Phiếu thu chi

Phiếu thu chi là mọi chứng từ tiền của công ty, cả phiếu lập tay lẫn phiếu tự động từ đơn hàng. Phiếu Nháp chưa ảnh hưởng số dư; Đã ghi sổ mới vào sổ tài khoản.

Vị trí menu admin

Tiền & đối soát > Phiếu thu chi

Dữ liệu chính

Loại phiếu: Phiếu thu (PT), Phiếu chi (PC), Chuyển tiền (CT), Điều chỉnh, Quyết toán đối tác (QT), Số dư đầu kỳ (DK), Kiểm quỹ (KQ), Phiếu đảo (DA, hệ thống sinh khi huỷ phiếu đã ghi sổ).

Trạng thái: Nháp, Chờ duyệt (phiếu nộp về quỹ văn phòng chờ người nhận xác nhận, hoặc phiếu tự động chờ gán tài khoản), Đã ghi sổ, Đã huỷ, Đã đảo.

Nguồn tạo: Lập tay hoặc Tự động từ đơn hàng. Bộ lọc Phiếu chờ và Lý do chờ lọc phiếu tự động đang thiếu tài khoản.

Form phiếu thu, phiếu chi:

• Diễn giải (lý do thu, lý do chi).
• Người nộp / Người nhận: Đối tượng (Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Đối tác, Khác), Tên; phiếu chi có thêm Ngân hàng nhận, Số tài khoản nhận.
• Chi tiết: mỗi dòng một tài khoản, danh mục, số tiền, ghi chú dòng. Một phiếu có thể nhiều dòng, nhiều tài khoản.
• Cột phải: Ngày chứng từ, Phân loại (Thu bán hàng, Thu công nợ khách hàng, Thu khác, Chi trả nhà cung cấp, Hoàn tiền khách, Chi khác…), Dự án (khi công ty dùng Tài chính dự án), Cửa hàng, Tham chiếu (số uỷ nhiệm chi, mã giao dịch, số hoá đơn).
• Chứng từ đính kèm: không bắt buộc, nên đính kèm hoá đơn, uỷ nhiệm chi.

Cách sử dụng

Lập phiếu: ở Phiếu thu chi chọn loại phiếu cần lập, điền form rồi:

• Lưu và ghi sổ: lưu và vào sổ ngay.
• Lưu nháp: lưu để làm tiếp sau.

Ở chi tiết phiếu lập tay:

• Phiếu nháp: Sửa, Ghi sổ, Huỷ nháp.
• Phiếu đã ghi sổ: In phiếu, Huỷ phiếu (bắt buộc lý do, hệ thống lập phiếu đảo).

Ở chi tiết phiếu tự động:

• In phiếu, Đồng bộ lại đơn (đọc lại đơn hàng ngay).
• Phiếu chờ: chọn tài khoản, bấm Gán và ghi sổ. Xem Thu chi tự động từ đơn hàng.
• Không có Sửa, Huỷ phiếu: sai thì sửa đơn hàng, hệ thống tự đảo và ghi lại.

Lưu ý

• Phiếu đã ghi sổ không sửa, không xoá. Sai thì Huỷ phiếu để sinh phiếu đảo, rồi lập phiếu đúng.
• Phiếu lập tay làm tài khoản âm bị chặn, với mọi loại tài khoản.
• Phiếu có ngày trong kỳ đã khoá sổ không lập, ghi sổ, huỷ được: lập phiếu điều chỉnh trong kỳ đang mở.
• Phiếu chi Nháp lập tự động khi đề nghị chi được duyệt là phiếu chi bình thường chưa ghi sổ: chỉ bấm Ghi sổ khi tiền đã thật sự ra khỏi tài khoản.
• Hoàn tiền khách của đơn hàng không lập phiếu chi tay: dùng đề nghị chi hoàn tiền hệ thống đã lập sẵn, xem Đề nghị chi.
• Phiếu đã khớp với dòng sao kê phải Gỡ khớp trước khi huỷ.
• Huỷ phiếu chi lập từ đề nghị chi: đề nghị quay về Đã duyệt, chờ chi.
• Người huỷ phiếu đã ghi sổ phải khác người lập, trừ người có quyền khoá sổ.

Ai được xem và chỉnh?

• Lập, sửa nháp: quyền Lập, sửa, huỷ nháp phiếu thu, chi, chuyển tiền, kiểm quỹ.
• Ghi sổ, gán tài khoản phiếu chờ: quyền Ghi sổ phiếu; gán tài khoản cho phiếu chờ; xác nhận nộp quỹ.
• Huỷ phiếu đã ghi sổ: quyền Huỷ phiếu đã ghi sổ (tạo phiếu đảo).

Bài liên quan

• Thu chi tự động từ đơn hàng
• Chuyển tiền
• Đề nghị chi