Tài chính dự án: lỗi thường gặp và cách xử lý

Tra nhanh cách xử lý khi bị chặn đề nghị mua, chứng từ lỗi, công nợ sai hoặc hồ sơ chờ duyệt lâu.

Ai làm: Quản lý dự án, Nhân viên mua hàng, Kế toán dự án · Khi nào: Khi phát sinh · Áp dụng: công ty bật Tài chính dự án.

Tìm chứng từ đang kẹt ở Công việc của tôi hoặc Tổng quan điều hành, đọc trạng thái và thông báo trên chứng từ, rồi tra bảng dưới.

Sửa trên chính chứng từ lỗi

Không tạo mới. Tạo mới dễ sinh thu trùng, chi trùng hoặc hai PO cho một đề nghị.

Bị chặn lập đề nghị mua

Bạn thấy	Làm gì
Báo dự án chưa bắt đầu	Dự án còn Chưa bắt đầu hoặc Tạm dừng: kiểm tra và bắt đầu dự án; dự án tạm dừng thì chạy lại ở form sửa dự án.
Báo dự án chưa khai hạn mức nợ	Người có quyền đặt hạn mức khai ở Thông tin dự án.
Báo hạn mức nợ còn lại không đủ	Giảm số lượng, thu nợ trước, hoặc nâng hạn mức.
Báo khách có nợ quá hạn	Khách có khoản phải thu quá hạn ở bất kỳ dự án nào: lập phiếu thu trỏ vào khoản quá hạn. Không có duyệt ngoại lệ.
Báo số lượng vượt nhu cầu còn thiếu	Giảm về tối đa cột Còn cần mua; hàng ngoài phương án không mua được.
Không chọn được nhà cung cấp	Dòng phương án chưa gắn NCC: bổ sung khi dự án chưa bắt đầu; đã bắt đầu thì báo quản lý dự án.

Bạn thấy	Làm gì
Đề nghị mua ở Thực hiện lỗi	Đã duyệt nhưng chưa tạo được PO: mở đề nghị, bấm Tạo đơn mua lại; hệ thống không sinh trùng.
Phiếu thu, phiếu chi ghi sổ sai khoản hoặc sai tiền	Phiếu đã ghi sổ không sửa được: ở Tiền & đối soát bấm Huỷ phiếu (có lý do), rồi lập phiếu đúng.
Cảnh báo trả dư hoặc chi vượt dòng chi phí	Hệ thống chỉ cảnh báo, không chặn. Kiểm tra lại số; sai thì sửa đề nghị khi còn nháp hoặc huỷ phiếu.
Báo chưa kiểm tra được quy trình duyệt	Lỗi tạm thời, chứng từ giữ nguyên; thử lại sau.

Bạn thấy	Làm gì
Đã nhận hàng nhưng chưa có công nợ	Mở PO, bấm Tạo công nợ NCC hoặc Tạo công nợ khách hàng.
Báo PO đã có công nợ loại này	Đã tạo trước đó; xem ở Công nợ NCC hoặc Công nợ khách hàng, không tạo lại.
Nhập nhầm thực nhận, chưa bấm Đã nhận hàng	Sửa trên bảng rồi Lưu PO.
Đã bấm Đã nhận hàng nhưng số sai	Số thực nhận đã khoá: báo quản lý dự án và kế toán thống nhất cách điều chỉnh; không sửa tay công nợ.
Cảnh báo số đã trả vượt giá trị khoản	Phiếu chi gắn nhầm khoản: kiểm tra, huỷ và lập lại nếu sai.

Bạn thấy	Làm gì
Hồ sơ Quá hạn duyệt	Nhắc người duyệt ở Chờ duyệt.
Cần rút hồ sơ đang chờ	Thu hồi ở Phê duyệt, không huỷ trên chứng từ.
Báo chưa tới lượt bạn duyệt	Duyệt nhiều cấp: chờ người duyệt trước.
Báo bạn không phải thành viên hoặc không có quyền	Nhờ người quản lý thành viên thêm bạn và tick quyền ở Thành viên và quyền.
Thẻ số hiện `--`	Thiếu quyền xem số đó, không phải số 0; xin thêm quyền nếu cần.

Bạn thấy	Làm gì
Cần dừng mua tạm thời	Đổi dự án sang Tạm dừng kèm lý do; chứng từ đang dở vẫn làm xong.
Không huỷ được dự án	Đã có đề nghị mua thực hiện hoặc phiếu thu, chi: chọn Đã đóng thay vì huỷ.
Không sửa được hợp đồng, kho, điều khoản	Dự án đã bắt đầu nên các trường này khoá. Chỉ sửa được tên, ghi chú, người quản lý, ngày; hạn mức nợ sửa ở Thông tin dự án.