Mua hàng
Đối soát công nợ nhà cung cấp
Quy trình đối chiếu khoản phải trả với PO và phiếu nhận hàng, thanh toán nhà cung cấp và ghi nhận dòng tiền cho kế toán.
Thông tin chung
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Mục đích | Đảm bảo chỉ thanh toán cho nhà cung cấp đúng số tiền theo hàng thực nhận (số lượng hiệu lực), không bỏ sót hay thanh toán trùng; công nợ và dòng tiền khớp chứng từ |
| Đối tượng áp dụng | Kế toán, Nhân viên mua hàng — khớp với vai trò trong Phân quyền |
| Phạm vi | Khoản phải trả phát sinh từ PO đã qua nhận hàng và Kiểm tra / QA. KHÔNG áp dụng cho công nợ phải thu khách hàng — xem Công nợ khách hàng |
| Tần suất | Theo kỳ đối soát với từng nhà cung cấp (hàng tuần/hàng tháng) hoặc khi đến hạn thanh toán |
Điều kiện tiên quyết
- Phiếu nhận của PO đã hoàn tất Kiểm tra / QA và chuyển Chờ công nợ — xem SOP Nhận hàng từ nhà cung cấp
- Hồ sơ nhà cung cấp có tài khoản nhận và dữ liệu QR thanh toán nếu chuyển khoản — xem Nhà cung cấp
- Tài khoản có quyền xem mục Công nợ nhà cung cấp (thuộc gói tính năng kế toán) và quyền chỉnh sửa thu chi để đánh dấu thanh toán/huỷ công nợ — xem Phân quyền
Sơ đồ quy trình
Các bước thực hiện
Bước 1: Tổng hợp công nợ theo kỳ
- Ai làm: Kế toán
- Thao tác: Vào Tài chính > Công nợ nhà cung cấp, chuyển giữa các tab Tất cả / Chưa thanh toán / Đang thanh toán / Đã thanh toán và lọc theo nhà cung cấp cần đối soát; trên danh sách kiểm tra Mã công nợ, Nguồn phát sinh (Phiếu nhập / Tạo thủ công / Điều chỉnh / Trả hàng), đơn mua hàng liên quan, số tiền cần thanh toán và trạng thái công nợ (Chưa thanh toán / Thanh toán một phần / Đã thanh toán đủ / Đã huỷ) — xem Công nợ nhà cung cấp. Nếu PO đã qua Kiểm tra / QA mà chưa có khoản công nợ, tạo bằng một trong hai cách: (1) ở bước Chờ công nợ của màn Mua hàng > Nhận hàng & Nhập kho, nhấn Tạo công nợ ở cột Công nợ NCC của từng phiếu — hộp thoại hiển thị Giá trị công nợ: tính theo tổng thực nhận; (2) trên màn Công nợ nhà cung cấp, nhấn Tạo công nợ từ mua hàng — hộp thoại "Tạo công nợ từ đơn mua hàng" liệt kê các đơn mua hàng (đã duyệt) trong 30 ngày chưa có công nợ, tích chọn rồi nhấn Tạo công nợ kèm số đơn đã chọn
- Kết quả mong đợi: Mọi PO đã qua Kiểm tra / QA đều có khoản công nợ tương ứng; danh sách khoản phải trả trong kỳ theo từng nhà cung cấp, kèm chứng từ gốc
Bước 2: Đối chiếu với PO và phiếu nhận hàng
- Ai làm: Kế toán, phối hợp Nhân viên mua hàng
- Thao tác: Mở từng khoản công nợ (nhấn vào Mã công nợ) để vào trang Chi tiết công nợ: mục Chi tiết đơn mua hàng liệt kê từng dòng hàng với số lượng đặt, số lượng nhận, số lượng hư, đơn giá; phần tổng hợp có Tổng thực nhận và Chênh lệch so với đơn gốc; kiểm tra thêm các trường Chiết khấu, Phí vận chuyển, Ngày đến hạn, Ghi chú. Đối chiếu số liệu này với Số lượng hiệu lực và Giá trị hiệu lực trên phiếu nhận tại Nhận hàng & Nhập kho, đơn giá và số lượng đặt trên Mua hàng (PO), và bảng kê/hóa đơn của nhà cung cấp
- Kết quả mong đợi: Số phải trả khớp hàng thực nhận sau trừ hư hao/từ chối; phần lệch được ghi rõ nguyên nhân
Bước 3: Thanh toán nhà cung cấp
- Ai làm: Kế toán
