Triển khai Web Form & Popup thu lead

Thông tin chung

Điều kiện tiên quyết

• Đã chốt danh sách trường cần thu (họ tên, số điện thoại, email...) và kịch bản xử lý lead với đội sale / CSKH
• Tài khoản marketing có quyền quản lý Web Forms và Web Popup; tài khoản sale / CSKH có quyền xem Dữ liệu gửi — xem Phân quyền
• Nếu gắn form vào Landing Page: trang đích đã dựng xong — xem Tạo & xuất bản Landing Page
• Nội dung ưu đãi / lời kêu gọi hành động cho popup đã được duyệt

Sơ đồ quy trình

Các bước thực hiện

Bước 1: Tạo Web Form thu lead

• Ai làm: Nhân viên marketing
• Thao tác: Mở Website & App > Web Forms, nhấn Thêm Web Form, nhập Tên biểu mẫu rồi Tạo và mở builder. Trong builder: điền tab Nội dung hiển thị (Tiêu đề, Tiêu đề phụ, Mô tả); ở tab Trường dữ liệu nhấn Thêm trường, ưu tiên nhóm Liên hệ (Họ và tên, Email, Số điện thoại) và bật Bắt buộc cho trường tối thiểu cần để liên hệ lại; kéo để đổi thứ tự trường — chi tiết xem Web Forms
• Kết quả mong đợi: Form có đủ trường theo kịch bản đã chốt, trường then chốt được đánh dấu bắt buộc

Bước 2: Cấu hình nút CTA và kết quả sau khi gửi

• Ai làm: Nhân viên marketing
• Thao tác: Ở tab Nút CTA & kết quả: nhập Nhãn nút CTA, soạn Thông báo khi gửi thành công; nếu muốn đưa khách sang trang cảm ơn thì điền Chuyển hướng sau khi gửi (URL), còn không thì để trống. Lưu ý: màn quản trị form không có cấu hình gửi email thông báo hay webhook riêng — việc nhận lead dựa vào kiểm tra Dữ liệu gửi (Bước 7)
• Kết quả mong đợi: Khách gửi form xong thấy thông báo hoặc được chuyển hướng đúng như thiết kế

Bước 3: Kích hoạt form

• Ai làm: Nhân viên marketing
• Thao tác: Đặt Trạng thái form là Đang hoạt động và lưu. Form ở trạng thái Bản nháp hoặc Tạm ngưng sẽ không nhận dữ liệu từ website
• Kết quả mong đợi: Form sẵn sàng nhận dữ liệu; tab Nhúng & chia sẻ hiển thị được public key và mã nhúng

Bước 4: Tạo Web Popup gắn form (kênh popup)

• Ai làm: Nhân viên marketing
• Thao tác: Mở Website & App > Web Popup, nhấn Thêm Web Popup, nhập Tên rồi Tạo và cấu hình. Trong tab Bố cục popup: chọn Loại popup (Modal giữa màn hình, Slide-in, Floating box, Announcement bar, Inline banner), chọn Loại nội dung là Web Form rồi nhấn Chọn Web Form để gắn form đã tạo — tiêu đề và trường thu lead do form quản lý; chọn layout và ảnh minh họa nếu dùng bố cục có ảnh — chi tiết xem Web Popup
• Kết quả mong đợi: Popup đã liên kết đúng Web Form đang hoạt động

Bước 5: Cấu hình điều kiện hiển thị popup

• Ai làm: Nhân viên marketing
• Thao tác: Trong tab Hiển thị & nhắm mục tiêu đặt ba lớp rule: Trigger (Khi tải trang, Sau thời gian chờ, Theo phần trăm cuộn, Exit intent, Click selector, Add to cart), Display rule (Tất cả trang, Trang chủ, Trang sản phẩm, Trang giỏ hàng, URL chứa, URL bằng) và Frequency rule (khuyến nghị cho popup thu lead: Một lần đến khi submit để không làm phiền khách đã gửi); ở tab Hiển thị & kích thước tích chọn Desktop / Tablet / Mobile — chi tiết từng rule xem Web Popup
• Kết quả mong đợi: Popup chỉ hiện đúng trang, đúng thời điểm và đúng tần suất theo kịch bản chiến dịch

Bước 6: Nhúng form vào trang (kênh nhúng)

