung cấp trong danh mục. Giá mua theo nhà cung cấp KHÔNG phải giá bán cho khách hàng; giá bán/khuyến mãi theo kênh thuộc phạm vi chính sách giá và Promotion |
| Tần suất | Khi phát sinh — sản phẩm mới, nhà cung cấp mới hoặc nhà cung cấp báo thay đổi giá; rà soát margin định kỳ hàng tháng |
Điều kiện tiên quyết
- Nhà cung cấp đã khai báo, đúng trạng thái hợp tác — xem Nhà cung cấp; khởi tạo hàng loạt xem Import nhà cung cấp
- Sản phẩm, biến thể và đơn vị tính đã khai báo đúng — xem Sản phẩm
- Tài khoản có quyền quản lý sản phẩm hoặc quyền quản lý chính sách giá — xem Phân quyền
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Cập nhật giá mua theo nhà cung cấp
- Ai làm: Nhân viên mua hàng
- Thao tác: Từ form sản phẩm, mở thao tác Nhà cung cấp, chọn SKU/biến thể, chọn nhà cung cấp, nhập giá mua và đơn vị tính — xem Giá mua nhà cung cấp trên sản phẩm. Nếu cập nhật cả bảng giá theo từng nhà cung cấp, vào hồ sơ NCC, mở tab Cài đặt giá mua: nhập tay trên bảng, hoặc import từ file bằng nút Import từ file Excel (.xlsx, .xls) ở cuối bảng — xem Giá mua theo nhà cung cấp. File import gồm 3 cột: SKU/Barcode (bắt buộc), Giá mua (bắt buộc), Thời gian cung ứng (tùy chọn — nhập ngày dự kiến dạng
DD/MM/YYYYhoặc số ngày); dòng đầu tiên của file phải là dòng tiêu đề. Trong hộp thoại Đọc dữ liệu từ file Excel: kéo thả hoặc bấm chọn file, kiểm tra phần Mapping cột và Xem trước dữ liệu (tối đa 10 dòng), rồi nhấn Xử lý & nhập dữ liệu vào form. Có thể nhấn Export ở cuối bảng để xuất bảng giá hiện tại làm file mẫu chỉnh sửa rồi import lại. Lưu ý: sản phẩm cân ký nhập giá mua theo kg; đơn vị tính lấy theo đơn vị mua mặc định của SKU - Kết quả mong đợi: Mỗi SKU mua vào có giá mua theo từng nhà cung cấp, đúng đơn vị tính; PO tạo sau đó có dữ liệu giá gợi ý để đối chiếu
Bước 2: Tạo hoặc kiểm tra chính sách giá bán
- Ai làm: Nhân viên quản lý sản phẩm/giá
- Thao tác: Vào Sản phẩm > Chính sách giá, tạo chính sách với tên, trạng thái, thứ tự ưu tiên và điều kiện áp dụng (nhóm khách, kênh bán) — xem Quản lý chính sách giá
- Kết quả mong đợi: Các bảng giá (bán lẻ, sỉ, đại lý...) tồn tại đúng điều kiện áp dụng và đang bật
Bước 3: Cập nhật giá bán theo chính sách
- Ai làm: Nhân viên quản lý sản phẩm/giá
- Thao tác: Với ít SKU, nhập giá trực tiếp trên form sản phẩm — xem Chính sách giá trên sản phẩm. Với nhiều SKU, dùng Import trên màn Chính sách giá: chuẩn bị file có cột Mã sản phẩm, SKU, Giá bán lẻ và các cột theo tên chính sách giá — xem Import giá bán
- Kết quả mong đợi: Giá bán lẻ và giá theo từng chính sách cập nhật đủ cho các SKU; kết quả import không có dòng lỗi chưa xử lý
Bước 4: Theo dõi margin và điều chỉnh
- Ai làm: Nhân viên quản lý sản phẩm/giá, Quản lý mua hàng
- Thao tác: Định kỳ mở Báo cáo biên lợi nhuận sản phẩm, lọc theo thời gian/kênh bán, tìm SKU có margin thấp hoặc âm; đối chiếu lại giá mua, giá vốn và dữ liệu nhập kho liên quan rồi điều chỉnh giá mua (Bước 1) hoặc giá bán (Bước 3)
- Kết quả mong đợi: SKU margin bất thường được phát hiện và xử lý; giá mua/giá bán trên hệ thống phản ánh đúng thỏa thuận hiện hành
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Không thấy nhà cung cấp khi gán giá mua trên sản phẩm | Kiểm tra nhà cung cấp đã được khai báo và còn hiệu lực trong Nhà cung cấp |
| Giá mua sai lệch do đơn vị tính | Kiểm tra UOM và hệ số quy đổi của sản phẩm trước khi nhập giá; giá mua phải khớp đơn vị tính khai báo |
| Import giá mua báo "Không tìm thấy sản phẩm với SKU/Barcode" | Import chỉ cập nhật giá cho SKU đã tồn tại trong danh mục; sửa lại cột SKU/Barcode trong file hoặc tạo sản phẩm trước. Nếu chỉ một phần dòng lỗi, hệ thống hỏi có tiếp tục import các dòng hợp lệ hay không — chọn Tiếp tục để nhập phần hợp lệ, các dòng lỗi sửa lại và import bổ sung |
| Import giá bán: cột chính sách giá bị bỏ qua | Tên cột phải khớp chính xác tên chính sách giá trong hệ thống; sửa tên cột rồi import lại — xem Import giá bán |
| Import giá bán không tạo được SKU mới | Import chỉ cập nhật giá cho sản phẩm/biến thể đã tồn tại; tạo sản phẩm trước rồi mới import giá |
| Giá hiển thị trên kênh bán khác kỳ vọng | Kiểm tra thứ tự ưu tiên giữa giá mặc định, chính sách giá và khuyến mãi; kiểm tra khách hàng/kênh đã gán đúng chính sách |
| Báo cáo margin lệch hoặc margin âm | Kiểm tra giá mua, giá vốn, khuyến mãi lớn và dữ liệu trả hàng; giá vốn thiếu làm margin không chính xác |
Checklist hoàn thành
- SKU mua vào có giá mua theo từng nhà cung cấp, đúng đơn vị tính
- Chính sách giá bán tồn tại, đang bật, đúng điều kiện áp dụng
- Giá bán lẻ và giá theo chính sách cập nhật đủ, import không còn dòng lỗi
- Báo cáo biên lợi nhuận được rà định kỳ, SKU margin bất thường đã xử lý