Thu chi tự động từ đơn hàng
Khi nào đơn hàng sinh phiếu thu, số tiền bao nhiêu, vào tài khoản nào; phiếu chờ; huỷ đơn, hoàn tiền và thu công nợ tác động thế nào tới sổ.
Tiền bán hàng không cần lập phiếu tay. Mỗi khi đơn hàng đổi trạng thái thanh toán hoặc trạng thái giao hàng, hệ thống đọc lại đơn và tự ghi phiếu thu, phiếu đảo hoặc đề nghị chi cho đúng với tình trạng tiền của đơn. Trang này là bộ quy tắc đầy đủ; cách làm theo từng kênh bán xem SOP Tiền của đơn hàng đi vào đâu.
Nguyên tắc
- Phiếu thu chỉ sinh khi tiền thật sự phát sinh: đơn đã thanh toán, hoặc hãng vận chuyển, sàn đã giao xong và đang giữ tiền của công ty. Tạo đơn, phát sinh công nợ chưa phải tiền nên không ghi gì.
- Đã có phiếu thì không tạo thêm: hệ thống đối chiếu với phiếu đang có của đơn, gửi lại bao nhiêu lần cũng không sinh trùng.
- Phiếu tự động ghi sổ thẳng, không duyệt, ngày chứng từ là lúc hệ thống xử lý. Phiếu tự động không sửa, không huỷ tay: sai thì sửa đơn hàng, hệ thống tự đảo và ghi lại.
- Diễn giải ghi rõ sự kiện: ví dụ "Thu đơn #10004937 – đã giao", "Thu đơn #10004932 – đã thanh toán", "Đảo PT2610-00040: huỷ đơn #10004948".
- Chỉ chạy khi công ty có phân hệ Tiền & đối soát.
Khi nào hệ thống xem lại đơn
Khi đơn được tạo, và mỗi lần đơn đổi một trong các thông tin: phương thức thanh toán, trạng thái thanh toán, trạng thái giao hàng, hình thức giao hàng, đối tác vận chuyển, số tiền COD, tổng tiền, cửa hàng, nguồn đơn, trạng thái đơn (kể cả huỷ, khôi phục), công nợ của đơn. Thay đổi đến từ người dùng, POS, cổng thanh toán, hãng vận chuyển hay sàn đều như nhau, vì cuối cùng đều cập nhật hai trạng thái trên đơn.
Thời điểm ghi phiếu thu và số tiền
| Loại đơn | Ghi phiếu thu khi | Số tiền | Tài khoản nhận |
|---|---|---|---|
| Đơn sàn (Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki), mọi phương thức kể cả khách trả khi nhận | Trạng thái giao hàng Đã giao | Tổng tiền đơn | Tài khoản Sàn của kênh đó |
| COD giao hàng, dropship, khách chưa trả trước | Trạng thái giao hàng Đã giao (hãng báo về, hoặc nhân viên bấm với Tự giao hàng) | Số tiền COD trên đơn; không nhập thì tổng tiền đơn | Tài khoản Đơn vị vận chuyển của hãng giao đơn |
| COD giao hàng nhưng đơn đã Đã thanh toán trước khi giao | Ngay khi đơn sang Đã thanh toán | Tổng tiền đơn | Phiếu chờ: kế toán chọn tài khoản nhận (hãng không thu tiền này) |
| COD mua tại cửa hàng, nhận tại cửa hàng | Khi đơn Đã thanh toán | Tổng tiền đơn | Két của cửa hàng tạo đơn (coi như tiền mặt) |
| Tiền mặt | Khi đơn Đã thanh toán (POS tiền mặt là ngay lúc tạo đơn) | Tổng tiền đơn | Két của cửa hàng tạo đơn |
| Chuyển khoản, VietQR, Sepay | Khi đơn Đã thanh toán (xác nhận đã thu tiền, hoặc Sepay báo về) | Tổng tiền đơn | Ngân hàng riêng của cửa hàng; không có thì ngân hàng nhận chung |
