Xin chi và chi tiền
Đi từ đề nghị chi tới phiếu chi để mỗi khoản chi được duyệt một lần và ghi sổ đúng ngày tiền ra.
Ai làm: Người đề nghị, người duyệt, thủ quỹ, kế toán · Khi nào: Khi phát sinh · Áp dụng: khoản chi của cửa hàng, văn phòng, dự án phải xin trước; hoàn tiền đơn hàng và trả nhà cung cấp theo công nợ mua hàng có bài riêng
Lập và gửi đề nghị chi
Vào Tiền & đối soát > Đề nghị chi, bấm Lập đề nghị:
- Điền nội dung, số tiền, danh mục, người nhận và tài khoản nhận; chọn Đề xuất chi từ tài khoản nếu biết.
- Đính kèm hoá đơn, báo giá, bấm Lưu thông tin.
- Ở chi tiết đề nghị, bấm Gửi đề nghị. Có chính sách duyệt chi khớp thì đề nghị sang Chờ duyệt; không có thì sang thẳng Đã duyệt, chờ chi.
Chi cho dự án: trả nợ nhà cung cấp (NCC) của dự án thì mở khoản phải trả trong dự án, bấm Lập đề nghị chi; chi theo dòng chi phí thì chọn Dự án, thêm dòng ở Chi cho dự án. Người đề nghị phải là thành viên dự án.
Duyệt đề nghị
Người duyệt: mở đề nghị trong Phê duyệt > Chờ tôi duyệt, xem chứng từ và các cờ cảnh báo (vượt dư nợ, vượt hạn mức chi phí), chọn Duyệt, Trả lại để sửa hoặc Từ chối.
Mở phiếu chi nháp
Thủ quỹ, kế toán: vào Việc cần làm > Đề nghị chờ chi, mở đề nghị. Có tài khoản đề xuất thì bấm Mở phiếu chi nháp; chưa có thì bấm Lập phiếu chi và chọn tài khoản chi. Phiếu nháp chưa trừ tiền.
Chuyển tiền
Đến hạn chi, tạo lệnh chuyển khoản trên ứng dụng ngân hàng, hoặc chi tiền mặt có chữ ký người nhận.
Duyệt xong chưa phải đã chi
Phiếu vẫn để Nháp trong lúc chờ ngân hàng xử lý. Chỉ ghi sổ khi tiền đã thật sự ra.
Ghi sổ phiếu chi
Khi tiền đã ra khỏi tài khoản, mở phiếu nháp, sửa Ngày chứng từ đúng ngày tiền ra nếu khác, đính kèm uỷ nhiệm chi, bấm Ghi sổ. Đề nghị sang Đã chi.
Khớp sao kê
Sao kê ngân hàng về thì khớp dòng tiền ra với phiếu chi theo Đối soát ngân hàng.
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Làm gì |
|---|---|
| Đề nghị bị Trả về | Sửa theo ý kiến người duyệt, gửi lại. Từ chối là kết thúc. |
| Cần sửa đề nghị đang Chờ duyệt | Thu hồi ở chi tiết đề nghị trong Phê duyệt, sửa rồi gửi lại. |
| Đề nghị sang ngay Đã duyệt, chờ chi dù muốn phải duyệt | Chưa có chính sách duyệt chi khớp; báo quản trị cấu hình. |
| Không chi nữa sau khi đã duyệt | Huỷ đề nghị; phiếu chi nháp tự huỷ theo. |
| Ngân hàng trả lại lệnh chuyển | Không ghi sổ, tạo lại lệnh. Lỡ ghi sổ thì Huỷ phiếu để sinh phiếu đảo. |
| Chi sai sau khi ghi sổ | Huỷ phiếu; đề nghị quay về chờ chi, lập phiếu đúng. |
Quy trình liên quan
- Gửi và duyệt đề nghị
- Đối soát ngân hàng
- Chi hoàn tiền cho khách
- Đối chiếu và thanh toán công nợ nhà cung cấp
- Vận hành dự án từ lập phương án đến chi tiền
- Thiết lập Tiền và đối soát