Vận hành dự án từ lập phương án đến chi tiền

Đi trọn một dự án từ phương án, mua hàng, nhận hàng đến thu khách và trả nhà cung cấp để tiền khớp phương án.

Ai làm: Quản lý dự án, Nhân viên mua hàng, Kế toán dự án, Người duyệt · Khi nào: Theo từng dự án; mua, nhận, thu, chi lặp lại suốt vòng đời dự án · Áp dụng: công ty bật Tài chính dự án; không áp dụng cho đơn bán lẻ ở POS, website, sàn hay mạng xã hội.

Tạo dự án và phương án

Quản lý dự án: vào Tài chính dự án > Dự án, bấm Thêm.

Khai hợp đồng, chủ đầu tư, điều khoản bán, hạn mức nợ tối đa, cửa hàng ghi thu chi và kho nhận hàng.
Ở mục Phương án kinh doanh, thêm dòng sản phẩm (có nhà cung cấp, giá mua, giá bán) và dòng chi phí. Kiểm tra các thẻ tổng tiền và biên lợi nhuận.

Cần có sẵn hạng mục chi phí, khách hàng, nhà cung cấp (NCC), sản phẩm có giá mua và thành viên dự án.

Kiểm tra và bắt đầu dự án

Mở Kiểm tra và bắt đầu dự án, xử lý hết mục chưa đạt rồi bấm Bắt đầu dự án. Dự án chuyển Đang chạy; thông tin và phương án bị khoá, từ đây chỉ mua phần còn lại trong hạn mức nợ.

Lập và duyệt đề nghị mua

Nhân viên mua hàng: ở mục Đề nghị mua hàng, bấm Thêm đề nghị mua, chọn một NCC, nhập ngày cần hàng và số lượng. Mỗi NCC một đề nghị; đọc thanh kiểm hạn mức trước khi gửi.

Người duyệt: mở Chờ duyệt, đọc chi tiết rồi Duyệt hoặc Từ chối kèm lý do. Duyệt xong hệ thống tự tạo đơn mua hàng (PO). Công ty không có chính sách duyệt thì mua hàng bấm Tạo đơn mua trên đề nghị.

Nhận hàng và tạo công nợ

Nhân viên mua hàng: trên PO, nhập số thực nhận, Lưu PO, rồi bấm Đã nhận hàng.

Kế toán dự án: bấm Tạo công nợ NCC và Tạo công nợ khách hàng. Công nợ không ghi tay; chỉ sinh từ PO đã nhận hàng.

Đã nhận hàng là khoá số

Chỉ bấm Đã nhận hàng khi số thực nhận đã đúng. Mỗi PO chỉ tạo mỗi loại công nợ một lần.

Thu khách và trả NCC

Kế toán / Thủ quỹ:

Thu khách: ở khoản phải thu bấm Lập phiếu thu, chọn tài khoản nhận và số tiền, bấm Lưu và ghi sổ. Theo dõi nợ đến hạn ở Hôm nay cần thu.
Trả NCC: từ khoản phải trả bấm Lập đề nghị chi rồi gửi duyệt. Duyệt xong có phiếu chi nháp; kế toán Ghi sổ khi thật sự chi.

Công nợ chỉ giảm bằng phiếu thu, phiếu chi đã ghi sổ.

Đối chiếu và theo dõi

Quản lý dự án / Kế toán: xem Báo cáo dự án và Tổng quan dự án. Thực thu, thực chi, công nợ phải khớp phương án; chênh lệch có giải thích. Không để phiếu nháp treo.

Gặp vấn đề?

Bạn thấy	Làm gì
Không lưu được đề nghị mua vì vượt hạn mức nợ	Giảm số lượng, thu nợ trước, hoặc nhờ người có quyền nâng hạn mức ở Thông tin dự án.
Bị chặn vì khách có nợ quá hạn	Thu khoản quá hạn rồi lập lại đề nghị; không có duyệt ngoại lệ.
Đã nhận hàng nhưng chưa có công nợ	Mở PO, bấm nút tạo công nợ còn thiếu.
Phiếu thu/chi ghi sổ sai	Huỷ phiếu (có lý do) rồi lập phiếu đúng.
Tình huống khác	Xem bài lỗi thường gặp của Tài chính dự án.