| Quẹt thẻ, VNPay, MoMo, ZaloPay, SmartPOS, cổng Sepay | Khi đơn Đã thanh toán (cổng báo thành công) | Tổng tiền đơn | Tài khoản Đối tác thanh toán có khai phương thức đó |
| Thanh toán sau (đơn có công nợ) | Khi khách trả công nợ ở Công nợ khách hàng | Số tiền công nợ | Tài khoản ở Cài đặt chung > Tài khoản nhận tiền thu công nợ |
| Nạp ví online (khách tự nạp ở trang tài khoản trên website) | Khi lượt nạp được cổng xác nhận và ví đã cộng | Số tiền khách thực trả (đã trừ chiết khấu nạp, không phải số được cộng vào ví) | Theo cổng như thanh toán đơn: Sepay vào ngân hàng nhận chung, VNPay, ZaloPay vào tài khoản Đối tác thanh toán có khai phương thức đó |
| Thẻ quà, điểm, thẻ thành viên, ví khách hàng | Không bao giờ | Là tiền đã nằm trong ví hoặc thẻ, không có tiền mới vào |
Đơn bán hàng ghi danh mục T01 Thu bán hàng; thu công nợ ghi T02 Thu công nợ khách hàng; nạp ví online ghi T03 Thu tiền khách trả trước. Phiếu nạp ví có diễn giải Thu nạp ví online TOP<mã lượt nạp>, trùng nội dung chuyển khoản để đối chiếu sao kê. Nếu chưa có tài khoản nhận phương thức đó, phiếu ở trạng thái chờ để kế toán chọn tài khoản, giống đơn thiếu cài đặt.
Với trả trước (tiền mặt, chuyển khoản, cổng thanh toán), hình thức giao hàng không ảnh hưởng thời điểm: tiền đã nhận nên ghi ngay khi Đã thanh toán, lúc giao xong không ghi thêm.
Phiếu thu bị đảo khi nào
| Tình huống | Kết quả |
|---|---|
| Đơn trả trước rời Đã thanh toán sang Chưa thanh toán, Đã huỷ, Thất bại, Hết hạn | Đảo phiếu thu |
| Đổi phương thức, số tiền, cửa hàng của đơn trả trước sau khi đã ghi sổ | Đảo phiếu cũ, ghi phiếu mới |
| COD, đơn sàn rời Đã giao khi đơn chưa hoàn tất | Đảo phiếu thu |
| COD giao thất bại, hoàn hàng, thất lạc trước khi giao | Không có phiếu nào, không phải đảo |
| COD đã giao và đã có phiếu, sau đó đổi hãng hoặc số COD | Giữ phiếu cũ; kế toán sửa tay nếu cần |
Huỷ đơn và hoàn tiền
| Tình trạng tiền khi huỷ đơn | Hệ thống làm |
|---|---|
| Chưa có phiếu (chưa thanh toán, COD và đơn sàn chưa giao) | Không làm gì |
| Có phiếu chờ | Huỷ phiếu chờ |
| Phiếu nằm ở tài khoản Đơn vị vận chuyển hoặc Sàn (bên đó chưa trả tiền về) | Tự đảo phiếu thu |
| Phiếu nằm ở két, ngân hàng, đối tác thanh toán, tài khoản thu công nợ | Giữ phiếu thu; tự lập một đề nghị chi hoàn tiền từ đúng tài khoản đã thu, nếu công tắc ở Cài đặt chung > Huỷ đơn đã thu tiền đang bật cho hình thức giao của đơn |
| Khôi phục đơn đã huỷ | Đề nghị chi tự động chưa chi bị huỷ; phiếu đã đảo được ghi lại |
Hoàn tiền (trạng thái thanh toán Chờ hoàn, Chờ hoàn cho đối tác, Đã hoàn, Đã hoàn tiền cho đối tác):
- Đơn đã có phiếu thu đã ghi sổ: giữ phiếu thu, tự lập một đề nghị chi hoàn tiền và gửi duyệt (xem Đề nghị chi). Kế toán chi khi thật sự trả tiền khách. Luôn lập, không phụ thuộc công tắc huỷ đơn.
- Tiền đang ở hãng vận chuyển (COD đã giao): đề nghị chi để trống tài khoản, kế toán chọn tài khoản chi.