- Thao tác: Trên trang Chi tiết công nợ, dùng khối Thanh toán chuyển khoản ở cột bên phải: chọn phạm vi thanh toán cho mã QR — Thanh toán bill hiện tại (số còn phải trả của phiếu đang mở) hoặc Thanh toán toàn bộ công nợ (khi nhà cung cấp còn nợ ở phiếu khác, hệ thống hiển thị thêm mục Công nợ khác); có thể nhập Ghi chú thêm cho nội dung chuyển khoản (tuỳ chọn). Mã QR tạo theo tài khoản nhận & dữ liệu QR thanh toán trong hồ sơ Nhà cung cấp — kiểm tra kỹ số tài khoản và nội dung chuyển khoản trước khi chuyển; gửi hoặc lưu thông tin thanh toán cho nhà cung cấp nếu quy trình nội bộ có dùng receipt chat
- Kết quả mong đợi: Nhà cung cấp nhận đủ tiền theo số đã đối soát, có chứng từ thanh toán lưu lại
Bước 4: Ghi nhận thanh toán và kiểm tra dòng tiền
- Ai làm: Kế toán
- Thao tác: Khi đã chuyển đủ tiền, trên danh sách Công nợ nhà cung cấp nhấn nút Thanh toán ở dòng công nợ và xác nhận hộp thoại "Xác nhận đã thanh toán?" — hệ thống chuyển khoản công nợ sang Đã thanh toán đủ (cần quyền chỉnh sửa thu chi). Nếu mới trả một phần, mở Chi tiết công nợ, đổi trường Trạng thái sang Thanh toán một phần và ghi rõ số đã trả vào Ghi chú, rồi nhấn Lưu thông tin. Sau đó kiểm tra dòng tiền đã ghi nhận tại Nhật ký dòng tiền
- Kết quả mong đợi: Trạng thái công nợ và số đã thanh toán phản ánh đúng thực tế; dòng tiền khớp chứng từ
Bước 5: Đóng PO sau khi tất toán
- Ai làm: Nhân viên mua hàng
- Thao tác: Với PO đã nhận đủ hàng và tất toán công nợ, chuyển PO sang Hoàn thành theo SOP Tạo & quản lý đơn mua hàng (PO)
- Kết quả mong đợi: Không còn PO đã tất toán treo trạng thái; hồ sơ mua hàng khép kín từ PO đến dòng tiền
Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Không thấy mục Công nợ nhà cung cấp trên menu | Nhờ quản trị kiểm tra quyền tài khoản và gói tính năng kế toán |
| Số phải trả lệch với bảng kê của nhà cung cấp | Đối chiếu lại số lượng hiệu lực trong phiếu nhận và trạng thái PO trước khi thanh toán; phần hàng thiếu/hư hao/từ chối phải được giảm trừ hoặc giao bù theo thỏa thuận |
| PO đã duyệt nhưng chưa thấy khoản công nợ | Kiểm tra phiếu nhận đã hoàn tất Kiểm tra / QA và chuyển Chờ công nợ chưa — xem Nhận hàng & Nhập kho; nếu phiếu đã ở Chờ công nợ mà vẫn thiếu, dùng nút Tạo công nợ tại bước Chờ công nợ hoặc Tạo công nợ từ mua hàng trên màn Công nợ nhà cung cấp (Bước 1) |
| Tạo nhầm khoản công nợ | Trên danh sách công nợ, mở menu thao tác của dòng và chọn Huỷ; hệ thống không cho huỷ khi khoản đã có thanh toán (báo "Không thể huỷ - đã có thanh toán") |
| Thông tin chuyển khoản của nhà cung cấp nghi ngờ sai | Không thanh toán; xác minh lại số tài khoản, tên chủ tài khoản với đầu mối nhà cung cấp rồi cập nhật hồ sơ NCC trước |
| Đã thanh toán nhưng dòng tiền không thấy ghi nhận | Kiểm tra Nhật ký dòng tiền theo khoảng thời gian và nhà cung cấp; nếu vẫn thiếu, rà lại chứng từ thanh toán với quản trị |
Checklist hoàn thành
- Mọi khoản phải trả trong kỳ đã đối chiếu với PO, phiếu nhận và bảng kê nhà cung cấp
- Chênh lệch (thiếu, hư hao, từ chối) đã thống nhất hướng xử lý với nhà cung cấp
- Thanh toán đúng số đối soát, đúng tài khoản; chứng từ thanh toán được lưu
- Trạng thái công nợ, số đã thanh toán và dòng tiền khớp nhau
- PO đã tất toán được đóng Hoàn thành
Tài liệu liên quan
- SOP liên quan: Nhận hàng từ nhà cung cấp, Tạo & quản lý đơn mua hàng (PO)
- Tính năng: Công nợ nhà cung cấp, Nhật ký dòng tiền, Nhà cung cấp