Đề nghị chi

Lập đề nghị chi, gửi duyệt qua Phê duyệt hoặc vào thẳng chờ chi, lập phiếu chi từ đề nghị; đề nghị chi hoàn tiền tự động từ đơn hàng.

Đề nghị chi (mã DNC) là xin chi tiền trước khi chi. Đề nghị được duyệt thì hệ thống tự lập phiếu chi nháp điền sẵn từ đề nghị (nếu đề nghị đã chọn Đề xuất chi từ tài khoản); thủ quỹ, kế toán bấm Ghi sổ khi tiền thật sự ra. Ngoài đề nghị do người dùng lập, hệ thống tự lập đề nghị chi hoàn tiền khi đơn hàng đã thu tiền bị huỷ hoặc chuyển chờ hoàn.

Tiền & đối soát > Đề nghị chi. Với dự án: tab Đề nghị chi trong một dự án ở Tài chính dự án.

Dữ liệu chính

Nội dung chi, Số tiền, Danh mục chi, Dự án (khi có).
Chi cho dự án: các dòng khoản nợ nhà cung cấp hoặc dòng chi phí của phương án — xem Thu chi theo dự án.
Người nhận: Đối tượng, Tên, Ngân hàng nhận, Số tài khoản nhận.
Cột phải: Hạn chi, Đề xuất chi từ tài khoản (không bắt buộc; kế toán chọn khi lập phiếu chi), Cửa hàng.
Chứng từ (hoá đơn, báo giá, hợp đồng).

Trạng thái: Nháp, Chờ duyệt, Đã duyệt, chờ chi, Đã chi, Trả về, Từ chối, Đã huỷ.

Cách sử dụng

Bấm Lập đề nghị, điền nội dung, số tiền, danh mục, người nhận. Lưu thông tin.
Ở chi tiết đề nghị, bấm Gửi đề nghị.
- Công ty bật Phê duyệt và có chính sách cho hành động Duyệt đề nghị chi: đề nghị sang Chờ duyệt, người duyệt xử lý ở màn Phê duyệt, kết quả tự cập nhật về đây (duyệt, trả về, từ chối). Muốn rút lại thì thu hồi ở màn phê duyệt. Chính sách quyết định đề nghị nào phải duyệt và ai duyệt; muốn mọi đề nghị chi đều qua duyệt thì để chính sách không có điều kiện. Không chính sách nào khớp thì đề nghị được cho qua, sang Đã duyệt, chờ chi ngay.
- Công ty chưa bật Phê duyệt: không có bước duyệt trong Tiền & đối soát, đề nghị vào thẳng Đã duyệt, chờ chi.
Đề nghị sang Đã duyệt, chờ chi (duyệt ở Phê duyệt, chính sách cho qua, hoặc công ty chưa bật Phê duyệt):
- Đề nghị có Đề xuất chi từ tài khoản: vài giây sau hệ thống tự lập phiếu chi nháp điền sẵn tài khoản, danh mục, người nhận, ngân hàng nhận, số tiền, dự án, các dòng khoản nợ, dòng chi phí và chứng từ đính kèm. Nút trên đề nghị đổi thành Mở phiếu chi nháp.
- Đề nghị chưa chọn tài khoản: không lập phiếu; kế toán bấm Lập phiếu chi, chọn tài khoản chi.
Khi chi tiền: mở phiếu chi nháp, kiểm lại, đính kèm uỷ nhiệm chi, bấm Ghi sổ. Đề nghị chuyển Đã chi; khoản nợ, dòng chi phí của dự án giảm số còn lại.

Duyệt chi và thực chi

Duyệt là đồng ý cho chi, chưa phải tiền đã ra. Tiền chỉ trừ khỏi tài khoản khi thực chi:

Giai đoạn	Trên hệ thống	Tiền
Đề nghị được duyệt	Đề nghị Đã duyệt, chờ chi; có phiếu chi trạng thái Nháp (phiếu chi bình thường, chưa ghi sổ)	Chưa trừ
Kế toán chọn thời điểm chi, tạo lệnh chuyển khoản trên ứng dụng ngân hàng hoặc tại quầy, hoặc chi tiền mặt	Phiếu vẫn Nháp; có thể sửa ngày chứng từ, tài khoản, đính kèm uỷ nhiệm chi	Đang chuyển
Tiền đã ra khỏi tài khoản (ngân hàng báo trừ tiền, người nhận ký nhận)	Kế toán bấm Ghi sổ trên phiếu nháp: phiếu Đã ghi sổ, đề nghị Đã chi	Đã trừ
Sao kê ngân hàng về	Khớp dòng sao kê với phiếu chi ở Sao kê ngân hàng	Đã đối soát

Không bấm Ghi sổ khi mới duyệt hoặc mới tạo lệnh chờ ngân hàng xử lý; ghi sổ sớm làm số dư trên sổ thấp hơn tiền thật và sao kê lệch.