• Ai làm: Nhân viên content
• Thao tác: Với Landing Page nội bộ: mở màn thiết kế trang, thêm block FORM và chọn Web Form ở tab Form — xem Block FORM. Với website bên ngoài: vào tab Nhúng & chia sẻ của form, sao chép Mã nhúng bên ngoài (external embed); nhớ Lưu form trước thì mã nhúng mới hiển thị
• Kết quả mong đợi: Form hiển thị tại vị trí mong muốn trên trang đích

Bước 7: Duyệt, chạy thử và bật chiến dịch

• Ai làm: Quản trị website (Nhân viên marketing hỗ trợ chạy thử)
• Thao tác: Duyệt nội dung popup / trang gắn form; đặt Trạng thái popup là Đang chạy. Trên website public, tự gửi một bản ghi thử với dữ liệu đánh dấu rõ (ví dụ tên "TEST"); vào form mở tab Dữ liệu gửi xác nhận bản ghi thử đã về, kiểm tra cột Nguồn ghi đúng kênh (Popup, Nhúng (Embed), Trang riêng...)
• Kết quả mong đợi: Dữ liệu chạy thử về đủ và đúng nguồn; chiến dịch chính thức bắt đầu

Bước 8: Kiểm tra và phân loại dữ liệu gửi hàng ngày

• Ai làm: Đội sale / CSKH
• Thao tác: Hàng ngày mở Dữ liệu gửi (tab Dữ liệu gửi trong form, hoặc route /webformsubmission; tài khoản không có quyền quản lý form dùng thao tác Xem dữ liệu gửi trên danh sách): lọc bản ghi mới, mở Chi tiết submission xem thông tin liên hệ và dữ liệu biểu mẫu, liên hệ khách theo kịch bản; sau khi xử lý cập nhật khung Phân loại & xử lý: Trạng thái (Hợp lệ / Spam...), Loại đối tượng (ví dụ Lead hoặc Khách hàng), Thẻ (tag) và Ghi chú kết quả liên hệ — chi tiết xem Web Forms
• Kết quả mong đợi: Mọi submission mới được liên hệ và phân loại trong ngày; bản ghi rác đánh dấu Spam

Bước 9: Bàn giao và tổng hợp lead

• Ai làm: Đội sale / CSKH (Nhân viên marketing theo dõi hiệu quả)
• Thao tác: Khi cần đưa danh sách lead sang công cụ khác hoặc báo cáo, dùng Xuất CSV trên màn Dữ liệu gửi; lọc theo một biểu mẫu để bảng hiển thị dạng sheet với mỗi cột là một trường của form. Marketing đối chiếu hiệu quả popup qua Chi tiết lượt hiển thị: số Hiển thị, Click CTA, Gửi form — xem Web Popup
• Kết quả mong đợi: Đội sale có danh sách lead đầy đủ trường dữ liệu; marketing có số liệu hiển thị / chuyển đổi của popup

Bước 10: Kết thúc chiến dịch

• Ai làm: Nhân viên marketing
• Thao tác: Đặt popup về Tắt (hoặc Đã đóng nếu không dùng lại); form nếu ngừng thu thì đặt Tạm ngưng hoặc Đã đóng — chỉ làm sau khi đội sale xác nhận đã xử lý hết dữ liệu gửi; gỡ block FORM khỏi trang nếu chiến dịch gắn theo trang
• Kết quả mong đợi: Không còn điểm thu lead nào của chiến dịch cũ hoạt động; dữ liệu đã gửi vẫn tra cứu được trong Dữ liệu gửi

Xử lý ngoại lệ

Checklist hoàn thành

• Web Form Đang hoạt động, đủ trường theo kịch bản, trường liên hệ tối thiểu là bắt buộc
• Popup Đang chạy với trigger, display rule, frequency rule và thiết bị hiển thị đúng kịch bản đã duyệt
• Đã gửi thử thành công từ website public và thấy bản ghi trong Dữ liệu gửi với đúng Nguồn
• Đội sale / CSKH biết đường dẫn xem dữ liệu gửi, có quyền truy cập và có lịch kiểm tra hàng ngày
• Quy ước phân loại thống nhất: trạng thái, loại đối tượng, thẻ (tag) và ghi chú xử lý
• Kế hoạch kết thúc chiến dịch đã ghi rõ: ngày tắt popup, người tắt, điều kiện đóng form

Tài liệu liên quan

• SOP liên quan: Tạo & xuất bản Landing Page, Cập nhật nội dung website định kỳ
• Tính năng: Web Forms, Web Popup, Block FORM, Phân quyền