Mua hàng
Nhận hàng từ nhà cung cấp
Quy trình theo dõi phiếu nhận từ PO đã duyệt, kiểm đếm, ghi nhận hư hao/từ chối và chuyển sang công nợ cho đội mua hàng.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Đảm bảo mọi lô hàng nhà cung cấp giao đều được kiểm đếm theo PO, chênh lệch (thiếu, thừa, hư hao, từ chối) được ghi nhận đúng để làm căn cứ nhập kho và đối chiếu công nợ |
| Đối tượng áp dụng | Nhân viên mua hàng, Thủ kho — khớp với vai trò trong Phân quyền |
| Phạm vi | Hàng giao từ nhà cung cấp theo PO đã duyệt, tại mọi kho. KHÔNG áp dụng cho hoàn hàng từ khách hay điều chuyển nội bộ. Với hàng cân ký, áp dụng thêm SOP delta Nhập kho & nhận hàng cân ký |
| Tần suất | Khi phát sinh — mỗi lần nhà cung cấp giao hàng |
Điều kiện tiên quyết
- PO ở trạng thái Đã duyệt yêu cầu — xem SOP Tạo & quản lý đơn mua hàng (PO)
- Kho nhận hàng đã khai báo — xem Quản lý nhà kho
- Tài khoản có quyền thao tác trên màn Nhận hàng & Nhập kho — xem Phân quyền
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Tạo phiếu nhận từ PO đã duyệt
- Ai làm: Nhân viên mua hàng
- Thao tác: Vào Mua hàng > Nhận hàng & Nhập kho, chọn kho nhập hàng, ở bước PO đã duyệt nhấn Tạo phiếu nhận trên dòng PO của lô hàng sắp về; nếu nhiều PO cùng lúc, tích chọn nhiều dòng rồi nhấn Tạo phiếu nhận hàng loạt (kèm số PO đã chọn). Khi cần in chứng từ cho nhiều PO đã chọn, dùng menu Chọn thao tác với hai lựa chọn In đơn mua hàng (Giấy khổ A4) và In phiếu đơn mua hàng (Máy in nhiệt 80mm) — xem Nhận hàng & Nhập kho. Thông báo lịch giao và bàn giao chứng từ (PO, phiếu giao của NCC) cho kho
- Kết quả mong đợi: Phiếu nhận gắn đúng PO, kho nhập và nhà cung cấp, trạng thái Chờ nhận hàng; kho biết trước lịch hàng về
Bước 2: Kiểm đếm hàng theo PO
- Ai làm: Thủ kho
- Thao tác: Ở bước Nhận hàng, nhấn Bắt đầu nhận hàng trên phiếu (hoặc Tiếp tục nhận hàng nếu đang dở); đối chiếu hàng thực tế với dòng hàng trên phiếu nhận, nhập số lượng thực nhận và nhấn Xác nhận trên từng dòng; khi đã xác nhận hết các dòng, nhấn Hoàn tất nhận hàng và xác nhận Hoàn tất trong hộp thoại — hệ thống báo rõ: "Hệ thống chỉ chuyển phiếu sang bước Kiểm tra / QA, chưa tạo phiếu nhập kho ở bước này." — xem Nhận hàng & Nhập kho. Nếu lô hàng có sản phẩm cân ký, thao tác cân và số lượng đếm thực nhận xem Nhập kho & nhận hàng cân ký
- Kết quả mong đợi: Phiếu chuyển sang bước Kiểm tra / QA; bước này chưa tạo phiếu nhập kho
Bước 3: Kiểm tra / QA và ghi nhận hư hao, từ chối
- Ai làm: Thủ kho
- Thao tác: Ở bước Kiểm tra / QA, mở phiếu bằng nút Kiểm tra / QA; trên từng dòng nhấn Sửa để mở hộp Cập nhật kiểm tra / QA, nhập Số hư hao / từ chối (hệ thống tự tính Số hiệu lực), rồi nhấn Xác nhận; với sản phẩm theo dõi serial/IMEI, dán hoặc nhập danh sách serial (mỗi dòng một mã, hoặc cách nhau dấu phẩy, chấm phẩy, khoảng trắng) để đối chiếu với số lượng hiệu lực. Khi đã xác nhận hết các dòng, nhấn Hoàn tất kiểm tra / QA và xác nhận Hoàn tất QA trong hộp thoại — hệ thống báo rõ: "Hệ thống sẽ tạo phiếu nhập kho hoàn thành và chuyển PO sang Putaway." — xem Nhận hàng & Nhập kho
