Đơn mua hàng (PO) và nhận hàng

Mục Đơn mua hàng (PO) liệt kê các đơn mua sinh ra từ đề nghị mua của dự án. Trang chi tiết PO là nơi nhận hàng và tạo công nợ: đây là bước biến cam kết mua thành công nợ phải trả nhà cung cấp và công nợ phải thu khách hàng.

Vị trí menu admin

Tài chính dự án > Dự án, mở một dự án, nhóm Vận hành, mục Đơn mua hàng (PO).

Dữ liệu chính

Danh sách có cột Đơn mua (PO #số), Nhà cung cấp, Giá trị đơn mua, Nợ còn lại, Ngày cần hàng, Nhận hàng (Chờ nhận, Đang nhận, Đã nhận hàng, Không đọc được), Trạng thái nguồn, Dữ liệu nguồn lúc. Giá trị đơn mua và Nợ còn lại là hai cột khác nhau. Trạng thái nguồn là trạng thái của đơn trong phân hệ mua hàng: Nháp, Chờ duyệt, Đã duyệt, Đang nhận hàng, Đang kiểm hàng, Đã nhập kho, Hoàn tất, Đã hủy. Đọc không được thì hiện Không đọc được, không coi là 0.

Trang chi tiết (tiêu đề PO #số kèm tên nhà cung cấp): Nhà cung cấp, Đề nghị mua, Ngày cần hàng, Trạng thái, Giá trị đơn mua, Phí vận chuyển, và bảng dòng: Mặt hàng, ĐVT, Số đặt, Thực nhận, Giá mua, Thành tiền.

Cách sử dụng

Các nút chuyển bước nằm ở đầu trang và chỉ hiện khi đủ điều kiện:

1. Nhập số lượng vào cột Thực nhận (sửa thẳng trên bảng). Bấm Nhận đủ (lấy theo số đặt) nếu nhận đủ như đặt. Số thực nhận không được vượt Số đặt. Bấm Lưu PO.
2. Bấm Đã nhận hàng (nút này tự lưu số đang nhập). Hộp Xác nhận đã nhận hàng nhắc: PO chuyển sang Đã nhận hàng và số thực nhận bị khóa, không sửa được nữa. Chỉ xác nhận khi số đã đúng. Thành công có thông báo PO đã nhận hàng.
3. Bấm Tạo công nợ NCC: ghi khoản phải trả nhà cung cấp theo số đã nhận và điều kiện Thanh toán NCC của đề nghị mua. Xem Công nợ NCC.
4. Bấm Tạo công nợ khách hàng: ghi khoản phải thu của khách theo số đã nhận, hạn trả tính từ ngày nhận hàng. Xem Công nợ khách hàng.

Thành tiền của dòng tính theo số thực nhận khi đã có thực nhận, chưa có thì theo số đặt.

Lưu ý

• Mỗi PO chỉ tạo mỗi loại công nợ một lần: PO này đã có công nợ loại này (mỗi PO chỉ tạo một lần).
• Phải hoàn tất nhận hàng trước khi tạo công nợ: PO chưa ở trạng thái đã nhận hàng...
• Số tiền công nợ bằng 0 (chưa có số chấp nhận hoặc chưa có đơn giá) thì chưa tạo được.
• PO chưa duyệt, đã hủy hoặc đã hoàn tất nhận hàng thì không nhập thực nhận được.
• Chưa đọc được đơn từ phân hệ mua hàng: Chưa đọc được đơn mua từ phân hệ mua hàng. Bấm Làm mới để thử lại.
• Trang PO chỉ hiện PO. Công nợ xem ở các mục Công nợ NCC và Công nợ khách hàng.

Ai được xem và chỉnh?

• Xem danh sách: quyền Xem đơn mua hàng và tiến độ nhận hàng, Xem phương án phía chi phí hoặc quyền tạo đơn mua.
• Nhập thực nhận và hoàn tất nhận hàng: quyền Tạo đơn mua từ đề nghị đã xác nhận; nhập thực nhận và hoàn tất nhận hàng trên đơn mua.
• Tạo công nợ NCC: quyền Tạo công nợ NCC từ đơn mua đã nhận hàng.
• Tạo công nợ khách hàng: quyền Tạo công nợ khách hàng từ đơn mua đã nhận hàng.

Bài liên quan

• Đề nghị mua hàng
• Công nợ NCC
• Công nợ khách hàng