Tài chính dự án

Module Tài chính dự án theo dõi tiền của từng dự án theo hợp đồng: phương án kinh doanh, đề nghị mua, đơn mua và nhận hàng, công nợ nhà cung cấp, công nợ khách hàng, thu và chi. Công ty chưa bật tính năng này thì không thấy nhóm menu Tài chính dự án.

Nguyên tắc chính: mọi nghiệp vụ làm trong khung của một dự án. Ngoài dự án chỉ có danh sách dự án, các màn tổng hợp, báo cáo và thiết lập.

Vị trí menu admin

Tài chính dự án

• Dự án: danh sách dự án và tạo dự án mới.
• Tổng hợp: Tổng quan điều hành, Công việc của tôi, Chờ tôi duyệt, Hôm nay cần thu.
• Báo cáo: Báo cáo, Tổng hợp phải thu, Tổng hợp phải trả, Lịch thu / trả.
• Thiết lập: Hạng mục chi phí, Hạn mức và nhắc nợ. Mục Thiết lập chỉ hiện với người có quyền Khai hạng mục chi phí và vai trò mẫu của dự án.

Hạng mục chi phí cũng có ở Cài đặt > Tài chính > Hạng mục chi phí dự án.

Mở một dự án thì menu chính của ứng dụng được ẩn, chỉ còn menu bên trái của dự án. Xem Tổng quan dự án.

Luồng làm việc chuẩn

1. Tạo dự án: khai hợp đồng, chủ đầu tư, điều khoản thanh toán, Hạn mức nợ tối đa của dự án (đồng), cửa hàng và kho.
2. Lập Phương án kinh doanh: dòng sản phẩm cần mua (có nhà cung cấp, giá mua, giá bán) và dòng chi phí.
3. Kiểm tra và bắt đầu dự án. Bắt đầu không cần duyệt. Từ lúc này thông tin dự án và phương án bị khóa.
4. Lập Đề nghị mua hàng theo từng nhà cung cấp. Hệ thống kiểm hạn mức nợ của dự án.
5. Duyệt trong dự án (nếu công ty đã gắn chính sách duyệt). Duyệt xong hệ thống tạo đơn mua.
6. Trên Đơn mua hàng (PO) và nhận hàng: nhập thực nhận, bấm Đã nhận hàng, rồi Tạo công nợ NCC và Tạo công nợ khách hàng.
7. Thu tiền khách: từ Công nợ khách hàng bấm Lập phiếu thu; phiếu thu ở Tiền & đối soát.
8. Trả nhà cung cấp: lập Đề nghị chi từ Công nợ NCC, duyệt, rồi lập Phiếu chi từ đề nghị ở Tiền & đối soát.

Nhóm tài liệu trong phần này

Dự án

Mua hàng và chi tiền

Thu tiền khách hàng

Tổng hợp và báo cáo toàn công ty

Thiết lập

Lưu ý

Trạng thái dự án chỉ có một trục: Chưa bắt đầu, Đang chạy, Tạm dừng, Đã đóng, Đã hủy.

• Chưa bắt đầu: khai thông tin và lập phương án. Chưa lập được đề nghị mua.
• Đang chạy: lập chứng từ bình thường. Thông tin dự án và phương án đã khóa.
• Tạm dừng: không lập đề nghị mới, chứng từ đang dở vẫn làm cho xong, chạy lại được.
• Đã đóng: chỉ còn đọc. Đã hủy: chung cuộc, chỉ hủy được khi chưa có chứng từ thực thi.

Hai việc có thể qua Phê duyệt nếu đã gắn chính sách: Duyệt đề nghị mua hàng của dự án và Duyệt đề nghị chi (đề nghị chi của Tiền & đối soát, kể cả đề nghị gắn dự án). Người duyệt được giao ở Quy trình duyệt, không tick trong dự án. Phiếu chi lập từ đề nghị đã duyệt không duyệt lại; phiếu thu không qua duyệt.

Quyền làm việc trong một dự án tick ở Thành viên và quyền. Quyền tạo, sửa, hủy dự án, xem mọi dự án, đặt hạn mức nợ và khai hạng mục chi phí là quyền hệ thống.