- Đơn chưa thu đồng nào: không lập đề nghị chi.
- Đơn sàn: không lập đề nghị chi vì sàn tự hoàn tiền cho khách. Phiếu thu đơn sàn bị đảo; sàn đã trả tiền rồi thì bảng kê kỳ sau tự trừ.
- Huỷ đơn cùng lúc chuyển chờ hoàn: vẫn chỉ một đề nghị chi.
Đổi trả hàng
- Trả hàng: phiếu thu của đơn gốc giữ nguyên, đơn gốc không chuyển Chờ hoàn. Khi yêu cầu đổi / trả Hoàn thành, hệ thống lập đề nghị hoàn đúng số cần hoàn (giá trị hàng trả trừ phí xử lý) từ tài khoản đã thu, qua duyệt. Đơn gốc trả bằng ví: đề nghị hoàn vào ví.
- Đổi hàng: đơn đổi là đơn bán bình thường với đủ giá hàng mới, nhưng phiếu thu chỉ ghi phần khách bù thêm; phần cấn trừ bằng hàng trả không phải tiền. Hàng mới rẻ hơn thì phần dư thành đề nghị hoàn khi yêu cầu hoàn thành.
- Huỷ yêu cầu đổi trả trước khi hoàn thành thì không có đề nghị hoàn.
Phiếu chờ
Thiếu tài khoản thì hệ thống không đoán: phiếu thu nằm ở trạng thái Chờ, chưa đổi số dư, kèm lý do.
| Lý do chờ | Cách xử lý |
|---|---|
| Cửa hàng chưa có tài khoản nhận phương thức | Tạo két hoặc ngân hàng cho cửa hàng |
| Chưa có tài khoản cho đơn vị vận chuyển | Tạo tài khoản loại Đơn vị vận chuyển cho hãng đó (kể cả Tự giao hàng) |
| Đơn COD chưa có đơn vị vận chuyển | Chọn đối tác vận chuyển trên đơn |
| Chưa có tài khoản cho kênh sàn | Tạo tài khoản loại Sàn cho kênh đó |
| Chưa có tài khoản nhận phương thức đối tác | Tạo tài khoản Đối tác thanh toán khai phương thức đó |
| Nhiều tài khoản cùng khớp | Ngừng dùng tài khoản thừa |
| COD đã thanh toán trước khi giao: chọn tài khoản nhận | Gán tay tài khoản đã thật sự nhận tiền |
| Chưa chọn tài khoản nhận tiền thu công nợ | Chọn ở Cài đặt chung, rồi gán tay các phiếu đang chờ |
- Tạo tài khoản còn thiếu thì các phiếu chờ của đơn tự ghi sổ.
- Gán tay: mở phiếu chờ, chọn tài khoản, bấm Gán và ghi sổ (quyền ghi sổ phiếu).
- Danh sách phiếu chờ: Việc cần làm > Phiếu chờ gán tài khoản, hoặc Phiếu thu chi lọc Phiếu chờ.
- Màn Tài khoản tiền có khối kiểm thiếu tài khoản để khai đủ trước khi bán.
Xem thu chi trên đơn hàng
Màn hình chi tiết đơn có khối Thu chi liệt kê phiếu thu, phiếu đảo, phiếu chờ, đề nghị chi của đơn. Người có quyền ghi sổ bấm Đồng bộ lại để hệ thống đọc lại đơn ngay. Ở chi tiết một phiếu tự động có nút Đồng bộ lại đơn.
Lưu ý
- Phiếu tự động không bị chặn âm (tiền đã thật sự phát sinh). Phiếu lập tay thì không tài khoản nào được âm.
- Phiếu tự động rơi vào kỳ đã khoá sổ thì lấy ngày và số mới theo ngày xử lý.
- Tiền đối tác, hãng, sàn trả về ngân hàng ghi qua Bảng kê đối tác và Sao kê ngân hàng; phiếu quyết toán chỉ ghi phí và hoàn tiền, không ghi lại thu hộ.
Ai được xem và chỉnh?
- Xem phiếu tự động: quyền xem tiền.
- Gán và ghi sổ phiếu chờ, Đồng bộ lại: quyền ghi sổ phiếu.