Quy trình duyệt

Quy trình duyệt là bộ bước một đề nghị phải đi qua. Trên màn hình, từng bộ gọi là Đường duyệt.

Vị trí menu admin

Phê duyệt > Quy trình duyệt

Mở một dòng rồi bấm Thiết kế đường duyệt. Đường duyệt của một mẫu cũng mở được từ chính mẫu đó.

Dữ liệu chính

• Tên đường duyệt, Mô tả.
• Số bước.
• Số ngày hết hiệu lực. 0 nghĩa là không hết hạn.
• Số bước tối đa một người được giữ, để một người không duyệt nhiều bước liên tiếp của cùng đề nghị.
• Trạng thái Đang dùng hoặc Ngừng dùng.
• Cảnh báo Đang bật nhưng chưa xuất bản phiên bản nào nếu đường duyệt chưa có bản dùng được. Chính sách trỏ vào đó sẽ chặn việc gửi hoặc chặn thao tác trên chứng từ.

Mỗi bước: Tên bước, Kiểu người duyệt, Người duyệt, Thời hạn tính bằng giờ (0 là không đặt hạn), Bắt buộc ý kiến, Bắt buộc đính kèm, Cần bao nhiêu người duyệt.

Kiểu người duyệt:

• Người duyệt chỉ định: chọn một hoặc nhiều nhân viên.
• Lấy từ một trường trên đơn: người duyệt lấy từ ô nhân viên mà người gửi đã chọn. Mỗi đơn có thể ra người khác nhau.

Số người phải đồng ý:

• Một người bất kỳ: ai trong danh sách duyệt trước thì bước xong.
• Tất cả: đủ chữ ký của mọi người. Thêm người vào bước sau này thì người đó cũng phải duyệt.
• Ít nhất: đủ số người đã khai thì bước xong, không chờ những người còn lại.

Một phiếu từ chối hoặc trả lại luôn đóng bước ngay, không chờ cho đủ số.

Cách sử dụng

1. Bấm Thêm đường duyệt, nhập tên.
2. Mở Thiết kế đường duyệt.
3. Bấm Thêm bước. Đặt tên như người duyệt sẽ đọc, ví dụ Trưởng phòng duyệt.
4. Chọn người duyệt. Đổi thứ tự bằng Chuyển lên trước và Chuyển xuống sau.
5. Nếu bước chỉ chạy khi đơn đủ lớn hoặc đủ một điều kiện, bấm Thêm điều kiện cho bước này. Bỏ bằng Bỏ điều kiện.
6. Bấm lưu. Câu trên màn hình: Lưu là dùng được ngay. Đơn đã gửi vẫn giữ bộ bước lúc gửi.

Đầu đường duyệt ghi rõ đề nghị vào bằng cách nào:

• Mẫu tự dựng: nhân viên mở biểu mẫu, điền và bấm Gửi đề nghị. Đơn vào bước 1 ngay lúc đó.
• Việc trên chứng từ: hệ thống tự tạo đơn khi có người làm việc đó. Không ai bấm gửi trên Phê duyệt. Các trường được điền sẵn từ chứng từ, và thao tác kia bị giữ lại chờ duyệt.

Cuối đường duyệt cũng ghi rõ: mẫu tự dựng thì duyệt xong là hết; việc trên chứng từ thì kết quả được gửi về màn hình gốc để thực hiện thật.

Lưu ý

• Chưa có bước thì đơn gửi lên không ai duyệt. Màn hình chặn: Chưa có bước nào. Đường duyệt không có bước thì đơn gửi lên không ai duyệt.
• Bước chưa tên hoặc chưa người duyệt thì chưa lưu được.
• Bước chỉ có 2 người mà đặt số người cần duyệt cao hơn 2 thì không lưu được. Câu gợi ý: thêm người, hoặc chọn Tất cả.
• Xoá bước thì mất người duyệt, hạn và điều kiện của bước đó. Đơn đang chờ vẫn giữ bộ bước cũ.
• Đường duyệt đi cùng một mẫu thì sửa ở màn mẫu để thấy đủ trường. Nút Mở mẫu đưa về mẫu đó.
• Đường duyệt chưa gắn mẫu hay việc nào thì khai bước trước được, nhưng chỉ chạy khi có chính sách trỏ vào.

Ai được xem và chỉnh?

Quyền Cấu hình chính sách và quy trình.

Xem danh sách mà không sửa: quyền Xem chính sách và quy trình.

Bài liên quan

• Chính sách duyệt
• Mẫu eForm