- Kết quả mong đợi: Hệ thống tạo phiếu nhập kho hoàn thành; phiếu chuyển sang Chờ công nợ
Bước 4: Nhập kho và cất hàng
- Ai làm: Thủ kho, Nhân viên kho
- Thao tác: Phần đối chiếu phiếu nhập, tồn kho và cất hàng vào vị trí thực hiện theo SOP Nhập kho nhà cung cấp
- Kết quả mong đợi: Tồn kho tăng đúng số lượng hiệu lực, hàng nằm đúng vị trí
Bước 5: Thông báo chênh lệch cho nhà cung cấp
- Ai làm: Nhân viên mua hàng
- Thao tác: Đối chiếu số lượng yêu cầu / thực nhận / hiệu lực và Giá trị hiệu lực trên phiếu nhận; khi cần bản giấy để đối chiếu với nhà cung cấp, tích chọn phiếu nhận trên danh sách rồi nhấn In phiếu nhận hàng (bản in khổ A4 theo Mẫu số: 01 - VT); thông báo phần thiếu, hư hao, từ chối cho nhà cung cấp để thống nhất giao bù hoặc giảm trừ trước khi đối soát công nợ
- Kết quả mong đợi: Chênh lệch có biên nhận thống nhất với nhà cung cấp; số liệu sẵn sàng cho SOP Đối soát công nợ nhà cung cấp
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Không thấy PO trong bước PO đã duyệt | Kiểm tra trạng thái PO đã duyệt chưa và bộ lọc nhà cung cấp/kho trên màn nhận hàng |
| Nhà cung cấp giao thiếu hoặc thừa so với PO | Nhập đúng số lượng thực nhận theo từng dòng, không sửa PO tại phiếu nhận; phần chênh lệch dùng để đối chiếu công nợ |
| Serial/IMEI không khớp số lượng hiệu lực | Rà lại danh sách serial đã nhập; serial phải khớp số lượng hiệu lực trước khi hoàn tất QA |
| Nhập số hư hao lớn hơn số thực nhận | Hệ thống báo lỗi — kiểm đếm lại và sửa số hư hao cho đúng thực tế trước khi hoàn tất |
| PO gốc thay đổi sau khi đã tạo phiếu nhận | Màn hình cảnh báo "Phát hiện thay đổi từ PO gốc"; nhấn Áp dụng thay đổi để cập nhật dòng hàng từ PO gốc trước khi thao tác tiếp. Lưu ý: nút này chỉ dùng được khi phiếu còn ở bước Nhận hàng — từ bước Kiểm tra / QA trở đi hệ thống không cho đồng bộ nữa |
| Đã hoàn tất QA mới phát hiện sai số liệu | Khi phiếu đang ở Chờ công nợ, vẫn mở được phiếu nhận và nhấn Sửa trên từng dòng để điều chỉnh số hư hao/số hiệu lực rồi nhấn Cập nhật; khi phiếu đã Hoàn thành, mọi dòng bị khóa. Phiếu nhập kho đã tạo ở bước QA không tự thay đổi theo — chênh lệch tồn kho báo quản lý mua hàng và xử lý bằng chứng từ kho phù hợp — xem Phiếu nhập xuất kho |
| Cần hủy phiếu nhận (lô hàng không giao nữa) | Màn hình nhận hàng không có nút hủy phiếu nhận; báo quản lý mua hàng xử lý trên PO gốc và các chứng từ liên quan (cần xác nhận với sản phẩm) |
Checklist hoàn thành
- Mọi phiếu nhận trong ngày đã qua đủ bước Nhận hàng và Kiểm tra / QA
- Số lượng thực nhận, hư hao, từ chối, hiệu lực khớp thực tế và có chứng từ kèm theo
- Serial/IMEI (nếu có) khớp số lượng hiệu lực
- Phiếu đã chuyển Chờ công nợ; chênh lệch đã thông báo cho nhà cung cấp
- Phần nhập kho và cất hàng đã hoàn tất theo SOP kho
Tài liệu liên quan
- SOP liên quan: Nhập kho nhà cung cấp, Nhập kho & nhận hàng cân ký, Đối soát công nợ nhà cung cấp
- Tính năng: Nhận hàng & Nhập kho, Mua hàng (PO), Công nợ nhà cung cấp