Đề nghị mua hàng
Lập đề nghị mua theo từng nhà cung cấp từ phương án kinh doanh, kiểm hạn mức nợ của dự án, gửi duyệt và tạo đơn mua.
Mục Đề nghị mua hàng nằm trong dự án. Mỗi đề nghị mua của đúng một nhà cung cấp và lên đúng một đơn mua. Cần mua của nhiều nhà cung cấp thì lập nhiều đề nghị.
Vị trí menu admin
Tài chính dự án > Dự án, mở một dự án, nhóm Vận hành, mục Đề nghị mua hàng.
Dữ liệu chính
Danh sách có cột Mã đề nghị (dạng DNM-số), Nhà cung cấp, Ngày cần hàng, Giá trị, Trạng thái, Đơn mua (liên kết sang PO). Lọc theo Trạng thái: Nháp, Đã gửi, Đã xác nhận, Đã thực hiện, Trả lại, Thực hiện lỗi. Ngoài ra còn Từ chối và Đã hủy.
Trang Lập đề nghị mua:
- Thẻ Thông tin đề nghị mua: Nhà cung cấp (cố định, chọn trước ở bước popup), Ngày cần hàng, Thanh toán NCC (Trả ngay hoặc Công nợ kèm số ngày, 1 đến 365).
- Khối Nhu cầu mua của dự án: các dòng của nhà cung cấp đó với SL gốc, Đã bảo đảm, Còn cần mua, Đề nghị (số lượng muốn đặt, không vượt Còn cần mua), Giá mua, Thành tiền. Giá mua lấy từ phương án, không sửa tại đây. Số lượng mặc định 0.
- Phí vận chuyển và tổng Tổng.
- Thẻ Lý do.
Thanh toán NCC là điều kiện dùng khi tạo công nợ NCC sau khi PO đã nhận hàng: hạn trả bằng ngày nhận hàng cộng số ngày nợ.
Cách sử dụng
- Dự án phải Đang chạy. Dự án chưa bắt đầu thì hệ thống báo Dự án chưa bắt đầu nên chưa lập được đề nghị mua.
- Bấm Thêm đề nghị mua. Cửa sổ Chọn nhà cung cấp chỉ liệt kê nhà cung cấp có trong phương án kinh doanh. Chưa có thì hiện Phương án kinh doanh chưa có sản phẩm nào gắn nhà cung cấp.
- Nhập Ngày cần hàng, chọn Thanh toán NCC, nhập số lượng ở cột Đề nghị, Phí vận chuyển nếu có, Lý do.
- Đầu trang có thanh kiểm hạn mức: Hạn mức nợ dự án còn ... đ. Đề nghị này: ... đ. Nếu vượt thì báo Hạn mức nợ dự án chỉ còn ... đ, không tạo đề nghị ... đ. Giảm số lượng hoặc thu nợ trước. và hai nút Lưu nháp, Gửi duyệt bị khóa.
- Bấm Lưu nháp hoặc Gửi duyệt. Đề nghị mở ra trang chi tiết.
Trên trang chi tiết (Chi tiết đề nghị mua):
- Nháp hoặc Trả lại: có Sửa, Gửi duyệt, Hủy đề nghị.
- Có chính sách Duyệt đề nghị mua hàng của dự án: đề nghị sang Đã gửi và chờ duyệt. Xem Chờ duyệt. Khi được duyệt, hệ thống tự tạo đơn mua.
- Không có chính sách: đề nghị sang Đã xác nhận, bấm Tạo đơn mua rồi Xác nhận tạo đơn mua.
- Duyệt xong mà không tạo được đơn thì đề nghị ở Thực hiện lỗi: bấm Tạo đơn mua lại, không lập đề nghị mới. Hệ thống tra đơn đã có trước khi tạo.
- Đã có đơn mua thì bấm số PO để sang Đơn mua hàng (PO) và nhận hàng.
Lưu ý
- Dự án Tạm dừng không lập đề nghị mới. Đã đóng hoặc Đã hủy chỉ xem.
- Dự án chưa khai hạn mức nợ: Dự án chưa khai hạn mức nợ tối đa nên chưa lập được đề nghị mua. Khách đang có nợ quá hạn thì cũng bị chặn: Khách hàng có khoản nợ quá hạn thuộc phạm vi kiểm soát.... Xử lý nợ rồi lập lại.
- Mua vượt phần còn cần mua: Số lượng đề nghị vượt nhu cầu còn thiếu của dự án.... Mặt hàng ngoài phương án bị từ chối.
- Mỗi mặt hàng chỉ xuất hiện một lần trong một đề nghị.
- Đang chờ duyệt thì các nút sửa, hủy tạm ẩn. Muốn rút lại thì thu hồi ở màn phê duyệt.
- Không kiểm tra được phê duyệt: Không kiểm tra được quy trình phê duyệt. Chứng từ được giữ nguyên, hãy thử lại.
Ai được xem và chỉnh?
- Xem danh sách: quyền Xem đơn mua hàng và tiến độ nhận hàng, Xem phương án phía chi phí hoặc Lập và hủy đề nghị mua.
- Lập, sửa, gửi, hủy: quyền Lập và hủy đề nghị mua.
- Tạo đơn mua: quyền Tạo đơn mua từ đề nghị đã xác nhận; nhập thực nhận và hoàn tất nhận hàng trên đơn mua.
- Người duyệt được giao trong quy trình Duyệt đề nghị mua hàng của dự án.