Đề nghị chi hoàn tiền tự động

Hệ thống tự lập một đề nghị chi hoàn tiền (người lập: hệ thống, danh mục Hoàn tiền khách) khi:

Đơn chuyển Chờ hoàn, Chờ hoàn cho đối tác, Đã hoàn, Đã hoàn tiền cho đối tác mà đã có phiếu thu đã ghi sổ: số tiền bằng số đã thu.
Đơn đã thu tiền bị huỷ, và công tắc huỷ đơn ở Cài đặt chung đang bật cho hình thức giao của đơn.
Yêu cầu đổi / trả được Hoàn thành (hàng đã về kho) mà công ty phải trả lại tiền cho khách: số tiền là giá trị hàng trả trừ phí xử lý, trừ phần đã dùng cho đơn đổi; không vượt số đơn gốc đã thu trừ các khoản hoàn khác.

Mọi đề nghị hoàn tự động đều đi qua duyệt như đề nghị lập tay: lập xong hệ thống tự gửi; có chính sách Duyệt đề nghị chi khớp thì sang Chờ duyệt, không khớp hoặc công ty chưa bật Phê duyệt thì sang Đã duyệt, chờ chi và tự có phiếu chi nháp (phân loại Hoàn tiền khách). Đề nghị kẹt ở Nháp (lỗi gửi duyệt) thì người có quyền ghi sổ mở và bấm Gửi đề nghị.

Chi từ đúng tài khoản đã thu; tiền đang ở hãng vận chuyển, sàn thì để trống tài khoản, kế toán chọn khi lập phiếu chi.
Số tiền cần hoàn thay đổi: đề nghị cũ bị huỷ, đề nghị mới được lập và gửi duyệt lại. Không còn cần hoàn (khôi phục đơn, huỷ yêu cầu đổi trả): đề nghị chưa chi tự huỷ.
Đề nghị bị Từ chối: hệ thống không tự lập lại; kế toán xử lý tay nếu vẫn cần hoàn.
Đơn sàn không có đề nghị hoàn tiền (sàn tự hoàn). Đơn trả bằng thẻ quà, điểm: chưa hỗ trợ hoàn tự động.

Hoàn vào ví khách

Đơn gốc trả bằng ví khách hàng: đề nghị có lý do Hoàn vào ví khách, không có tài khoản chi, không có phiếu chi. Sau khi duyệt, người có quyền ghi sổ mở đề nghị, bấm Chi vào ví: hệ thống cộng số tiền vào ví khách và chuyển đề nghị sang Đã chi. Bấm lại không cộng hai lần.

Chi tiết xem Thu chi tự động từ đơn hàng.

Lưu ý

Đề nghị Trả về thì sửa rồi gửi lại; Từ chối là kết thúc.
Đề nghị đang chờ ở Phê duyệt không sửa, không rút ở đây được.
Phiếu chi lập từ đề nghị không vượt số tiền đề nghị; mỗi đề nghị chỉ có một phiếu chi còn hiệu lực (kể cả phiếu nháp tự lập).
Phiếu nháp tự lập chưa trừ tiền: số dư chỉ giảm khi Ghi sổ. Không chi nữa thì Huỷ đề nghị, phiếu nháp tự huỷ theo.
Đề nghị hoàn tự động có tài khoản chi thì duyệt xong cũng tự có phiếu chi nháp; để trống tài khoản (COD, sàn) thì kế toán lập phiếu chi từ đề nghị khi trả tiền khách.
Đề nghị chờ chi hiện ở Việc cần làm > Đề nghị chờ chi, kể cả đề nghị chưa chọn tài khoản.

Ai được xem và chỉnh?

Lập, gửi: quyền Lập và gửi duyệt đề nghị chi. Người lập chỉ thấy đề nghị của mình.
Lập phiếu chi từ đề nghị: quyền lập phiếu.
Gửi duyệt đề nghị tự động còn ở Nháp, Chi vào ví: quyền Ghi sổ phiếu.
Duyệt qua Phê duyệt: người được giao trong quy trình của chính sách Duyệt đề nghị chi.